История реализации базы данных персонала, которую рассказал мне генеральный директор кадрового агентства Human Capital Владимир Фомин, во многом показательна. «До того, как я пришел в рекрутинговый бизнес, а именно в компанию Penny Lane Personnel, — рассказывает г-н Фомин, — я имел достаточно большой опыт внедрения информационных систем. Поэтому, разумеется, возникла идея автоматизировать процесс поиска и отбора кадровой информации».
Информация о людях бывает стабильная, относительно стабильная и нестабильная. Информация об именах и датах рождения достаточно стабильна, информация о фамилиях уже менее стабильна — многие женщины меняют фамилию хотя бы раз в жизни (мужчины, кстати, тоже иногда меняют фамилии, хотя и существенно реже). Бывает и так, что люди меняют отчества и имена. Информация об окончании определенного университета, присвоении ученой степени, завершении определенного этапа карьеры стабильна — это историческая информация, ее не изменишь. Относительно часто меняются номера рабочих телефонов, весьма подвержены изменениям зарплатные ожидания кандидатов — обычно в сторону повышения, но порой случается и обратное.
«У всех кадровых агентств, как и у кадровых служб крупных предприятий, подход к сбору и обработке информации о кандидатах, в сущности, одинаков — в базы данных поступает как стабильная, так и нестабильная информация, но по мере получения конкретных заказов отбирается и обновляется информация, специфичная для них, — продолжает Владимир Фомин. — Допустим, передо мной стоит задача поиска финансового директора в определенную компанию. Из базы данных я должен отобрать всех кандидатов, в принципе подходящих по профилю, обзвонить их всех, выяснить текущую ситуацию, обновить нестабильную информацию и определить, кто из них готов к собеседованию».
Результатом приблизительно двух лет работы стало создание и внедрение в Penny Lane Personnel базы данных ARGO, основанной на системе документооборота Lotus Notes.
Система в действии
ARGO оперирует «делами». В деле человека, кроме стандартной информации о контакте, содержатся варианты резюме кандидата, рекомендательные письма, информация о родственных связях, неструктурированные комментарии, а также медиа-информация, которую удалось собрать, — фотографии, аудио- и видеоклипы. Важна также служебная информация — кто и когда создал дело, кто и когда получал к нему доступ, в каких проектах по подбору персонала участвовал кандидат.
Многие люди склонны рассматривать более одного варианта предложений о работе — кто-то может руководить как закупками, так и продажами, а кто-то готов трудиться переводчиком, редактором или... водителем. Поэтому каждому делу можно присвоить до 512 различных классификаторов — это примерно то же самое, что разложить копии одного дела во множество различных папок: «Секретари», «Переводчики», «Программисты», «Водители». Если в базе данных насчитывается всего несколько переводчиков и водителей, достаточно будет завести для этой категории кандидатов по одному классификатору: «Переводчики» и «Водители». Если переводчиков и водителей сотни, то потребуются более дробные классификаторы: «Переводчики с английского технические», «Переводчики с английского деловые», «Переводчики с английского синхронные», «Переводчики с немецкого», «Переводчики с норвежского», «Водители персональные», «Водители-телохранители», «Водители-экспедиторы»...
Информации не может быть много, и она не может быть избыточной. Тот или иной кандидат может не стать претендентом на конкретное место, но он может иметь специфический опыт или интересные знакомства, может владеть информацией о состоянии дел в некоторой фирме. Никто не знает, что будет завтра. «Однажды к нам на собеседование пришел молодой человек, не имевший ни в чем особого опыта и при этом обладавший невероятной дотошностью, говоря по-русски — зануда, — делится опытом Владимир Фомин. — Я все проклял, мне было буквально жаль времени, потраченного на общение с ним... Разумеется, он получил соответствующую отметку в базе ARGO. И эта-то отметка, что называется, «сыграла», когда одна компания попросила нас найти кандидата на должность регистратора, который бы скрупулезно, несмотря ни на что и в любых обстоятельствах регистрировал документы!».
Медиа-данные, используемые в базе данных, часто играют важнейшую роль. Одна только фотография содержит массу невербальной информации. Иногда достаточно увидеть фотографию человека или просмотреть видеоролик, чтобы понять, будет ли клиент рассматривать его как кандидата. Кроме того, достаточно часто проще отправить клиенту, чрезвычайно ограниченному по времени или находящемуся физически далеко, не самих кандидатов, а их компьютерные видеозаписи.
Рекрутинговой компании приходится вести дела не только на кандидатов, но и на клиентов — организации. В делах организаций учитывается все — контактные координаты (что превращает систему, помимо всего прочего, в эффективную телефонно-адресную книгу), тип бизнеса, специализация, расположение (вплоть до карты местности), численность персонала, статус организации по отношению к агентству — перспективный клиент, исторический клиент, клиент другого агентства. Разумеется, в дела организаций, как и в дела кандидатов, подшиваются самые разнообразные документы — информация о прошлых и нынешних контрактах с этими организациями, переписка с ответственными лицами, зарегистрированные звонки, телефонные справочники, а также информация, полученная из третьих источников. Любая оперативная информация может быть критически важна — например, новость о том, что на таком-то металлургическом комбинате «задули четвертую домну», означает, что данный комбинат будет набирать новый персонал.
Отдельный вид «дел» — это собственно заказы на подбор персонала, вакансии. В заказе учитывается заказчик, список требований к кандидатам, список предложенных кандидатов, информация о состоявшихся собеседованиях и отобранных кандидатах, консультанты, которые вели данного кандидата. На консультантов, кстати, тоже заводятся «дела», чтобы любой менеджер — от директора агентства до самого консультанта — мог видеть картину работы консультанта: с какими заказами он работает, сколько кандидатов он отобрал, какова динамика за любой из периодов его деятельности.
Поиск кандидатов на вакансию — не обязательно внутреннее дело консультантов фирмы. Если агентство располагает Интернет-ресурсами, оно вполне может «вешать» на них вакансии своих клиентов.
Важная функция системы ARGO — формирование отчетности. Отчетность — это важная часть любого консалтингового бизнеса, и рекрутинговое дело — не исключение. Система генерирует и фиксирует отчетность по каждой транзакции, а поскольку все консультанты непрерывно пользуются системой для ведения всех контактов и заказов, работа компании становится абсолютно прозрачной для руководства. По каждому кандидату известно, был ли он отобран для каких-либо заказов и если да, то для каких, когда, кем и с каким результатом.
По каждому завершенному заказу консультант заполняет финальную анкету — сложность поиска, что было основной проблемой, как был отобран финальный кандидат, как вел себя заказчик, к какой группе заказчиков он относится на данный момент, на какую сумму был выставлен окончательный счет, является ли эта оплата высокой, средней или низкой для такого заказа, прогноз в отношении данного заказа и данного заказчика. «Это дает нам стратегическую картину аудитории наших заказчиков», — утверждает г-н Фомин.
Для руководителя существует отдельный инструментарий — рабочее место руководителя. Руководитель выступает в некотором роде как администратор системы. Именно руководитель формирует список папок-классификаторов. Руководитель видит интегральные показатели деятельности агентства, что позволяет принимать стратегические и тактические решения. Например, если снизилась активность кого-то из консультантов или агентства в целом, увидеть это и принять меры можно в считанные дни.
ARGO на рынке
Изначально торговая марка Human Capital принадлежала Интернет-агентству, которое поддерживало Интернет-проекты, посвященные рекрутингу: торговую площадку http://www.human-capital.ru, электронный банк резюме http://www.resume-bank.ru, ресурс компании @MAIL.RU rabota.mail.ru, архив российских резюме и вакансий job-svalka.ru, лабораторию по разработке сайтов для кадровых служб job.yellowcab.ru. Рекрутинговое агентство Human Capital существует фактически с 1 января 2003 года, и в данный момент, по словам Владимира Фомина, «…находится в стадии развертывания по образу и подобию Penny Lane Personnel».
Система ARGO, таким образом, теперь функционирует в обеих компаниях, и не только в них. По словам Владимира Фомина, систему ARGO уже удалось продать как программный продукт (http://www.argo-soft.ru) нескольким клиентам, в число которых входят как коллеги по кадровому рынку, так и отделы кадров крупных предприятий, работа которых во многом схожа с работой кадровых агентств. «ARGO — отчуждаемая, но не коробочная система, каждая продажа ARGO — это проект, ведь у каждого клиента индивидуальные требования, собственная система классификаторов», — говорит Владимир Фомин.
В частности, система ARGO внедрена в компаниях «РусАл», Anderson Partners и GRP-Services. Евгений Василенко, руководитель отдела организационной культуры компании «РусАл», гордится тем, что из крупных компаний «РусАл» был первым, кто внедрил у себя комплексную систему подбора персонала. Характеризуя эффект от внедрения, г-н Василенко говорит, что «закрываемость» вакансий повысилась, затраты на подбор персонала снизились, а процент «производственного брака» сократился вдвое. «Надо сказать, что исходная версия ARGO не вполне удовлетворяла нашим потребностям, — уточняет Евгений Василенко. — Например, нам нужен был учет не только своих кандидатов, но и кандидатов, присланных кадровыми агентствами, а также масса различных функций, свойственных внутренним рекрутерским подразделениям. К чести разработчиков, им удалось проявить необходимую гибкость, чтобы быстро доработать систему ARGO под нашу специфику».
Екатерина Рясенцева, управляющий партнер компании Anderson Partners, отзывается о системе более сдержанно: «Система ARGO дорогая. И ей есть куда расти. Но все равно ничего лучше мы пока не видели. Свое основное предназначение она худо-бедно оправдывает: информацию систематизирует, хранит и быстро находит запрашиваемое. Работать без аналогичного инструмента сегодня — кустарщина. Но те, кто ожидает получить готовый к употреблению продукт ARGO как спасительную таблетку, будут разочарованы. Plug & play не получится, система нуждается в адаптации под конкретные нужды».
Елена Емеленко, руководитель проектов компании GRP-Services, отмечает хорошую проработку системы ведения проектов ARGO, маневренность системы и возможность практически полного отказа от бумажной технологии, а также возможность работы с действительно большими массивами данных.
Важно отметить, что работа с базами данных — промышленный стандарт и для кадровых агентств, и для компаний, самостоятельно ведущих поиск и подбор персонала. Без возможности хранить, систематизировать и анализировать сведения о кандидатах, вести целенаправленный поиск сегодня далеко не уедешь. Главное — осознать эту необходимость, и тогда поискам решения, будь то внешнее или внутреннее, уже ничто не помешает. Владимир Фомин, например, считает, что «…при грамотно поставленном ТЗ квалифицированный программист сможет разработать систему, подобную ARGO, на аналогичном инструментарии за 2—3 месяца. Хотя разработка сама по себе — только часть решения. А основное время займет отладка и вписывание системы в бизнес-процессы современной компании».
Главный урок, который можно извлечь из этой истории, заключается в том, что подбор персонала — это в чистом виде информационный процесс. Нет складов, нет материальных ценностей и их перемещения. Перемещается только информация — информация о людях. И предприятию, которое претендует на то, чтобы называться интеллектуальным, следует обратить внимание и на эту сторону бизнеса.
