Компания Teko Copiers, созданная в начале 90-х, начала свою деятельность с поставок импортной копировальной техники, восстановления копировальных аппаратов, их продажи и сервисного обслуживания. В те времена мало кто располагал большими деньгами, поэтому восстановленная техника пользовалась спросом. В 1994 году ситуация стала меняться, многочисленные фирмы развивались, у них появлялись необходимые средства, и технику уже предпочитали закупать новую. Это не могло не повлиять на деятельность Teko Copiers. Компания отказалась от торговли восстановленными копирами и занялась дистрибуцией копировальной техники Toshiba. Импорт расходных материалов и запасных частей шел уже не столько для нужд собственной сервисной службы, сколько для оптовой продажи. Кризис 1998 года внес свои коррективы в деятельность компании: спрос на копировальную технику резко упал, и руководство Teko Copiers приняло решение о приоритетном развитии направления дистрибуции расходных материалов.
В качестве бизнес-модели была выбрана концепция One Stop Shop, согласно которой клиентам предлагается весь спектр расходных материалов с одного склада. Дистрибуция расходных материалов и запасных частей в регионах стала приоритетным направлением развития компании. В соответствии с этим была организована сеть региональных офисов. Сегодня у компании есть офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Новосибирске, Нижнем Новгороде, Ростове-на-Дону и Хабаровске.
Дань традиции
Сегодня полный ассортимент продукции Teko Copiers насчитывает свыше 6000 наименований. Но и ранее, когда он был не столь велик, взаимодействие со складом требовало хотя бы минимальной автоматизации. В 90-х программисты имелись практически в любой российской молодой компании, и разработать ПО для собственных нужд не составляло труда. Teko Copiers в этом смысле не была исключением. Компания воспользовалась имеющимися резервами и разработала складскую систему, сначала под DOS, а затем она была переведена под операционную систему Windows.
Довольно скоро стало понятно, что для модернизации системы требуются чересчур большие усилия. Жизнь меняется столь быстро и столь быстро ставит новые задачи, что переписывание ПО, превращаясь в процесс бесконечный, обходится фирме неоправданно дорого. Однако система, проработавшая в общей сложности четыре года, сыграла и позитивную роль, положив начало автоматизации деятельности Teko Copiers. Накопился ценный опыт выявления проблем, постановки задачи, выбора максимально эффективного решения.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Решение: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Решение: |
Веяние времени
Проанализировав сложившуюся ситуацию, в 1997 году руководство Teko Copiers решило найти готовую систему, которая решала бы большинство проблем, стоящих перед компанией. Поиски были ориентированы на западные программные продукты, потому что отечественные системы на тот момент не предоставляли того законченного решения, которое требовалось.
Одним из основных требований к будущей системе была легкость модификации, потому что Teko Copiers — весьма динамичная компания, и с развитием ее соответственно быстро возрастают и требования к системе. Частично это требование вытекало из предыдущей истории автоматизации: собственные разработчики могли гибко приспосабливать ПО к тем или иным нюансам ведения бизнеса. Даже ориентируясь на готовый западный продукт, в Teko Copiers стремились сохранить такую возможность. Кроме того, написанная самостоятельно система имела ряд очень удобных функций, отражающих специфику работы фирмы, которые хотелось видеть и в новой программе.
Система Concorde компании Damgaard (впоследствии объединившейся с Navision) понравилась в Teko Copiers сначала своей функциональностью, затем — открытостью. В итоге выбор остановили на Concorde, продвижением которой в России занималась компания Columbus IT Partner. “Мы были одним из первых клиентов Columbus, поэтому нам уделяли много внимания. Подход к внедрению был довольно гибким, да и в дальнейшем специалисты этой фирмы работали с нами весьма добросовестно”, — вспоминает руководитель службы контроллинга Teko Copiers Георгий Хисин.
| Columbus IT Partner http://www.columbusit.com |
| Крупнейший бизнес-партнер компании Navision и эксклюзивный дистрибьютор компании Pivotal, входящей в тройку мировых лидеров по CRM-системам. Среди основных продуктов, продвигаемых Columbus IT Partner -- ERP-система Navision Axapta и CRM-система Pivotal. Российское представительство компании оказывает услуги на территории России, Украины и Белоруссии. В штате представительства около 100 дипломированных специалистов, имеющих опыт автоматизации предприятий, а также второе образование и сертификаты MBA, CIMA, Microsoft Certified Professional и т. д.
Columbus IT Partner осуществляет консалтинговые услуги по ERP-системе Navision Axapta в России. Сегодня компания имеет самую обширную консалтинговую практику по Axapta в нашей стране. |
Внедрение
Проект внедрения был разбит на три этапа. Первый — предпроектное обследование, второй — внедрение финансовых модулей, третий — внедрение функциональной части. Над проектом работала смешанная команда, большинство которой составляли специалисты Columbus. Сотрудники Teko Copiers в основном проводили тестирование системы, одновременно постигая тонкости и нюансы ее функционирования.
На первом этапе, как водится, представители Columbus выполнили работы по сбору и формализации требований, подготовке технического задания. Они также занимались адаптацией системы Concorde к действующим в Teko Copiers бизнес-процессам. На момент внедрения системы Concorde, как мы отметили выше, в Teko Copiers был автоматизирован только склад. Что касается финансовых расчетов, то здесь сбор данных проводился вручную, поэтому заказчик недостаточно хорошо представлял, что ему хочется получить в итоге. Специалистам Columbus при внедрении финансового модуля пришлось достаточно глубоко вникать в проблемы заказчика, проводить собеседования с целым рядом сотрудников Teko Copiers. Реально это не принесло ожидаемого результата, потому что в итоге картина все-таки сложилась не совсем правильная.
А в целом Columbus проводила внедрение по классической схеме. Была разработана бизнес-модель, что заняло немалое время, — позже стало понятно, что для ряда задач это совершенно лишнее. Однако заказчик приобрел необходимый опыт, которого ему так не хватало. “Теперь мы в состоянии самостоятельно оформить наши требования, — отметил Георгий Хисин, — хорошо знаем, что собой представляют бизнес-процессы нашей компании. Это облегчает их привязку к системе Concorde”.
Внедрение финансовых модулей заняло полгода. Между тем шел 1998-й, и одновременно с окончанием этого этапа в стране разразился кризис. Кризис, как говорилось выше, изменил деятельность Teko Copiers, серьезно затронув бизнес-процессы. Он же отодвинул внедрение функциональной части. Полноценно функциональность начала работать с 1999 года уже в измененном виде. Далее дорабатывалась логистика, и в 2000 году Teko Copiers полностью перешла на автоматизированную систему Concorde.
В процессе внедрения происходило обучение пользователей, перед каждым этапом был свой подготовительный период, поэтому серьезных проблем не возникало. После ввода системы в эксплуатацию в Teko Copiers был проведен еще один интенсивный курс по работе с новым продуктом. Специалисты компании, уже хорошо знающие особенности работы с Concorde, некоторое время контролировали остальных пользователей. Такая метода оказалась весьма успешной, потому что уже через 3 -- 4 дня сотрудники Teko Copiers могли самостоятельно работать в системе.
Кроме того, менеджеры по продажам, пользуясь старой системой, некоторые операции дублировали в Concorde, на тот момент еще не внедренной. Безусловно, это увеличивало нагрузку на людей, но к моменту перехода они уже имели необходимые навыки работы, а потому все прошло достаточно безболезненно.
Так как Teko Copiers имеет многофилиальную структуру, встал вопрос о внедрении Concorde не только в московском офисе, но и в филиалах, которые использовали для автоматизации собственные разработки и, соответственно, собственный формат данных и отчетности. Для этого потребовалось обеспечить работу тонких клиентов в любом филиале с центральным сервером в Москве. Оперативное взаимодействие с филиалами в те времена наладить было не так просто. Так, для связи с петербургским офисом пришлось организовать канал Frame Relay, что обошлось недешево. С развитием Интернета компания начала его активно использовать, объединив локальные сети своих филиалов именно с помощью Сети. В этом деле Teko Copiers помогла компания “Кречет”. Специалисты последней организовали репликацию данных между серверами компании, а также создали виртуальную частную сеть (VPN) и консультировали Teko Copiers по настройке VPN-соединений средствами Microsoft Windows Server 2000. В настоящее время все филиалы Teko Copiers работают в системе Concorde, связь со складами осуществляется в реальном времени.
| «Кречет» http://www.crechet.ru |
| Компания работает на российском рынке ИТ с 1995 года. Оказывает сервисные и консалтинговые услуги по проектированию, внедрению, сопровождению и реорганизации информационных систем. Основное направление деятельности — информационные системы на базе серверных продуктов Microsoft (проектирование, разработка и развертывание, поддержка, реструктуризация и улучшение). Компания имеет статус Microsoft Gold Certified Partner for Support Services, Microsoft Windows Embedded Partner и ряд других. |
О системе
Система Concorde нетребовательна к оборудованию. В Teko Copiers работа вначале была организована через файл-сервер, и система хорошо вписалась в эту схему. Позже компания перешла на SQL-версию Concorde. В настоящее время в системе одновременно эксплуатируется 30 рабочих мест. В центральном офисе организовано хранилище данных, в филиалах — витрины данных. Вся необходимая информация оперативно передается по сети в филиалы. Concorde фактически работает как индукционная система, накапливающая информацию, а к SQL-серверу пристыкованы приложения, реализующие аналитические функции.
В процессе адаптации Concorde к конкретным условиям доработке подверглись все внедряемые модули. Серьезно были модифицированы модули, отвечающие за дебиторов/кредиторов, склад, весь процесс обработки заказов (поиск товаров, выписка счетов, сопроводительных документов), систему поставок. Самым существенным образом был изменен модуль продаж: теперь менеджер, общаясь с клиентом, может посмотреть его историю, быстро найти товар или его альтернативу. А модуль управления производством, самый сильный компонент системы (вообще говоря, Concorde — это система комплексной автоматизации предприятия), Teko Copiers в силу специфики своей деятельности не использует вовсе.
Техническим сопровождением системы в Teko Copiers занимаются два человека. Численность ИТ-подразделения, включая филиалы компании, составляет 7 человек. Помимо услуг собственных программистов (мелкие изменения вносятся в систему практически каждую неделю) Teko Copiers активно использует аутсорсинг, заказывая ряд работ в Columbus IT Partner.
Одно из наиболее важных требований к системам подобного рода — надежность. Concorde — достаточно надежная система. Правда, при эксплуатации в Teko Copiers файл-серверной версии случился сбой, что вылилось в один день простоя. Потом данные были восстановлены, потери, к счастью, оказались незначительными. Нынешняя SQL-версия работает без сбоев. Те инциденты, которые порой все же случаются, происходят, как полагают специалисты Teko Copiers, по причине нечеткой работы сетевого ПО Microsoft. Но сама система Concorde работает достаточно устойчиво.
Итоги и планы
При внедрении системы одной из основных задач была полная автоматизация учета. На сегодняшний день она решена. "Благодаря тому, что у нас все филиалы работают в единой информационной системе, в центральном офисе мы имеем полные данные о работе компании и можем принимать обоснованные управленческие решения, — отметил г-н Хисин. — Дистрибьюторский бизнес не позволяет расслабляться. Существующая система различных наценок требует тщательного управления финансовыми активами компании, чтобы однажды не оказаться в ситуации низкой платежеспособности".
Teko Copiers имеет семь офисов продаж в крупных городах, включая московский. В каждом есть свой склад плюс общий корпоративный склад в Москве. Concorde в сочетании с различными средствами передачи данных позволяет любому филиалу получать оперативную информацию о продукции на корпоративном складе, а в центре — информацию о том, что делается на региональных складах. Это позволяет быстро осуществлять переброску товара между филиалами, если возникает нужда. Система позволяет также вести единый справочник клиентов, благодаря чему клиент может пользоваться услугами сразу нескольких филиалов компании. Кроме того, в Concorde организован удобный обмен информацией, что способствует правильному ведению баланса счетов с клиентами.
Ряд преимуществ дает корпоративный сайт. Клиент при помощи прайс-листа может сформировать электронный бланк заказа, который затем импортируется в систему Concorde и обрабатывается. Это не совсем то, что называют торговлей через Интернет, но задачу создания Интернет-магазина Teko Copiers перед собой пока не ставит. Исследования показали, что для клиентов это слишком дорогой способ сделать заказ: ведь большинство из них находятся в регионах, где Интернет-услуги вовсе недешевы, поэтому многие из них до сих пор предпочитают пользоваться факсом или телефоном.
С помощью Concorde Teko Copiers удалось формализовать большое количество бизнес-процессов. Процесс адаптации был двояким: с одной стороны, в ключевых моментах система Concorde изменялась с учетом конкретных условий, с другой стороны -- компания частично перестраивала свою работу, как того требовала система. Зато благодаря такой формализации, по словам представителей Teko Copiers, новые бизнес-процедуры создавать сегодня гораздо проще.
Менеджеры отдела продаж Teko Copiers отметили, что с вводом в эксплуатацию системы Concorde резервировать товар стало можно как со склада, так и из транзита; организован оперативный доступ к статистике по каждой товарной позиции и по каждому дебитору. Теперь каждая складская операция по каждому товару и каждая финансовая операция сопровождаются отдельной проводкой, благодаря чему легко находить причины складских ошибок и устранять их, удобно вести балансы. Кроме того, удается поддерживать строгий порядок в учете, так как любой документ в системе неизменен (корректировка порождает новый документ).
В ближайшем будущем Teko Copiers намерена построить единую систему, включающую автоматизированный документооборот и имеющую мощные коммуникационные возможности. Teko Copiers планирует внедрить у себя систему Axapta той же компании Navision (http://www.navision.ru), хотя это потребует немало сил. В эксплуатируемую версию внесено уже столько изменений, что безболезненно провести переход в любом случае не удастся.
Данный проект также будет осуществлять компания Columbus IT Partner. “У нас уже есть большой опыт работы с Columbus, мы знаем особенности их подхода”, — отметил Георгий Хисин. Намечается, что какой-то участок новой системы Teko Copiers будет осваивать совместно с фирмой Columbus, а остальную доработку сделает самостоятельно. В пользу внедрения Axapta говорит то, что к с системой хорошо работают различные приложения. Кроме того, она имеет понятный интерфейс, чего нельзя было сказать о Concorde. “Мы рассчитываем получить нечто большее по сравнению с тем, что имеем сейчас”, — сказал Георгий Хисин.
История автоматизации Teko Copiers вполне традиционна: от небольшой собственной разработки — к внедрению мощной ERP-системы. Конечно, это не единственный способ, но, как показывает практика, каждая российская компания идет в этом направлении по собственному пути.
| Teko Copiers http://www.teko.ru |
| Группа компаний Teko была основана в 1990 году. Через два года в ее составе возникла компания Teko Copiers — фирма, созданная для продажи, ремонта и обслуживания копировальной техники. Сегодня это один из крупнейших в России поставщиков расходных материалов и запасных частей для офисной техники. Компания имеет сеть региональных офисов, расположенных, помимо Москвы, в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Новосибирске, Ростове-на-Дону и Хабаровске. |
