Вероятно, первым документом одного из старейших российских предприятий следует считать Указ Петра I от 22 мая 1719 г.: "Ижорскую мельницу в два или три года перенести на новое место ниже, а именно тут же, где ныне лежит известь и амбар, дабы с Невы удобнее лес мочно для пилования взводить для того, что лес уже на Ижоре переводитца...". На сегодняшний день "Ижорские заводы" - многопрофильное предприятие, располагающее производственными, технологическими и кадровыми возможностями для серийного производства металлургической и машиностроительной продукции. Как и на любом большом предприятии, повседневная работа порождает огромное количество внутренних и внешних документов, требующих ежедневного согласования и контроля исполнения.
Профиль клиента |
| Компания: ОАО "Ижорские заводы" Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
Профиль партнера |
| Компания: ЛАНИТ Местонахождение: Руководитель: Решение: |
По словам начальника отдела системной интеграции завода Андрея Бутылина, еще год назад документооборот предприятия осуществлялся традиционным российским способом. То есть все документы, в том числе проекты договоров и прочая договорная переписка, согласовывались через внутреннюю курьерскую почтовую службу. В случае дефицита времени документы переносились непосредственно исполнителем из кабинета в кабинет. Контроль "доступа" и "авторизацию" обеспечивали секретарши или, в экстренных случаях, исполнители добивались личного приема у соответствующих руководителей. Огромный поток документов и большое число визирующих подразделений затрудняли процедуру заключения договоров, возникали сложности с оперативным контролем исполнительской дисциплины.
Внимательно изучив возможности решений автоматизации документооборота на базе Lotus Notes, в том числе систем "БОСС" от компании "АйТи" (http://www.it.ru) и "ЭСКАДО" от "Интерпроком ЛАН" (http://www.interprocom.ru), в мае 2000 года на заводе сделали выбор в пользу системы LanDocs от компании ЛАНИТ.
| ЛАНИТ http://www.lanit.ru |
| Холдинг ЛАНИТ (ЛАборатория Новых Информационных Технологий) двенадцать лет работает на российском рынке информационных технологий. Основное направление деятельности компании - разработка, внедрение, сопровождение и развитие корпоративных информационных систем. Деятельность ЛАНИТ охватывает также все направления информационно-технологических услуг - от консалтинга и реинжиниринга бизнес-процессов организации-заказчика до поставки программно-аппаратных средств и обучения специалистов. Компания имеет партнерские отношения с более чем сорока ведущими мировыми фирмами. Дилерская сеть ЛАНИТ насчитывает около 400 фирм в регионах России и странах СНГ. За последние годы компания выполнила ряд крупных проектов по автоматизации хозяйственной деятельности предприятий и внедрению систем документооборота, в том числе на таких предприятиях, как Димитровоградский автоагрегатный завод, Национальный банк Республики Казахстан, Банк Москвы, КазТрансОйл, Металлургическая инвестиционная компания (МИКОМ), ТуранАлем Банк (Республика Казахстан), Народный сберегательный банк Казахстана, ОАО "Сиданко". |
Рабочие места устанавливались непосредственно у руководителей служб, участвующих в согласовании договоров (служба маркетинга, начальники производств, планово-бюджетное управление, финансовое управление, юридическая служба, служба снабжения), а также готовились технические места ввода исходной информации в службах маркетинга и канцелярии завода. Такая "жесткая" методика внедрения была определена непосредственно генеральным директором ОАО "Ижорские заводы". В результате к октябрю 2000 года более двух десятков руководителей верхнего звена предприятия уже работали в условиях безбумажной технологии и фактически не имели возможности "спустить" договор на заключение через собственные секретарские службы. При этом подавляющее большинство топ-менеджеров не имели серьезного компьютерного образования, а некоторым пришлось осваивать "высокие технологии" с нуля. Как и на других крупных российских предприятиях, на "Ижорских заводах" большинство руководителей успели преодолеть возраст Христа, тем не менее внедрение LanDocs прошло успешно. Установка системы электронного документооборота инициировала интерес у руководителей к электронной почте, многие менеджеры стали активно использовать не только внутреннюю, но и внешнюю переписку.
К моменту начала внедрения электронной системы документооборота завод уже располагал развитой компьютерной и телекоммуникационной инфраструктурой, но автоматизация документооборота потребовала расширения корпоративной сети. В настоящее время к системе документооборота подключено 76 рабочих мест, в основном на базе персональных компьютеров производства Compaq. Все компьютеры объединены в корпоративную вычислительную сеть, охватывающую основные административные корпуса, а многочисленные удаленные пользователи на территории завода подключены через DSL-модемы и внутреннюю телефонную сеть предприятия. В качестве сервера задействован "усиленный" персональный компьютер, поставленный питерской компанией "Рамэк". В течение полугода эксплуатации предполагалось определиться с нагрузкой и при необходимости купить сервер соответствующей производительности. Однако результаты испытаний показали достаточную производительность системы. 1 августа 2000 года началась опытная эксплуатация системы LanDocs, допускавшая дублирование электронной версии документов твердой копией. С октября же процедура согласования договорной документации стала проводиться только через систему электронного документооборота. Следует подчеркнуть, что на предприятии автоматизировано именно согласование договоров на поставку продукции (особо ответственная часть документооборота, определяющая жизнедеятельность предприятия), а не просто служебная переписка.
Заместитель генерального директора, директор департамента тиражируемых программных решений компании ЛАНИТ Валерий Карабутов вспоминает: "В первую очередь специалисты нашей компании провели настройку системы LanDocs и ее адаптацию к специфике делопроизводственных процессов "Ижорских заводов". В том числе был отработан регламент работы с централизованным архивом электронных документов предприятия. Большая ответственность, возложенная на систему документооборота, потребовала очень жесткого тестирования на корректность регламентации прав доступа и полномочий. Попутно решались задачи внесения в архив всех приказов генерального директора и функции контроля их исполнения. Всего на первом этапе внедрения было установлено 47 рабочих мест. В процесс работы с системой было вовлечено большинство руководителей подразделений, что позволило упростить и ускорить процедуры работы с различными видами документов".
Внедрение LanDocs позволило сделать прозрачным процесс согласования документов для контролирующих организаций, исключить возможность потери документов, предоставило оперативный доступ к архивной базе договоров руководителям "Ижорских заводов". Отчасти удалось перейти на безбумажные технологии на некоторых участках делопроизводства, что значительно сократило время на подготовку документов, а применение электронной цифровой подписи исключило неавторизованные изменения документов. Кроме того, система отслеживает процесс согласования документов, т. е. хранит все их версии с привязкой электронных подписей к каждой версии. В результате руководитель может с уверенностью определить, кто именно составил тот или иной электронный документ.
Использование новой технологии регламентируется инструкцией по работе с системой и приказом на внедрение. Отдельным пунктом в приказе прописано использование электронной цифровой подписи, что придает юридическую значимость электронным документам в рамках предприятия. В ближайших планах завода расширение масштабов внедрения LanDocs, а также перевод на новую технологию всего внутреннего документооборота предприятия. Предполагается, что к концу текущего года в системе будет более 100 рабочих мест. В перспективе планируется подключить к системе всех сотрудников, работающих с документами (2000-3000 рабочих мест), что позволит создать единую среду автоматизированного документооборота.
| ОАО "Ижорские заводы" |
| Датой основания предприятия считается лето 1722 года, когда старая Ижорская мельница была перенесена на место современных Ижорских заводов. "Ижорские заводы" были основаны как предприятие, производившее разнообразную продукцию для нужд зарождающегося российского флота: пильный лес, якоря, медные листы для обшивки кораблей. В XIX в. Адмиралтейские Ижорские заводы, постоянно модернизируясь и расширяясь, производили широкую номенклатуру продукции - небольшие суда с полным оснащением, морские и навигационные инструменты, пушки и орудия. В начале двадцатого века Ижорские заводы были российским монополистом по производству корабельной брони. Предприятие бронировало корабли и автомобили, производило разнообразные судовые механизмы, гильзы для снарядов, дирижабли, двигатели внутреннего сгорания, огнеметы, бомбометы, первые в мире минные тральщики. В годы Великой Отечественной войны и блокады Ленинграда линия обороны проходила в трех-четырех километрах от заводской проходной. Но предприятие работало: был освоен выпуск реактивных снарядов для минометов "Катюша", производился ремонт танков и другой боевой техники.
В 1957 году на Ижорский завод постановлением правительства была возложена функция головного предприятия по разработке и изготовлению оборудования атомных энергетических установок для электростанций, судов и кораблей Военно-Морского Флота. В течение последних 40 лет "Ижорские заводы" - ведущее предприятие РФ, специализирующееся на изготовлении основного оборудования водо-водяных реакторных установок. Сегодня ОАО "Ижорские заводы" - многопрофильное предприятие, располагающее производственными, технологическими и кадровыми возможностями для серийного производства металлургической и машиностроительной продукции. "Ижорские заводы" входят в крупнейшую российскую корпорацию тяжелого машиностроения "Объединенные машиностроительные заводы" (группа "Уралмаш-Ижора"). В настоящий момент в ОМЗ также входят "Уральский завод тяжелого машиностроения" (Екатеринбург), завод "Красное Сормово" (Нижний Новгород) и ряд других предприятий. Группа ОМЗ производит около 70% бурового оборудования в России, 60% специальных сталей, свыше 90% горнодобывающего оборудования, 80% металлургического оборудования и около 50% оборудования для атомных станций. Гарантированный портфель заказов группы на 2001 год превышает 500 млн. долл. |
Документооборот на основе LanDocsLanDocs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов для комплексной автоматизации делопроизводства, создания/поддержки корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система LanDocs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, создать корпоративный архив электронных документов. LanDocs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями (например, Microsoft Project), разграничение доступа пользователей к документной информации. Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре клиент-сервер на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным Web-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через Интернет; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes). |
