Компания «НафтаТранс» была образована в 1996 году. Основные направления ее деятельности — закупка, транспортировка, работа по агентским договорам, переработка и последующая реализация нефти и нефтепродуктов. «НафтаТранс» представляет собой холдинг из нескольких юридических лиц: «НафтаТранс», «НафтаТрансВосток» и «СИБ». Эти компании различаются по специализации и обрабатывают различные участки товарооборота. «НафтаТранс» приобретает сырую нефть и нефтепродукты, а в обязанности «НафтаТрансВосток» и «СИБ» входит транспортировка (экспедирование) нефти и нефтепродуктов. Головной офис холдинга находится в Москве, но основной бизнес сконцентрирован на Дальнем Востоке, главным образом в Хабаровске и Иркутске.
Подразделения холдинга активно взаимодействуют между собой. Одна компания может не только продавать другой нефтепродукты, но и обмениваться продуктами, услугами и осуществлять взаиморасчеты. Каждая компания ведет свой учет по различным операциям, специфичный для ее бизнеса. Хотя сотрудники холдинга долгое время использовали в своей работе одни и те же программные продукты, требования к отчетности и детализации информации в отдельных подразделениях компании различались. В результате приходилось вести двойной учет информации по всем компаниям. К примеру, сформировав закупку в одной компании, необходимо было оформить продажу в другой. Для этого приходится осуществлять нужные операции в одной компании, а потом дублировать их в другой. Все менеджеры работали с электронными таблицами Microsoft Excel, но одна и та же операция фиксировалась в разных Excel-файлах. Наконец, данные таблиц Excel далеко не всегда совпадали с данными использовавшейся бухгалтерской программы.
Неудивительно, что с развитием бизнеса руководство холдинга «НафтаТранс» осознало необходимость решать сложившиеся проблемы.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Решение: |
Поиск партнера
Важнейшей задачей автоматизации «НафтаТранс» было создание единого информационного пространства, связывающего все ключевые подразделения компании. Только решив эту задачу, можно было устранить дублирование одной и той же информации в разных подразделениях и в разных программах.
В поисках решения сотрудники «НафтаТранс» в 2000 году посетили выставку SofTool (http://www.softool.ru). Представленные там решения покрывали практически все потребности рынка. Однако демонстрировавшиеся разработки, как правило, базировались на бухгалтерских программах, а все остальные блоки были к ним добавлены. «Разработчики позиционировали свои решения как системы управления предприятием, но это изначально была бухгалтерия, а потом уже к ней добавлялись кадры, склад и прочее, — вспоминает Любовь Патыкина, занимающая пост главного бухгалтера ЗАО «НафтаТранс». — Мы решили, что такие системы не решат наших проблем».
Интерфейс системы Navision Axapta, продвигавшейся на упомянутой выставке компанией Columbus IT Partner, оказался с точки зрения специалистов «НафтаТранс» наиболее привлекательным. Кроме того, команда Columbus IT Partner смогла лучше всех рассказать о бизнес-процессах, реализованных в системе. «Они оказались похожими на процессы в компаниях «НафтаТранс», что во многом определило наш выбор, — говорит Любовь Патыкина. — Представители Columbus попали в точку, показав, что они занимались теми же проблемами, которые на тот момент беспокоили и нас».
| Columbus IT Partner http://www.columbus.ru |
| Columbus IT Partner — международный поставщик управленческих решений, имеет представительства в 30 странах мира. Основное направление бизнеса компании — консультационные услуги по выбору и внедрению корпоративных информационных систем. Основные продукты, продвигаемые Columbus IT Partner, — ERP-система Navision Axapta и CRM-системы компании Pivotal. Российское представительство Columbus является восточно-европейским Центром экспертизы по системе Navision Axapta и имеет самую обширную консалтинговую практику по Axapta в России. Обороты и клиентская база Columbus в России по итогам первого полугодия 2001 года удвоились по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года. |
Конкретизация бизнес-требований
Контракт был подписан спустя примерно два месяца после выставки, и в начале декабря специалисты компании Columbus IT Partner приступили к работе.
«Как правило, систему ищут предприятия, которые могут сформулировать круг своих проблем, — утверждает Владимир Демин, президент компании Columbus IT Partner. — Именно таким мы видим нашего заказчика — он уже созрел для того, чтобы рассматривать конкретные механизмы автоматизации. И в этом существенное отличие представителей бизнеса от государственных заказчиков, при работе с которыми обычно бизнес-требования конкретно не сформулированы. В этих случаях выбор системы или подход к автоматизации определяется, может быть, какими-то политическими или конъюнктурными соображениями».
Первоначально в рамках проекта по внедрению Navision Axapta в «НафтаТранс» предполагалась автоматизировать только логистические операции, но как только заказчик смог изложить основные потребности предприятия, то партнеры из Columbus вспомнили похожий проект, направленный на решение тех же проблем, что волновали «НафтаТранс». Наработки, сделанные в ходе того проекта, были продемонстрированы новому клиенту, и это побудило заказчиков из «НафтаТранс» не только задуматься о насущных проблемах, но и поставить задачу гораздо шире.
В результате с учетом перспективы развития бизнеса «НафтаТранса» перед компанией Columbus IT Partner были поставлены следующие задачи:
- построить единое информационное пространство, связав все ключевые подразделения компании и устранив дублирование ввода информации в разных подразделениях;
- обеспечить оперативный товарный учет, позволяющий заинтересованным подразделениям видеть реальные данные по наличию и движению нефти и нефтепродуктов и проводить оценку финансовой эффективности операций;
- построить систему документооборота в рамках холдинга, организовать обмен информацией в электронном виде;
- обеспечить условия для формирования данных как для управленческого учета, так и для фискального учета по холдингу и в разрезе отдельных компаний холдинга, с требуемой детализацией и аналитикой;
- обеспечить планирование, контроль и корректировку результатов как отдельных операций, так и деятельности в целом по холдингу, с требуемой консолидацией бизнес-процессов.
Дополнительно заказчики потребовали обеспечения гибкой технологической платформы для перспективного развития системы управления, в том числе и осуществляемого силами собственных специалистов компании.
«Нередко заказчик пытается решить разом все проблемы, объять необъятное, — рассуждает Владимир Демин. — Между тем практика показывает, что невозможно сразу внедрить ERP-систему, скажем, в такой компании, как "Газпром". Нужно разбить проект на очень мелкие сегменты и начинать работу так, как будто собираешь головоломку puzzle».
Справедливости ради надо заметить, что такую задачу не всегда возможно решить сразу и в меньшем масштабе, например, в компании «НафтаТранс». Если речь идет об одновременной автоматизации торгово-закупочных циклов, транспортировки, финансовой и бухгалтерской отчетности, то задача становится сверхсложной.
«Мы всегда стремимся разбить проект на наиболее мелкие этапы, чтобы не закопаться в деталях, — поясняет Владимир Демин. — Но, с другой стороны, все эти этапы должны иметь некоторую замкнутость. Невозможно внедрить только закупки без склада. Список бизнес-процессов должен быть самодостаточным».
Весь проект построения автоматизированного решения на базе системы Axapta для компании «НафтаТранс» был разбит на две основные фазы, каждая со своим объемом работ и сроками выполнения. На первом этапе проекта необходимо было автоматизировать логистические и основные бухгалтерские операции. На втором этапе (который идет в настоящее время) планируется автоматизировать все бухгалтерские процедуры, организовать учет основных средств, разработать процедуры планирования и бюджетирования.
Методология внедрения
Первая фаза проекта автоматизации основных бизнес-процессов компании «НафтаТранс» началась в декабре 2000 года и была рассчитана на 9 месяцев. Затем в течение еще трех месяцев шла доработка и отшлифовка построенных бизнес-процессов.С точки зрения Columbus вся деятельность по внедрению разбивается на несколько фаз. Первая связана с анализом самого предприятия, вторая — с формализацией бизнес-процессов и построением системного прототипа. Третья фаза — внедрение, четвертая — перевод системы в промышленную эксплуатацию. Эта методология изложена в ряде учебников, но изложение каждый раз существенно отличается. Специалисты Columbus, как подчеркивают руководители компании, стремятся формировать фазы проекта так, чтобы в каждой фазе получить осязаемый результат.
Примерно три года назад внутри группы компаний Columbus была сформирована инициативная группа, призванная выработать некую корпоративную методологию успеха. «Методология основана на идее, что все эти фазы должны быть физически измеряемы, чтобы и клиенты, и команда по внедрению четко видели, что их работа — поэтапное движение вперед к намеченной цели», — поясняет Владимир Демин.
Фаза анализа позволяет команде консультантов понять круг бизнес-задач. Очевидно, что, когда консультанты приходят в компанию, они, скорее всего, ничего не знают про нее, даже если у них есть богатый опыт предыдущих проектов. Им требуется время для того, чтобы вникнуть, вплоть до мельчайших деталей, в то, как построены бизнес-процессы на конкретном предприятии. По результатам этой деятельности подготавливается документ, подробно описывающий структуру компании и все бизнес-процессы. Этот документ согласовывается с заказчиком и служит гарантией того, что консультант понимает все правильно. И все же даже такого подробного документа бывает недостаточно. Требуется слишком хорошее пространственное воображение, чтобы люди по нарисованным диаграммам смогли представить себе реальную систему. Поэтому нужна вторая фаза проекта, в итоге которой заказчику предлагается прототип системы. Это уже настроенная программа, в которой какие-то процессы могут даже работать полностью, а какие-то могут быть только намечены. Система еще не функционирует полноценно, но ее уже можно изучать, оценивая, насколько в ней удобно работать и что нужно еще изменить. Это уже подводит заказчика к осознанию того, что же в результате он будет иметь.
В третьей фазе происходит настройка всей системы, перенос основных справочников и картотек, проводится обучение сотрудников на местах и выполняется интеграционный тест, который должен проверить и подтвердить работоспособность буквально каждого бизнес-процесса.
«Конечно же, все исключения смоделировать невозможно, — считает Владимир Демин. — В любом бизнесе может встретиться процесс, допустимый в рамках этого бизнеса, но ни разу еще не реализовавшийся. Мы ставим более простую задачу — протестировать все ситуации, которые хотя бы раз, но встречались».
У всех бизнес-процессов может быть не только прямое течение, но и "обратное" — откаты, например, в случае обнаружения ошибки. Такая ситуация тоже должна быть протестирована на стадии интегрального тестирования.
Смысл последней фазы заключается в том, что сотрудники компании-заказчика эксплуатируют полностью работающую систему в течение как минимум двух недель. По мнению Владимира Демина, если компания может самостоятельно работать с системой в течение этого срока, то можно считать, что желаемый результат достигнут.
К концу декабря 2000 года было закончено описание бизнес-процессов и вместе с заказчиком принято решение, что система Navision Axapta без модификаций способна удовлетворить большинство требований клиента. В самом начале января 2001 года за две недели в систему были введены все бухгалтерские остатки и "исторические" данные. С 15 января в «НафтаТранс» начали тестировать систему, а уже 23 января была запущена стандартная версия Navision Axapta. Сперва были запущены модули «Главная книга», «Управление запасами», «Закупки» и «Заказы», автоматизирующие учет закупок и заказов.
Дальше функциональность системы стала расширяться, и с февраля по март были запущены модули «Касса», «Банк», «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты с клиентами». В апреле-мае были запущены операции в рамках уже используемых модулей: ведение взаиморасчетов, переброска данных из одной компании в другую, вексельное обращение, импорт данных из удаленных офисов и так далее. В течение лета выполнялись модификации системы и подготовка полноценной функциональности по учету переработки нефти и расчету себестоимости на базе модуля «Спецификации».
Зарубежная система в России
Безусловно, технологическую платформу для развития бизнеса можно реализовать различными средствами — важно на этапе выбора платформы определить технологические возможности и ограничения тех или иных корпоративных систем. Если бизнес имеет специфику, которая не описывается в рамках стандартизованных схем, то стандартное ПО может не справиться с задачей, так что клиенту придется либо тратить усилия для дополнения этого ПО, либо выбрать другую систему, которая позволит разработать какую-то дополнительную уникальную функциональность.
В Navision Axapta набор стандартных функций достаточно разнообразен. К достоинствам системы относится возможность вносить изменения, что не в последнюю очередь и привлекло специалистов «НафтаТранс».
Основная проблема большей части западного ПО — это локализация, причем речь идет не о переводе на русский интерфейса и справочника, а о приспособлении иностранной системы к составлению российских отчетов. Иногда это требует достаточно серьезной перестройки системы. Так, западная отчетность допускает многострочные проводки, на которых может быть несколько дебетовых и несколько кредитовых записей. В российской бухгалтерии используется корреспонденция счетов, т. е. предполагается, что может быть только один дебет и только один кредит. «Если использовать западную систему без изменений, то отчеты, основанные на корреспонденции, в принципе построить невозможно, — комментирует Владимир Демин. — Нам пришлось дописывать целый блок функций, которые позволяют либо принудительно включать корреспонденцию, отодвигая западный метод ведения счетов, либо ее исключать. Важно отметить, что интерфейс Navision Axapta строится на основе технологии использования меточных файлов, которая обеспечивает системе ряд преимуществ при локализации. Например, в западной системе есть близкое слово account — счет. Этот account встречается в системе в десятке мест. Система, не использующая технологию меточных файлов, при локализации требует изменить английское слово account на “счет” в десятке мест. Надо вручную пересмотреть весь интерфейс и провести замену во всех случаях. При этом нет гарантии, что все места пройдены и слово account неожиданно не выскочит на экране. Технология меточных файлов позволяет для одной метки поменять значение, и это разнесется автоматически по всей системе".
Как поясняет г-н Демин, для перевода всего интерфейса системы на другой язык достаточно создать новый меточный файл и перевести все метки. Данная технология позволяет легко настроить интерфейс по требованию клиента, заменив все необходимые строковые элементы.
"Помимо вопросов локализации есть еще и проблема терминологии клиента, — продолжает Владимир Демин. — Если дебитор — это клиент, а в системе есть только дебитор, то следует либо переучить клиента, либо перенастроить это в системе. Во многих системах второй вариант просто физически невозможно реализовать. В Navision Axapta это дело нескольких минут".
Отраслевая специфика
В начале июня 2001 года началась подготовка системы к полноценному функционированию. Автоматизация компании стандартными средствами была завершена, и теперь требовалось оптимизировать Axapta в соответствии со спецификой бизнеса «НафтаТранс», которая, в свою очередь, отражает специфику отрасли. Так, при транспортировке на наливном пункте в цистерну закачивают бензин, цистерну взвешивают и перед отправкой пломбируют. Но на пункте назначения получатель приходует вес меньший, чем определенный вначале. Учет разницы автоматизировать несложно, скажем, путем списания на недостачу или потери. Но ситуация осложняется тем, что на дне цистерны присутствуют осадки, увеличивающие вес груженой цистерны. Перевозки учитываются по весу "брутто", а приемка — по "нетто", и система должна "помнить", что оплачивать приходится перевозку большего количества груза, чем реально поставляется.
Процесс переработки нефти также довольно специфичен. «НафтаТранс» поставляет заводу сырую нефть, а завод в конце месяца выдает отчет о переработанной продукции. При этом существует планируемый процент выхода, на основании которого прогнозируется, какое количество бензина «НафтаТранс» сможет реализовать. Но реально количество бензина может отличаться от ожидаемого — и в большую, и в меньшую сторону. Контракты на поставку нефтепродуктов заключаются на основании планов, но заказы необходимо обеспечивать реальным количеством переработанных нефтепродуктов.
После учета в системе всех этих нюансов встает проблема расчета себестоимости. В данном случае была разработана модель расчета на основе фактических и прогнозных цен реализации нефтепродуктов. Партнеры разработали алгоритмы ввода данных в систему и учета потерь и остатков. Все это потребовало дополнительного программирования.
Кроме того, в проекте был еще ряд подготовительных этапов, связанных с обучением пользователей и загрузкой данных в систему. «Если завтра в час Х вся компания должна начать работать в новой системе, то это означает, что завтра все сотрудники компании должны начать исполнять все бизнес-циклы уже в новой системе, — считает Владимир Демин. — При этом очевидно, что даже после идеально проведенного тренинга и тестирований у пользователя неизбежно возникнут вопросы».
Решение этих вопросов шло в двух направлениях. Во-первых, была создана детальная пользовательская инструкция. Во-вторых, для сопровождения системы и поддержки пользователей «НафтаТранс» привлекает консультантов из Columbus, которые, по словам представителей холдинга, буквально «стоят за спиной» у пользователя и при возникновении проблем подсказывают решение.
Семейная компания
В компании «НафтаТранс» на момент внедрения системы Axapta было около 15 рабочих мест, объединенных в локальную сеть. Само внедрение не потребовало никаких кадровых перемещений и существенной замены компьютерного парка. Во все компьютеры была добавлена оперативная память до 64 Мбайт и установлены 100-Мбит сетевые карты. Требования, обуславливаемые спецификой Navision Axapta, относились в основном к производительности сервера. Прежний сервер был менее производителен и был загружен текущими задачами. Поэтому с учетом рекомендаций специалистов Columbus и прогнозируемого объема работы в «НафтаТранс» под новые задачи был закуплен новый сервер на процессоре Pentium III Xeon 933 МГц с 1 Гбайт ОЗУ и контроллером Malex 352. Система работает под управлением операционной системы Microsoft Windows 2000.Компании, входящие в холдинг «НафтаТранс», получили единое информационное пространство. При условии, что все операции фиксируются в системе в момент их возникновения, появилась возможность получить отчетность мгновенно по всем участкам, которые раньше требовали какой-то дополнительной обработки. Ситуация стала гораздо более благоприятной для принятия решения топ-менеджерами. По оценке специалистов Columbus, скорость обработки информации увеличилась в несколько раз. Появились новые возможности по расчету и учету себестоимости нефтепродуктов.
Штат сотрудников «НафтаТранс» весьма ограничен, в своей основе это семейный коллектив. Психологическая проблема неприятия новой технологии, которая существует в той или иной степени в каждой компании, и здесь встала достаточно остро. В подобном коллективе очень сложно решать такие проблемы директивными мерами. Если в большой компании легко уволить человека и принять на работу нового, более восприимчивого к новым технологиям, то в семейном коллективе это практически исключено — скорее придется искать альтернативную технологию.
Это и была специфика проекта в «НафтаТранс», которая потребовала проведения дополнительной внутренней рекламной кампании с целью внушить сотрудникам мысль о необходимости внедрения. «Многие говорили, что новые средства реализации бизнес-процессов неудобны и сложны по сравнению с прежними таблицами Excel, — рассказывает Владимир Демин. — Если раньше пользователь мог без серьезных последствий наплодить произвольное число разных Excel-таблиц, то теперь его гибкость в этом отношении существенно ограничивалась. В интегрированной среде любое изменение регламентировано. Скажем, новый аналитический признак, попадая в систему, становится общедоступным и может помешать кому-то еще. Поэтому нам приходилось психологически подготавливать пользователей системы, проводить с ними работу, разъясняя, что при построении любой интегрированной системы какие-то потери все равно неизбежны. Если попытаться выстроить работу так, чтобы она устраивала всех, то вас ждет провал. Потому что любого человека в жизни не устраивает гигантское количество вещей, и по мере их устранения появляются новые. Надо ориентировать человека на то, что новшество приносит ему дополнительные выгоды. Мы старались показать, что в целом компания выигрывает от внедрения».
О результатах
В ходе первой фазы проекта были автоматизированы более 60 бизнес-процессов и внедрены модули “Главная книга”, “Банковские операции”, “Кассовые операции”, “Расчеты с поставщиками”, “Расчеты с клиентами”, “Закупки”, “Заказы”, “Управление запасами”, “Спецификации”, “Управление складом”. Результатом внедрения стал перевод всех логистических и большинства бухгалтерских операций в Navision Axapta. Сегодня внедренная система обеспечивает одновременное функционирование 15 рабочих мест.
По мнению руководства «НафтаТранс», главным результатом внедрения было создание единого информационного пространства, благодаря которому достигнута более прочная связка между менеджерами и бухгалтерией. Документы обрабатываются в единой программе, а все подразделения работают как единая команда.
«Обычно мы возвращаемся к клиенту через какое-то время, чтобы оценить преимущества от внедрения, — рассказывает Владимир Демин. — Сразу после запуска можно оценить только то, что лежит на поверхности: скорость, интегрированность, удобства от использования ранее не существовавшей функциональности. Экономические результаты, я уверен, есть, но они проявятся в процессе эксплуатации».
Однако результаты от внедрения системы сами внедренцы оценивают по двум направлениям — традиционные, которые дает предприятию интегрируемая система, и уникальные — специфичные для нефтеперерабатывающей промышленности и выполненные по заказу компании «НафтаТранс».
Важным результатом проекта стала автоматизация таких специфических процессов, как ведение учета товара (с точностью до номеров цистерн), работа по агентским договорам, ведение налогового учета по агентским договорам, экспедиторская деятельность, учет переработки нефти и расчет себестоимости получаемых нефтепродуктов. При этом разработаны две модели расчета себестоимости — на основе как фактических, так и прогнозных цен реализации нефтепродуктов.
Кроме того, разработана система аналитического учета, которая позволяет вести учет по партиям товара и учитывать расходы в рамках отдельных партий, маршрутных поручений или железнодорожных накладных. Система предоставляет возможность учитывать и распределять накладные расходы с точностью до цистерны с учетом аналитики в автоматическом режиме. Распределение осуществляется по 5000 записей за месяц, 300—500 цистерн в день. Очевидно, что это задача просто непосильна для электронных таблиц Excel.
Были также автоматизированы такие процессы, как работа с финансовыми поручениями, векселями, взаимозачетами и закупками товара между компаниями холдинга и контрагентами, а также учет заемных отношений, отслеживание цепочки движения товара между компаниями холдинга, автоматический перенос исходящих платежей одной компании холдинга в журнал входящих платежей другой, которая является получателем, использование сквозной финансовой аналитики. В целом временные затраты на выполнение этих операций снизились в два раза.
По завершении внедрения «НафтаТранс» совместно с Columbus IT Partner начали новый проект — вторую фазу внедрения в терминах заказчика. В ее рамках планируется переход на новый план счетов, автоматизация учета основных средств, построение процессов планирования и бюджетирования, получение консолидированной отчетности по холдингу и многое другое.
| ЗАО “НафтаТранс” |
| Компания основана в 1996 году. Основные направления деятельности — закупка, транспортировка, переработка и последующая реализация нефти и нефтепродуктов, работа по агентским договорам, экспедирование и инвестиционная деятельность на рынках России и других стран. Компания представляет собой холдинг, состоящий из нескольких территориально-распределенных юридических лиц, которые различаются по специализации и обрабатывают различные участки товарооборота. |
