“Алюминий — серебристо-белый металл, легкий, пластичный, с высокой электропроводностью”
СЭС, 1988 год
Для начала напомним, что по распространенности в природе алюминий занимает третье место среди химических элементов и первое среди металлов. Известно несколько сотен минералов, содержащих алюминий, в том числе алюмосиликаты, бокситы, алуниты и другие. Получают алюминий путем электролиза глинозема в расплавленном криолите при очень высокой температуре.
В России добычей руды и производством этого металла занимается немало предприятий. Осенью 2000 года несколько участников российского алюминиевого рынка приняли решение об объединении деятельности с целью ведения скоординированной политики в отрасли. Общее руководство консорциумом осуществляет единая управляющая компания “СУАЛ-Холдинг”, созданная на базе “Сибирско-Уральской алюминиевой компании”, которая, в свою очередь, была образована в 1996 году в результате слияния Уральского и Иркутского алюминиевых заводов. “СУАЛ-Холдинг” контролирует Южно-Уральский бокситовый рудник, ОАО “Боксит Тимана”, а также предприятия “СУАЛ-Кремний-Урал” и “Кремний” в Иркутске.
Сегодня предприятия алюминиевого комплекса, управляемого “СУАЛ-Холдингом”, образуют единую технологическую цепочку и осуществляют полный цикл операций по производству легкого металла. В рамках комплекса проводится добыча бокситов и кварцита, получение глинозема, криолита и кремния и выплавка первичного алюминия. Цикл завершается выпуском сплавов, полуфабрикатов и готовой продукции с высокой добавленной стоимостью. Предприятия комплекса ежегодно добывают 4,5 млн т бокситов и выпускают около 1,7 млн т глинозема, более 50 тыс. т криолита, более 50 тыс. т кремния, 675 тыс. т первичного алюминия, а также 120 тыс. т полуфабрикатов, кабеля и готовой продукции.
Предприятия, управляемые “СУАЛ-Холдингом”, опираются на уникальную отечественную сырьевую базу. Заметим, что бокситы, добываемые в настоящее время предприятиями объединения на Урале, полностью обеспечивают потребности собственного производства. А запасы Средне-Тиманского месторождения способны снабжать объединение алюминиевых предприятий сырьем еще многие годы.
По объему выпуска алюминия Группа СУАЛ занимает второе место среди российских производителей и входит в десятку крупнейших мировых алюминиевых компаний.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Представитель: Решение: |
Особенности документооборота
Основная часть металла, выплавляемого в рамках холдинга, идет на экспорт — в Европу, Азию и Северную Америку. Часть продукции продается на внутреннем рынке, часть идет на обеспечение предприятий комплекса, осуществляющих переработку алюминия и алюминиевых полуфабрикатов и выпуск продукции высокого передела. “СУАЛ-Холдинг” — коммерческая компания, и успех ее деятельности во многом зависит от того, насколько быстро и эффективно она взаимодействует со своими партнерами, клиентами, кредиторами и инвесторами.
Компания ежедневно принимает и отправляет огромный поток корреспонденции по факсу, телексу и телетайпу. Через многоканальный факсовый сервер входящая корреспонденция попадает в специальный электронный почтовый ящик. Все письма и сообщения принимаются, регистрируются и перераспределяются в канцелярии “СУАЛ-Холдинга”. К примеру, в июле 2002 года канцелярия получила 2070 документов, а отправила — 1750. Хранятся документы там же. Понятно, что в таких условиях невозможно быстро найти по запросу в канцелярии тот или иной документ, пришедший в компанию полгода или год назад, особенно без точного знания даты и содержания. Потребность в автоматизации документооборота здесь ощущалась давно.
Начало автоматизации
Работы по автоматизации были начаты в 1997 году, когда СУАЛ представлял собой единую вертикально интегрированную структуру, включающую центральный офис в Москве и два завода. Тогда перед отделом системной интеграции была поставлена задача создания корпоративной информационной сети для нужд компании.
За годы, прошедшие с того времени, между московским офисом и заводами была построена сеть передачи голоса и данных, основанная на выделенных каналах. К моменту начала работы над системой уже была создана корпоративная сеть на базе Novell NetWare, охватывающая несколько филиалов в разных городах, c централизованным администрированием через механизм NDS. Кроме того, была развернута единая система групповой работы Novell GroupWise, охватившая около 600 пользователей; работала распределенная факсовая служба на базе факс-серверов, интегрированных с GroupWise. Канцелярии филиалов работали совместно, используя процедуры автоматизированного приема и отправки факсов, а также регистрацию и хранение входящих и исходящих документов в адаптированных библиотеках GroupWise.
Компания росла, увеличивалось число ее сотрудников, и соответственно рос поток документов. Простой фиксации факта поступления и отправки документов становилось недостаточно — все больше требовалось отслеживать пути перемещения документа, контролировать исполнение. Нужна была статистическая отчетность.
Ресурсов системы GroupWise долгое время хватало для работы с документами, поступающими в компанию и отправляемыми из нее, но не для организации делопроизводства по российским стандартам. Поэтому в определенный момент потребовалось расширить функциональность используемого решения.
Выбор продукта и поставщика
Когда перед управлением информационно-технического обеспечения СУАЛ встала задача организации электронного документооборота, был проведен детальный анализ буквально всех существующих на российском рынке систем управления документами. С учетом специфики российского документооборота наиболее совершенными были признаны системы "Дело-96" и LanDocs. Впрочем, сравнительный анализ функциональных характеристик этих систем и возможностей, заложенных в базовой системе GroupWise, показал, что GroupWise покрывает значительную часть специализированных функций.
В силу этого было решено разработать собственную систему документооборота. “Анализируя задачу именно управленческого документооборота, мы хотели, чтобы функциональность будущей системы была в максимальной степени основана на GroupWise”, — отметил Николай Федотов, заместитель начальника Управления информационно-технического обеспечения, начальник отдела системной интеграции “СУАЛ-Холдинга”.
Добавление функций документооборота в уже внедренную систему и использование ресурсов, имеющихся в GroupWise, позволяло уменьшить стоимость как самого решения, так и внедрения. К тому же в этом случае психологически упрощался процесс внедрения, поскольку сотрудники уже имели опыт работы с GroupWise, привыкли к логике и интерфейсу системы.
В качестве партнера по разработке была выбрана российская компания “СофтИнтегро”, имеющая значительный опыт построения систем коллективного пользования, в том числе на базе продуктов Novell. Активная совместная работа холдинга с “СофтИнтегро” началась с весны 2000 года.
| “СофтИнтегро” http://www.softintegro.r |
| Компания создана в 1993 году на базе коллектива выпускников факультета кибернетики МИФИ. С 1993 по 1997 год основным направлением деятельности “СофтИнтегро” была организация и поддержка сетевой инфраструктуры предприятий. В 1997 году в компании был создан отдел разработки ПО. “СофтИнтегро” специализируется на разработке систем коллективного пользования, призванных наладить эффективную работу сотрудников предприятий в разных областях деятельности. |
Три этапа и три звена
Перед началом разработки сотрудники отдела системной интеграции описали первоочередные задачи, затем было сформулировано техническое задание. Участники проекта проанализировали общий объем документации, с которой работает канцелярия, — сколько сообщений в день поступает, как этот поток обслуживается и перераспределяется. “Приступая к работе над системой, мы понимали, что требуется жесткая формализация бизнес-процессов”, — подчеркнул Николай Федотов.
На основе технического задания специалисты “СофтИнтегро” разработали систему электронного документооборота, получившую название “ДокМенеджер”. Клиентская часть новой системы полностью интегрирована в GroupWise. Пользователь на своем экране видит дополнительные разделы меню, инструкции оформлены в виде традиционных подсказок Help. Для работы с документами используются папки, создаваемые автоматически. Автоматически осуществляется и маршрутизация документов между ними.
Внедрение системы проводилось поэтапно. Сначала был введен в эксплуатацию "нулевой" контур, предназначенный только для автоматизации деятельности канцелярии (он, в частности, обеспечивал регистрацию входящей и исходящей корреспонденции). Уже ввод в действие нулевого контура позволил значительно сократить время поиска документа по запросу руководства. Теперь в течение нескольких секунд на экран компьютера выводилась регистрационная карточка с возможностью просмотра содержимого документа. Упростилось получение ряда отчетов о ходе документооборота.
Следующий, первый контур системы охватывал наряду с канцелярией секретариаты высшего руководства и руководителей, а также сотрудников, ответственных за делопроизводство в различных подразделениях компании, — всего 62 человека.
На этом этапе система стала более функционально насыщенной. Теперь руководитель получил возможность накладывать резолюции, секретарь в отсутствие руководителя мог пользоваться механизмом разделяемых папок с документами, чтобы просматривать их за своего начальника. Это позволило избегать потери нужного документа в потоке входящих сообщений. Непрочитанные документы в системе выделяются среди всех остальных, подобно письмам в электронном почтовом ящике. Таким образом, появилась возможность отслеживать статус и состояние каждого документа, пришедшего в конкретное подразделение. Кроме того, новый механизм предусматривал автоматическое протоколирование в регистрационной карточке всех действий, совершаемых с документом. В результате секретарям стало значительно проще определять, у кого из сотрудников в данный момент находится документ и какие действия с ним совершаются.
Следующий контур системы включает автоматизацию внутреннего документооборота компании. На этапе создания этого контура система пополнилась механизмами автоматической маршрутизации документов — процедурами WorkFlow, которые существенно упрощают прохождение документа по регламентированному маршруту. Кроме того, появилась возможность существенно расширить перечень предоставляемых отчетов.
Обкатка этого контура началась в московском офисе “СУАЛ-Холдинга” с середины лета 2002 года — ее удобнее было проводить в период отпусков. Когда кто-то из сотрудников уходил в отпуск, человеку, его подменяющему, делегировались необходимые полномочия по ведению делопроизводства. Приходящие документы регистрировались в системе, потом направлялись ответственным за их обработку. Заметим, что в системе прописаны четкие роли участников этого процесса — “руководитель”, “исполнитель”, “контролер”, “доверенное лицо” и т. д. "ДокМенеджер" обладает достаточной гибкостью, позволяющей реализовать различные сценарии взаимодействия ролей в работе над документами. При этом, как мы упоминали выше, создается необходимая отчетность, ведется протокол работы.
К полномасштабной реализации этой части проекта в “СУАЛ-Холдинге” приступили осенью 2002 года. “Это требует участия фактически всех сотрудников, что означает совершенно другие масштабы внедрения и требует от людей специальной подготовки, — говорит Николай Федотов. — И как всегда, мы начинаем с управления информационно-технического обеспечения, т. е. обкатку проводим на себе, а потом уже тиражируем систему на другие подразделения холдинга”.
Обучение сотрудников московский офис “СУАЛ-Холдинга” проводит собственными силами.
Структура системы
"ДокМенеджер" в техническом плане основан на трехзвенной архитектуре. Она включает GroupWise — сервер базы данных, где документы хранятся в виде файлов, а также сервер приложений, обеспечивающий функциональность самой системы, и клиентскую часть.
Для определения процедур создания и согласования документов используется решение Microsoft Access WorkFlow Designer for SQL. Благодаря ему можно задавать стандартные схемы согласования с помощью графических средств редактирования деловых процедур. Эти схемы объединяются в единый перечень, из которого пользователь может выбрать любой вариант согласования и запустить его. Движение документа по схеме происходит автоматически с сохранением истории согласования в общей истории документа.
Собственными силами управления информационно-технического обеспечения “СУАЛ-Холдинга” была разработана система получения отчетов по различным срезам деятельности с помощью Web-интерфейса.
Специалисты “СофтИнтегро” интегрировали кадровый справочник "ДокМенеджера" с каталогом сети Novell eDirectory, что позволило синхронизировать справочник с перечнем сотрудников, хранящимся в каталоге сети. Таким образом, теперь можно поддерживать актуальную информацию об удаленных пользователях системы — весьма полезная функция для межрегиональной компании, чьи предприятия располагаются в девяти регионах России.
“Когда мы начинали, у нас была внедрена почтовая система GroupWise на 600 пользователей. На сегодняшний день в системе работают 1800 человек, и пока корпоративная сеть покрывает не все предприятия холдинга”, — отметил Николай Федотов.
Итоги и планы
Два уровня системы документооборота работают в “СУАЛ-Холдинге” в общей сложности уже почти полтора года. За это время в компании значительно вырос поток входящей документации. Для сравнения: в июле 2001 года в канцелярии было зарегистрировано 1200 входящих документов и 1400 исходящих. В июле 2002 года входящих документов было 2070, исходящих — 1750. Летом текущего года началось внедрение той части системы, которая предназначена для упорядочения внутреннего документооборота. В III квартале в "ДокМенеджере" имело хождение порядка 200 внутренних документов ежемесячно. Напомним, что речь пока идет об одном подразделении московского офиса “СУАЛ-Холдинга”.
По словам Николая Федотова, эффективность внедрения системы автоматизации документооборота более всего ощутили те, кто напрямую связан с этой деятельностью, — канцелярия, секретари и помощники, ответственные за делопроизводство. Отметим, что канцелярия в московском офисе холдинга работает круглые сутки, потому что заводы разбросаны по всей стране и разница во времени между ними и Москвой может достигать 5 ч.
Внедряя систему, “СУАЛ-Холдинг” не ставил перед собой задачи вытеснить бумажный документооборот. Основная цель проекта — это автоматизация учета, контроля, поиска и архивации документа. Сейчас канцелярия с помощью новой системы ведет электронный справочник внешних контрагентов, на основе которого сортирует поступающий поток документов и раскладывает их согласно принятым в компании правилам. Функции автоматизированного поиска по различным параметрам, а также контекстного поиска позволяют за считанные секунды найти любые документы, имея лишь отдаленные представления о свойствах документа. Встраиваемые схемы согласования позволяют добиться автоматического прохождения документов через необходимые инстанции. При этом можно ограничить возможные решения заранее оговоренным списком вариантов. Кроме того, с помощью выдаваемых системой отчетов руководитель может получать ясную картину о ходе и состоянии документооборота в компании в любой момент.
Система также позволяет вести статистику и на ее основе выяснять, например, кто является самым активным источником или потребителем информации. Так, оказалось, что наибольшую активность проявляют транспортное подразделение, департамент внешнеэкономической деятельности и производственный департамент. Полученные таким образом сведения помогают определить, какие дополнительные функции нужно добавить в систему, кто нуждается в большей формализации при работе с документами и т. д. Это значит, что система и дальше будет наращиваться и развиваться.
Очередная задача — вовлечение сотрудников всех подразделений холдинга в электронную обработку документов и переход к электронному учету и маршрутизации внутренних документов. “Изначально мы делали систему для московского офиса, — рассказывает Николай Федотов. — Но при этом подразумевалось, что в готовом виде она будет растиражирована в аналогичных подразделениях предприятий, входящих в структуру холдинга”.
Жестких сроков здесь пока не намечено, к тому же предприятия имеют разную степень готовности для внедрения данной системы. Туда, где потребность определена и четко сформулированы задачи, система автоматизации документооборота будет поставляться в первую очередь. А пока руководители предприятий холдинга, приезжая в Москву, знакомятся с наработками в этой области, действующими в управляющей компании.
Очень важно, что система "ДокМенеджер" способна расти и меняться вместе с компанией, удовлетворяя возрастающие требования современного бизнеса. Трехуровневая архитектура позволяет безболезненно увеличивать число пользователей и постепенно наращивать функциональную мощь решения. При этом увеличение нагрузки, рост числа рабочих мест и объемов документации, проходящих через "ДокМенеджер", не приводят к снижению производительности системы.
| ОАО “СУАЛ-Холдинг” http://www.sual-holding.ru |
| Компания, зарегистрированная в Москве 13 сентября 2000 года, является единым управляющим центром для 20 предприятий алюминиевой промышленности. Группа СУАЛ занимает первое место в России по добыче бокситов (90% общероссийской добычи), первое место по производству глинозема (60%, восьмое место в мире), первое место по производству кремния (седьмое в мире), второе место в России по производству алюминия (20%, девятое место в мире). Оборот компании по итогам 2001 года превысил 1,3 млрд долл. |
