В марте 2000 года исполнилось 30 лет факультету Вычислительной математики и кибернетики Московского государственного университета им. М. В. Ломоносова. По масштабам факультет сравним со средним вузом: более двух тысяч студентов, около пятисот преподавателей, 16 кафедр, несколько научно-исследовательских лабораторий, учебно-вспомогательные и инженерно-технические подразделения, административно-управленческий аппарат, в том числе бухгалтерия. Безусловно, информационные системы на факультете существовали с самого его основания — к этому обязывала тематика данного подразделения ведущего вуза страны. С развитием вычислительной техники информационные системы менялись, совершенствовались, а в последние годы появилась необходимость в создании единого информационного ресурса факультета.
Следует отметить, что уже несколько лет в масштабах всего университета и отдельных факультетов действуют системы расчета зарплаты, бухгалтерского учета, сбора общеуниверситетской отчетности, система «Студент» и т. д., но они представляют собой разрозненные решения. Поэтому в области внедрения единой интегрированной системы факультету ВМиК предстояло стать первопроходцем.
В современных рыночных условиях критериями успеха вуза становятся новые качества, такие, как гибкость учебных программ, их актуальность, качество образовательных услуг. И основная идея создания системы класса ERP состояла в том, чтобы представить в единой взаимосвязанной системе как ресурсы факультета (материальные, финансовые, информационные, преподавательский состав), так и объекты управления учебным процессом (студенты, дисциплины, расписание, сессии). Современный вуз существует в динамично изменяющихся условиях, поэтому система должна в числе прочего подстраиваться и под задачи, которые его руководство будет решать через два-три года.
Началу проекта на ВМиК способствовало то обстоятельство, что в 2000 году благодаря активной поддержке ректора МГУ В. А. Садовничего факультету были выделены деньги на внедрение системы управления. Задача облегчалась и тем, что на ВМиК уже была сформирована инфраструктура: практически все рабочие места были оборудованы компьютерами, функционировала локальная сеть, работавшая под управлением серверов Sun.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Руководитель проекта: Число сотрудников: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Решение: |
Старинное партнерство
Теоретически систему, необходимую факультету, можно было бы разработать с нуля на базе какого-либо программного продукта, СУБД или в крайнем случае на языке программирования низкого уровня. Готового же коробочного продукта, настройки которого могли бы занять от нескольких дней до месяца и который одновременно обеспечивал бы функциональные и технологические возможности, потребные высшему учебному заведению, не существовало и не существует.
«Если продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского и кадрового учета, разрабатываются многими компаниями и эти разработки в принципе могли бы подойти для задач факультета, то все, что связано с учебным процессом, очень серьезно различается в разных вузах и даже на разных факультетах одного вуза, — рассказывает доцент Борис Иванович Березин, заместитель декана ВМиК по учебной работе. — Конкретных решений, которые содержали бы не только модули бухгалтерии, отдела кадров, но и самое главное — модуль, связанный с учебным процессом, никто не предлагал, предлагались только разработки».
Среди предложивших свои решения поставленных факультетом задач была и компания REDLAB. На технологической платформе SAP R/3 ею было создано специальное решение для сферы образования — интегрированная автоматизированная информационная система «Университет», полнофункциональная ERP-система, разработанная для управления деятельностью российского вуза.
| REDLAB http://www.redlab.ru |
| Компания основана в 1992 году коллективом сотрудников факультета ВМиК МГУ. Основные направления деятельности: разработка комплексных решений для гетерогенных сетей на основе программно-аппаратных средств, сетевого и телекоммуникационного оборудования; разработка информационных систем предприятия; консалтинг и внедрение комплексных информационных систем класса ERP для организаций сферы образования (в частности, собственной системы «Университет»), разработка ПО. REDLAB является дистрибьютором Sun Microsystems, Informix Software, Inprise Corporation и Computer Associates; среди партнеров компании — Sun Microsystems, Cisco Systems, SAP AG, IBM, Hewlett-Packard, APC, «Аквариус» и т. д. |
Компанию REDLAB выгодно отличало то, что с момента своего основания (собственно говоря, сотрудники ВМиК стояли у ее истоков) она поддерживала тесные контакты с факультетом, выполняя множество совместных сетевых, исследовательских и учебных проектов с привлечением лабораторий и сотрудников университета. Сложившиеся за эти годы партнерские отношения во многом оказали влияние на ход работ. «Несмотря на то, что компания хорошо известна на рынке с начала 90-х годов, это наш первый опыт внедрения ERP-системы, и, естественно, проблем было много. Безусловно, наши давние отношения с факультетом способствовали лучшему пониманию тех проблем, с которыми приходится сталкиваться при внедрении», — считает Игорь Терехов, генеральный директор компании REDLAB.
И все же, несмотря на благосклонное отношение факультета к своим партнерам, предложенное ими решение подверглось тщательному анализу. «Мы не специалисты в области КИС или ERP-систем, — признался Борис Березин, — поэтому мы обращались за консультацией к знакомым экспертам, к литературе и, естественно, к Интернету. Мы выяснили, какие еще есть системы и возможности. Предложение REDLAB показалось нам интересным, потому что в решении SAP много наработок именно для образовательных учреждений». К тому времени у SAP был опыт многочисленных внедрений в западных университетах. Однако исследования показали, что эти наработки не годятся для российского вуза: у нас совершенно иная специфика образования. «Мне труднее сказать, что общего между нашими системами обучения, — говорит Борис Березин. — Организация обучения в российской системе образования, с ее жесткой привязкой к учебному плану, принципиально отличается от системы западной. То же самое справедливо и для определения места преподавателя в кадровой системе, которая настроена на обычные предприятия. Кроме того, отличается терминология, отличаются понятия. Думаю, что подсистема «Учебный отдел» была создана REDLAB на 90% заново».
Почему SAP
«Приблизительно в 1996 году в МГУ стали проявлять интерес к единой информационной системе», — вспоминает Игорь Терехов. Руководство университета внимательно исследовало представленные на отечественном и западном рынках системы управления образовательными учреждениями. В 1996 году ректор МГУ В. А. Садовничий совершил поездки в Стэнфорд, Беркли, Ливермор, знакомясь с системами управления крупных западных университетов и научных организаций.
«Российские системы управления тогда только начинались, причем готового отторгаемого решения для образовательных учреждений не существовало вообще, — говорит Игорь Терехов. — Мы подумали: почему бы нам не предложить свои услуги МГУ, по крайней мере, попытаться найти такое решение для университета».
Под отторгаемостью, в данном случае, по словам Игоря Терехова, следует понимать то, что система может «жить» без разработчика. Ни для кого не секрет: любое решение ERP-класса нуждается в адаптации к специфике того или иного предприятия, и если система закрыта и «неотторгаема», то клиент становится заложником фирмы-производителя. Опыт специалистов REDLAB показал, что, пройдя обучение, специалисты смогут самостоятельно обслуживать и администрировать систему, разрабатывать новые отчетные формы, подстраивать систему под меняющиеся процессы.
«Мы на собственном опыте убедились, что SAP достаточно адаптивен, т. е. мы, пользуясь минимальной поддержкой, можем делать свое решение на этой платформе», — рассказывает Игорь Терехов. Так как системы SAP поставляются с исходными кодами, то вести разработку в системе можно и юридически, и технически. Другой вопрос, стоит ли это делать? Чем существеннее внесенные изменения, тем актуальнее встает проблема поддержки этих изменений. Тем не менее такая возможность есть. «Как минимум, — говорит Игорь Терехов, — стоит разобраться в коде для лучшего понимания системы. Мы этим пользуемся и благодаря этому знаем сейчас систему довольно хорошо. Но это скорее технологический аспект».
Оговоримся, что не только решения SAP обладают подобными достоинствами. Из западных систем такого уровня на российском рынке достаточно широко представлены и Baan, и Oracle, и список игроков рынка ERP-систем на этом не заканчивается. «По своим функциональным возможностям с учетом потребностей вуза нам в свое время больше всего понравилась система PeopleSoft, — вспоминает Игорь Терехов. — Это продукт американской компании, 80% бизнеса которой ведется в США. Мы вели с ней переговоры около года, но она так и не решилась выйти в Европу вообще и в Восточную Европу в частности». Степень же представленности компании на российском рынке была одним из весомых факторов.
SAP присутствует в России уже более 10 лет. Здесь есть не только представительство, но и большой штат технических специалистов, поддерживающих русские версии системы не только в части интерфейса, но и в части законодательства.
Особенности внедрения
Многие американские и европейские университеты используют систему SAP R/3 для решения задач административного управления. Это означает, что система достаточно хорошо адаптируется к различным социальным и экономическим условиям.
В первую очередь специалисты REDLAB настроили стандартные модули управления финансами и персоналом в соответствии с особенностями российского вуза (имеется в виду специфика бухгалтерского учета в бюджетных организациях и обязательная для вуза отчетность). Затем был разработан инструментарий для поддержки учебного процесса — ведение учебных планов, работа со студентами, с расписанием и т. д. Весь инструментарий был реализован на базе объектов и модулей в среде SAP R/3, что обеспечило их совместимость и интегрированность со стандартными модулями SAP.
Отметим, что готовую систему принимали профессионалы в области компьютерных технологий, что не могло не сказаться на ее качестве. Среди них была группа начальников курсов — как правило, достаточно молодых преподавателей факультета, которые «мониторят» весь учебный процесс в рамках своего курса. «Начальники курсов были достаточно серьезным испытанием для нас, — вспоминает Игорь Терехов. — У них было много замечаний по интерфейсу, по быстродействию, по удобству работы с клавиатуры. С одной стороны, чем меньше изменений в стандартных возможностях системы, тем легче ее поддерживать, но с другой стороны, результат должен удовлетворять заказчика». Поиск компромиссного решения занял определенное время.
Кроме того, задача осложнялась тем, что ранее на факультете уже активно эксплуатировалась система, написанная одним из его выпускников. Она была разработана специально под учебный процесс ВМиК и в этом смысле была достаточно удобной, что не могло не осложнить «привыкание» к новой системе. Однако понимание организации учебного процесса было изложено в ней с точки зрения молодых специалистов и студентов, без учета управленческих методик и потребностей административного персонала и руководства факультета. «Когда на начальной стадии формализации технического задания специалисты REDLAB спросили, что бы мы хотели видеть в результате, мы сказали: у нас есть система, которая нам кажется удобной, — вспоминает Борис Березин. — Мы стремились сделать так, как это было в старой системе, и здесь у нас были некоторые трения. Поэтому процесс внедрения и притирки шел достаточно долго, но я бы сказал, что на данный момент подсистема «Учебный процесс» работает, и работает в продуктивном режиме. В ней есть свои достоинства. Это сетевая система, и я могу просмотреть любую информацию по каждому студенту, не вставая со своего рабочего места».
Примерно полтора года факультет работал одновременно в двух системах. Отказаться ни от той, ни от другой было нельзя — новая система нуждалась в апробации. Переходный период оказался столь долгим потому, что это было первое внедрение системы, разработанной REDLAB, — многое изменялось и дорабатывалось по ходу внедрения. «Была проделана большая работа по подготовке документов, и в процессе этой работы было выявлено много ошибок и неточностей, которые были исправлены, — рассказывает Борис Березин. — В настоящий момент система полностью сдана в эксплуатацию. В этом году мы делали выпуск уже в новой системе».
В любой масштабной работе возможны свои недостатки, особенно если что-то делается впервые. «Нам потребовалось много времени для понимания поставленных задач на первом этапе, — говорит Игорь Терехов. — Казалось, мы знаем друг друга настолько хорошо, что можно не вдаваться в формальности. Пренебрежение формализацией технического задания и обследования предприятия ударило и по той, и по другой стороне. Несогласованности проявлялись на более поздней стадии проекта».
Одна из первых заповедей внедрения — контроль за проектом со стороны руководства. Только через полтора года на факультете ВМиК регулярно стал собираться Координационный совет, возглавляемый деканом факультета. В его состав вошла большая часть деканата факультета и представители REDLAB. Совет собирается не реже раза в квартал и выясняет, что сделано, что не сделано, какие наметились отклонения и куда двигаться дальше. На первых этапах проекта этого не было. Считалось, что ведение проекта — это дело программиста и начальника курса, они все сделают и доложат о результатах. «Если вначале цель сформулирована и прозвучала из уст руководителя, то и дальнейшее его участие в проекте очень важно. От его позиции зависит и дисциплина людей, и то, насколько эффективно они будут параллельно вести две системы», — считает Игорь Терехов.
«Внедрение такой системы заставляет задуматься об управлении внутри вуза, — говорит Борис Березин. — Конечно, сотрудники вуза не являются профессиональными управленцами. Ректор и деканы — это академики, членкоры, профессора. Заместители деканов — как правило, доценты с определенным преподавательским опытом и опытом руководства. Поэтому внедрение ERP-системы в вузе требует существенной перестройки собственно управления факультетом».
Близкое далеко
В настоящий момент специалисты REDLAB занимаются доработкой и внедрением новых модулей, таких, как расчет себестоимости обучения, оптимизация составления расписания, автоматизация работы кафедр, аспирантуры, работа со студентами-иностранцами. Аналогичную систему планируется внедрить на факультете государственного управления (ФГУ). «Декан этого факультета — наш выпускник, и он понимает актуальность задач автоматизации управления. Поэтому я думаю, что как минимум на двух факультетах будет работать решение, предложенное REDLAB», — сказал Борис Березин. По договоренности между REDLAB и факультетами в качестве технической основы используется серверная техника ВМиК. Таким образом, отрабатывается решение, в рамках которого более сильный в техническом плане факультет ВМиК предоставляет свои вычислительные ресурсы технически менее оснащенному ФГУ, что значительно сокращает затраты последнего как при внедрении, так и при эксплуатации системы. В то же время факультет государственного управления обладает знаниями в области управления.
Внедренная на двух факультетах система предложена в качестве единой информационной системы для всего университета, однако на данный момент в масштабах всего МГУ решения о внедрении системы на единой платформе не принято, каждый факультет решает свои задачи на свое усмотрение и в рамках своих возможностей.
Дивиденды
За последнее время отношение к затратам на внедрение ERP-систем в вузах серьезно изменилось, поскольку уже можно оценить не только качественный, но и стоимостной эффект от внедрения. И вопрос сегодня не в том, есть ли средства на систему, а где их взять, чтобы через год-два они себя окупили, а через три — стали приносить прибыль.
Если попытаться оценить затраты вуза на поддержку существующих локальных «лоскутных» систем, таких, как управление персоналом, управление студентами, управление общежитиями и бухгалтерия, то они могут оказаться сопоставимы со стоимостью ERP-системы. Поскольку единого интегрированного решения, охватывающего различные сферы деятельности, ни в одном вузе не существует, реально задействуется от пяти до десяти подсистем. А качество и отдача от них явно уступают возможностям хорошей ERP-системы. В графу «затраты» следует также отнести расходы на многократную сверку данных, хранящихся в различных подсистемах, подготовку отчетов и сводок в ручном или полуручном режиме. С другой стороны, чтобы подсчитать, сколько ERP-система способна принести в обозримом будущем, можно обратиться к неформально передаваемой информации о том, какие, например, издержки большинство вузов несут на штрафах, налагаемых в результате допущенных бухгалтерских ошибок и не вовремя поданных отчетов.
На факультете ВМиК в результате внедрения системы был наведен порядок в информации, которой обычно пользуются «смежные» подразделения (и, как правило, каждое подразделение хранит свои данные). Были упрощены многие процедуры, например, подготовка годового научного отчета, оптимизирован ряд процессов в бухгалтерии. Налажен четкий учет и контроль прохождения контрактов со студентами. По словам сотрудников REDLAB, на одном из деканатов из уст главного бухгалтера факультета ВМиК прозвучало, что в этом году они уплатили меньше налогов, потому что аккуратнее и правильнее стали считать. Так что не надо быть пророком, чтобы спрогнозировать в ближайшие годы рост интереса со стороны российских вузов к ERP-решениям.
| Факультет вычислительной математики и кибернетики МГУ им. М. В. Ломоносова http://cms.cs.msu.su,http://www.cs.msu.su |
| Факультет основан в 1970 году. В настоящий момент в его составе 16 кафедр, 16 научно-исследовательских лабораторий, учебно-научный вычислительный комплекс, учебно-вспомогательные и инженерно-технические подразделения, административно-управленческий аппарат. На факультете ведется подготовка специалистов, бакалавров, магистров и аспирантов как на дневном, так и на вечернем отделении, по 12 специализациям в рамках одной специальности «Прикладная математика и информатика». Ежегодный прием — более 400 студентов. |
