Завод "Воронежсинтезкаучук" ведет свою историю с 1932 года. На его открытии присутствовал Сергей Миронович Киров, чье имя завод носил многие годы. В ту пору для производства каучука использовали спирт, который получали из картофеля и яблок, в изобилии родящихся на благодатных черноземах края. До сих пор на территории завода сохранились стены одного из первых цехов, в котором размещалось это производство.
Сейчас завод - это крупное предприятие с числом работающих около 5 тыс. человек. Продукция: различные каучуки, латексы, термоэластопласты - всего порядка пятидесяти наименований. Территория завода не очень велика. На ней размещается несколько цехов и протянуто огромное количество труб - одна рядом с другой, вдоль дорожек, между корпусами, градирнями и вышками, они горячей стеной поднимаются на десятки метров вверх от земли.
Делают каучук по сути так же, как творог: при определенной температуре происходит полимеризация (для этого дивинил смешивают с соляным раствором), потом образовавшиеся мягкие крупинки отделяют от излишней влаги и получившиеся комья прессуют в брикеты по 30 кг. Для придания каучуку различных полезных свойств в процессе обработки в него добавляют те или иные химические вещества. "Каучук делается медленно", - говорят на заводе, а потому и люди здесь работают обстоятельные и неторопливые.
Помимо производства основных видов продукции "Воронежсинтезкаучук" занимается очисткой сточных вод, оказывает услуги по передаче электроэнергии, перерабатывает давальческое сырье и сам отдает сырье в переработку, занимается реализацией материалов и отходов основного производства и т.д. Понятно, что это влечет за собой всевозможные схемы расчетов между поставщиками, покупателями и партнерами завода. Например, заводу в качестве оплаты за переработку оставляют часть давальческого сырья или часть готовой продукции, что весьма характерно для России.
В советские времена задачи учета запасов и материалов, расчет заработной платы, бухгалтерский учет и определение себестоимости продукции были автоматизированы и решались на ЭВМ ЕС-1036. Это был набор программных разработок специалистов завода, которые не складывались тогда в единую систему управления.
Иные методы хозяйствования, пришедшие в российскую экономику в 90-х годах, требовали более высокого уровня управления предприятием, опирающегося на точный оперативный учет. Кроме того, завод имеет деловые связи как с отечественными, так и с западными компаниями. Поэтому в 1995 году руководство завода поставило стратегическую задачу - внедрить на "Воронежсинтезкаучуке" единую автоматизированную систему управления.
Профиль клиента |
| Компания: ОАО “Воронежсинтезкаучук” Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
Профиль партнера |
| Компания: «Солвер» Местонахождение: Руководитель: Задача: |
Профиль партнера |
| Компания: АО “ЮНИКОН/МС Консультационная Группа” Местонахождение: Руководитель: Задача: |
Подготовка
Завод - предприятие крупное, поэтому выбор делался между тремя системами: Oracle Applications (http://www.oracle.ru), Baan (http://www.baan.ru) и SAP R/3 (http://www.sap.com/cis). Идея разработки заказной системы не рассматривалась вообще. К середине 90-х годов R/3 была наиболее распространена во всем мире, а компания SAP имела представительство в Москве, которое проводило необходимое обучение и обеспечивало техническую поддержку и сопровождение системы в течение всего ее жизненного цикла. Кроме того, набор модулей R/3 позволял решить практически все задачи управления большим предприятием и автоматизировать все виды расчетов завода, какими бы специфическими они ни были. Поэтому выбор пал на R/3.
Для ведения проекта на заводе была создана классическая организационная структура; во главе ее стал управляющий совет, в который вошло высшее руководство предприятия и руководители тех подразделений и служб, где должна было внедряться система. Функция управляющего совета - принятие стратегических и глобальных решений. Для внедрения каждой подсистемы R/3 были созданы отдельные проектные группы, а непосредственное управление осуществлял руководитель проекта, напрямую подчиненный генеральному директору предприятия.
В 1995 году было подписано соответствующее соглашение с фирмой SAP, а в 1996 году начата закупка необходимого оборудования у компании Hewlett-Packard (http://www.hp.ru). Системным интегратором и координатором проекта стала воронежская фирма “Солвер”. В июне 1997 года к процессу реализации проекта подключилась московская консультационная фирма "Юникон", взявшая на себя разработку проектных решений и внедрение. Специалисты “Солвер” и "Юникон" вошли в состав проектных групп структуры управления проектом.
| АО “ЮНИКОН/МС Консультационная Группа” http://www.unicon-ms.ru |
| Компания основана в 1989 году; специализируется на оказании услуг в области аудита и учета, управленческого, финансового, налогового, правового и кадрового консультирования, стратегических рыночных исследований, информационных технологий, оценки имущественных комплексов и корпоративных финансов. Сегодня в компании работает около 700 специалистов. |
| “Солвер” http://www.solver.ru |
| Инженерно-консалтинговая фирма “Солвер” создана в 1993 году. Основные направления ее деятельности - системы автоматизированного проектирования и производства (CAD/CAM/CAE); производственные системы; информационные технологии управления. |
В связи с тем, что объем внедрения был достаточно велик, управляющий совет принял решение вводить систему поэтапно. На первом этапе приоритетными стали задачи упорядочения дебиторской и кредиторской задолженности, а также налаживание сбыта.
Этап первый
Первый этап включал внедрение модулей "Финансы" (FI) и "Сбыт" (SD) в полном объеме, а также части модуля "Запасы" (ММ), касающейся управления запасами готовой продукции, и модуля "Информационная система". Первый этап проходил по классической схеме: подготовительная работа, разработка концепции, формирование прототипа, создание технической инфраструктуры проекта, обучение персонала, опытная эксплуатация, запуск в промышленную эксплуатацию. Это стандартная методология внедрения крупных систем. Доработкой методологии для данных конкретных условий занимались специалисты компании “Юникон”.
Подготовительные работы были закончены в июне 1997 года; с июля началась интенсивная разработка концепции, а затем формирование прототипа. Когда основная масса работ уже была выполнена, из-за трудностей с финансированием реализация проекта была прервана - фактически с марта до сентября 1998 года.
Экономя деньги, специалисты завода решили самостоятельно проложить на предприятии сеть. Надо ли говорить, что силы были потрачены впустую, так как позже компания-субподрядчик, специалист в своем деле, всю работу сделала заново. Тем не менее опытная эксплуатация прошла в течение двух месяцев, и уже 2 ноября 1998 года первая очередь системы была запущена в промышленную эксплуатацию.
Так как работа с R/3 для многих была непривычной, на предприятии поначалу опасались, что необходимые расчеты не будут готовы своевременно. Поэтому еще несколько месяцев велся параллельный просчет на ЕС 1036. Когда опасения прошли и данным, получаемым в R/3, начали доверять, часть задач на ЕС ЭВМ была остановлена. Это произошло 1 мая 1999 года.
Поскольку на "Воронежсинтезкаучуке" внедрялась SAP R/3 версии 3, в системе отсутствовала бухгалтерская и налоговая отчетность (такие выходные формы документов, как приходные и расходные кассовые ордера, платежные документы, счета-фактуры и т.д.). Все недостающее разработали программисты завода совместно со специалистами фирм "Солвер" и "Юникон", используя встроенный в R/3 язык ABAP/4. В связи с тем, что в России формы выходных документов часто меняются, при разработке пришлось прибегнуть к выгрузке данных в Microsoft Excel. Это позволяет в случае надобности исправлять формы за 10-15 мин, избежав постоянного переписывания программ. Кроме того, в системе R/3 отсутствует понятие корреспонденции счетов, без чего в российской бухгалтерии не обойтись. Такие отчеты были также написаны дополнительно упомянутой выше группой программистов. Подчеркнем здесь, что вновь созданные формы отчетов - это не изменение функциональности R/3, а необходимая адаптация к местным условиям.
Если вычесть промежуток времени, когда работы из-за отсутствия финансирования были приостановлены, то первая очередь проекта была внедрена за 12 месяцев. Результатом стало изменение технологии управленческой работы завода. В тех подразделениях, где были внедрены соответствующие модули, работа стала происходить в реальном времени. Информация теперь вводится в том месте, где она появляется, и сразу становится доступна всем, кто имеет к ней право доступа. Отныне отдел сбыта, финансовый отдел и бухгалтерия дают руководству одинаковые данные без расхождений, которые имели место ранее. Все справочники ведутся централизованно группой нормативно-справочной информации. Это позволило устранить разночтения и дублирование данных, приводившее ранее к многочисленным ошибкам. Благодаря этому появилась реальная возможность жесткого контроля над дебиторской/кредиторской задолженностью, причем все данные собираются в отчеты, имеющие компактный и удобный для анализа вид. "Благодаря внедрению R/3 дебиторская задолженность на предприятии была существенно сокращена", - отметил начальник отдела ИСУ ОАО "Воронежсинтезкаучук" Виктор Степанович Ефимов.
Этап второй
Летом 1999 года начались подготовительные работы по внедрению второй очереди системы, и к концу декабря в основном была закончена настройка прототипа. Однако вновь прекратилось финансирование проекта, и внедрение было задержано практически на год. 1 января 2001 года в промышленную эксплуатацию был запущен модуль "Основные средства" (АМ), а 1 мая - модули "Снабжение" (ММ), "Затраты" (СО), а также проведена интеграция подсистем "Финансы", "Сбыт" и "Информационная система". Срок внедрения второй очереди (опять-таки за вычетом вынужденного перерыва) составил 9 месяцев.
К системе R/3 были подключены служба материально-технического снабжения, отдел экспортно-импортных операций, отдел капитального строительства и отдел комплектации оборудования. Модуль "Затраты" сегодня охватывает планово-экономический отдел, производственную бухгалтерию, службы главного механика и главного энергетика. В результате ввода в эксплуатацию второй очереди системы на предприятии создан полностью замкнутый цикл движения материальных потоков - от закупки сырья до выпуска готовой продукции.
Создана информационная система для руководителя, построенная по трехуровневой схеме. Первый уровень - отчеты на основе первичных документов. Второй уровень - детализированные отчеты для бухгалтеров, экономистов отделов снабжения. Третий уровень - это обобщенные данные за неделю, декаду, месяц, т.е. информация о деятельности предприятия, предназначенная для руководителей различных подразделений и высшего руководства. При этом система позволяет проконтролировать возникновение каждой конкретной цифры вплоть до первичного документа.
Результат
Остановимся сначала на характеристиках информационной системы. Серверную ее часть составили две машины: основной сервер (сервер промышленной эксплуатации) - это двухпроцессорный HP 9000 D390 и тестовый сервер, используемый для настройки и тестирования проектных решений, - однопроцессорный НР 9000 К200. Для хранения базы данных используется дисковый массив суммарной емкости 48 Гбайт и блок внешних дисков - 5х18 Гбайт. Система работает под управлением ОС UNIX, в ней используется СУБД Informix.
В настоящее время в системе 135 автоматизированных рабочих мест, со временем их число будет увеличено до 150.
Для работы проектных групп используется сеть Ethernet на коаксиальном кабеле и сеть 10 Мбит/с на витой паре. Для промышленной эксплуатации системы все магистральные линии связи между службами и цехами предприятия спроектированы на основе оптоволоконных технологий. Внутренняя разводка коммуникационных линий связи в пределах одного здания выполнена на основе 100 -Мбит/c Ethernet, что обеспечивает требуемую пропускную способность при передаче данных.
Теперь об управленческих функциях. Одним из важных результатов внедрения системы R/3 стало налаживание учета. Прозрачность и доступность информации способствовали оперативному получению отчетных данных с любой степенью детализации, отражению различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности.
Так как информация о сбытовых и финансовых операциях стала вводиться в систему с рабочих мест сотрудников, ответственных за их выполнение, то отпала необходимость в ведении дополнительных регистров аналитического учета по подразделениям. Благодаря этому сократилось время документооборота. По каждому автоматизированному рабочему месту трудозатраты на подготовку ежемесячных отчетов снизились на 3-4 человеко-дня.
Упрощение и автоматизация сложных многосторонних взаимозачетов уже на первых этапах эксплуатации системы позволили заметно сократить дебиторскую задолженность. Кроме того, в ходе работ по внедрению системы R/3 было проведено тотальное обследование применявшихся схем бухучета и соблюдения налогового законодательства. По мере устранения выявленных недостатков консультанты проектной группы провели оптимизацию бизнес-процессов и обеспечили их дальнейшую автоматическую поддержку в системе. Это позволило сократить риск непроизводительных расходов по экономическим санкциям, применяемым контролирующими органами (штрафам и пеням).
Еще один немаловажный итог внедрения - выход на совершенно другой уровень работы. Дело в том, что до начала внедрения R/3 на “Воронежсинтезкаучук” не было ни одного персонального компьютера. Сейчас на предприятии 135 автоматизированных рабочих мест, а с учетом “внедренцев”, “настройщиков” и программистов - 164.
Сейчас завод прекратил разработку и сопровождение нестандартного ПО, применявшегося для обработки сбытовых и финансовых операций. Все финансовые и бухгалтерские задачи теперь решаются в системе R/3, а объем накопившихся данных позволяет проводить анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия как по финансовым, так и по материальным потокам, связанным со сбытом и реализацией готовой продукции.
По словам Виктора Ефимова, внедрение R/3 - это “обеспечение полной прозрачности информации для владельцев предприятия, акционеров, а также повышение рейтинга предприятия не только на внутреннем, но и на внешнем рынке”.
Немного о проблемах
Внедрение системы R/3 не прошло гладко, и причин тому было несколько. Пожалуй, самой существенной из них была двукратная остановка проекта из-за отсутствия финансирования, а также экономический кризис 1998 года. Все это задержало внедрение системы практически на два года. А SAP R/3, по мнению Виктора Ефимова, лучше внедрять сразу полностью. Только возникшие сложности вынудили предприятие разбить внедрение на несколько этапов. Не секрет, что долгие перерывы в работе приводили к расхолаживанию проектной команды, ощущение отсутствия перспектив отрицательно сказывалось на настроении людей, к тому же до 80% наработанного приходилось потом делать заново.
Вторая проблема - невозможность полностью освободить персонал предприятия от текущих обязанностей для обучения работе в системе. Обучение происходило одновременно с повседневной деятельностью, включая сопровождение ряда задач на тогда еще работавшей ЕС ЭВМ. Это также сказалось на сроках внедрения проекта.
Третья - отсутствие достаточного финансирования. В частности, из-за этого не все представители завода смогли пройти обучение на курсах компании SAP AG. Консультанты фирм “Солвер” и “Юникон” на месте обучали пользователей работе в уже настроенной системе R/3.
Еще один важный момент - психологический. Не секрет, что внедрение такой серьезной системы управления, как R/3, влечет за собой частичную реструктуризацию служб предприятия. Это поначалу настраивало людей против внедрения, сотрудники опасались сокращения штата. Не желая изменений, работники бухгалтерии настаивали на том, чтобы из R/3 можно было получать точно такие же выходные формы документов, к каким они привыкли на ЕС ЭВМ. Группе внедрения пришлось идти на некоторые уступки, что также задержало проект. Однако, когда первая очередь системы успешно заработала, бухгалтерия предприятия сама провела реструктуризацию, перераспределив функции между своими сотрудниками.
Кроме того, пользователей приходилось обучать работе на персональном компьютере с нуля. Многим, особенно людям немолодым, приходилось преодолевать страх перед компьютером. Однако теперь даже заявление на отпуск никому не приходит в голову писать вручную.
Определенную роль сыграло и то, что для фирм “Солвер” и “Юникон” это был первый опыт внедрения системы R/3. В результате слишком много времени было затрачено на обследование предприятия и написание концепции. Однако уже на втором этапе работ ряд моментов был учтен, и благодаря исключению из схемы внедрения излишних стадий работы заняли на три месяца меньше. При этом компаниям “Солвер” и “Юникон” удалось сделать проект фактически “под ключ”, проводя и настройку системы, и обучение рядовых пользователей.
Планы и ожидания
В качестве дальнейших шагов “Воронежсинтезкаучук” планирует перейти на SAP R/3 версии 4.6 (mySAP.com), которая уже в полной мере учитывает российскую специфику. Это потребует изменения уже внедренных проектных решений.
К январю 2002 г. планируется переход на новый план счетов. Подготовка к этому, по словам Виктора Ефимова, займет около трех месяцев, а сам переход должен произойти не более чем за двое суток, так как отгрузка продукции идет на предприятии круглосуточно.
Планируется создание системы бюджетирования и реализация ее средствами R/3 - SAP Strategic Enterprise Management (SEM); разработка управленческой отчетности для высшего менеджмента предприятия с использованием OLAP-технологии и пакета SAP Business Information Warehouse (BW). Предполагается внедрить подсистемы “Планирование и управление производством” (модуль (РР); “Техническое обслуживание и ремонт оборудования” (модуль РМ); “Управление качеством” (модуль QM). Дальнейшее развитие получит система полномочий для обеспечения защиты информации и предоставления авторизованного доступа к данным системы. В планах также разработка методики и настройка средств архивирования данных в R/3. Будет организована и работа с партнерами предприятия через Интернет.
Перспективным направлением специалисты завода считают сопряжение R/3 с АСУТП предприятия. Намечена разработка системы автоматизации диспетчерского пункта завода - сейчас диспетчер получает данные в основном по телефону. С внедрением компьютерных технологий в диспетчерское управление и станет возможным сопряжение данных АСУТП и системы R/3.
От намеченных мероприятий руководство “Воронежсинтезкаучук” ожидает качественного повышения уровня системы управления, что может быть достигнуто за счет создания системы взаимоувязанных бюджетов, средств их формирования и контроля исполнения. Кроме того, на заводе рассчитывают на более эффективное управление производством и планирование выпуска продукции и потребностей в ресурсах, снижение издержек, связанных с заготовкой и хранением материалов.
Вместо заключения
Из всего сказанного видно, что процесс внедрения SAP R/3 на заводе "Воронежсинтезкаучук" был весьма непрост. Наряду с трудностями понимания "философии R/3" пользователи предприятия столкнулись с существующими в системе пробелами в поддержке эффективной и прозрачной статистической, бухгалтерской и налоговой отчетности, соответствующей российскому законодательству. Все это, несмотря на видимые преимущества R/3 как полнофункциональной интегрированной системы, затрудняло ее внедрение. Однако, по словам Виктора Ефимова, в системе есть все, что нужно, и ничего не нужно дописывать специально для каждого конкретного клиента.
Значительно помогло делу то, что специалисты компаний "Солвер" и "Юникон" не прекращали работу по внедрению R/3 даже в самые трудные времена. На "Воронежсинтезкаучуке" уверены, что по окончании действия контракта они останутся со своими партнерами в самых добрых отношениях и всегда смогут рассчитывать на любую консультацию. И все участники внедрения проекта, приближаясь к окончанию работ, пришли к выводу, что система SAP R/3 - это продукт, с которым можно успешно работать.
| ОАО “Воронежсинтезкаучук” |
| Предприятие существует с 1932 года. Сегодня это один из крупнейших в отрасли производителей высококачественных каучуков, термоэластопластов и латексов, пользующихся большим спросом на внутреннем рынке и за рубежом. Система управления качеством выпускаемой продукции “Воронежсинтезкаучука” в мае 2001 года была сертифицирована по стандарту ISO 9000. |
