Автоматизация TJ Collection

Профиль партнера

Компания: «Информконтакт» Местонахождение: Москва Руководитель: Сергей Коломейцев, эксперт отдела сопровождения Решение: По заказу TJ Collection создана распределенная ИС на базе системы Alfa

TJ — управление и технологии работы

Компания TJ Collection представляет собой торговую сеть с центральным офисом в Москве и множеством филиалов по всей стране; это одна из немногих подобных сетей в России. Распределенная структура торговой компании диктует определенные правила организации бизнес-процессов, невыполнение которых ставит под угрозу развитие и рост сети. Первое из таких условий — разработка схемы и расписания обмена информацией между подразделениями и головным офисом, причем речь идет о сведениях по всем участкам деятельности: от данных о продажах до бухгалтерской отчетности. Отсюда вытекает и второе условие: необходима плотная консолидация филиалов сети для осуществления анализа деятельности и принятия оперативных управленческих решений.

TJ Collection работает в достаточно специфической области – индустрии моды, где играет роль не только обычное для торговли соотношение качество/цена, но и такой изменчивый показатель, как тренд. По словам одного из членов совета директоров компании, «…необходимо постоянно держать руку на пульсе изменений на рынке модной обуви». Именно тренд определяет ассортимент продукции, обычно насчитывающий порядка 50 тыс. позиций и обновляемый каждый сезон.

Региональные представительства и московский офис тесно интегрированы, и информационный оборот между ними достаточно интенсивен. Заказы на товар из торговых точек поступают в центральный офис, где могут быть скорректированы с учетом финансовых потоков. Затем заказанная партия обуви доставляется в филиал, который, в свою очередь, составляет отчеты по итогам продаж.

Региональные представительства должны получать информацию из центра без задержек независимо от степени их удаленности от центра и качества каналов связи. Понятно, что непростая система операций над товарами требует точной координации работы менеджмента компании, и здесь не обойтись без применения информационных технологий.

План...

Необходимость автоматизации была ясна топ-менеджменту TJ Collection еще на первых порах существования компании. Внедренная АСУ некоторое время удовлетворяла эту необходимость, но рост корпорации шел настолько быстрыми темпами, что к 1997 году установленная ранее система на базе файл-сервера перестала отвечать возросшим потребностям как в осуществлении документооборота, так и в том, что касалось информационного единства филиалов. TJ Collection была нужна мощная ИС, и руководство компании остановило свой выбор на программном комплексе Alfa, представляемом на российском рынке компанией «Информконтакт».

Привлекательность системы Alfa для TJ Collection заключалась в ее способности реализовать все многообразие схем торговли и отношений с контрагентами, а также в возможностях многоуровневой аналитики, в том числе и процессов товарооборота. К тому же соотношение цена/качество у Alfa, по мнению топ-менеджеров TJ, оптимально для системы ERP-класса. Наконец, такой интенсивный информационный обмен, как в TJ, требует мощной СУБД — такой, как Oracle.

Концептуально внедрение комплекса Alfa в TJ Collection означало создание уникальной распределенной системы: центральный офис и 31 региональное представительство компании необходимо было полностью интегрировать в единое информационное пространство.

...И его реализация

Внедрение корпоративной системы – в какой-то мере новая точка отсчета для организации, но немаловажный вопрос – сохранность информации, накопленной этой организацией в предыдущие периоды. Поэтому внедрение началось с переноса всей хранившейся в TJ учетной информации. Программисты «Информконтакта» разработали специальный шлюз, с помощью которого из существовавшей на тот момент системы в систему Alfa была перенесена вся документация по складам, история взаимоотношений с клиентами и ряд других важных блоков документов.

Проект начался с внедрения Alfa-Stock, модуля комплексного управления товарооборотом. Это позволило TJ отслеживать все товарные потоки по складам и салонам, контролировать товарные остатки, осуществлять как двух-, так и трехсторонние взаиморасчеты с контрагентами с учетом корпоративной структуры. Система предусматривает и такой важный функциональный элемент, как бронирование товарных позиций, что необходимо любой компании со сложными логистическими схемами. Наконец, Alfa-Stock позволяет отслеживать спрос на тот или иной вид товара (в данном случае на ту или иную модель обуви – вплоть до цвета) и формировать ценовую политику с учетом себестоимости.

Практически во всех салонах TJ Collection установлены POS-терминалы, однако отчеты по продажам обрабатывались сотрудниками вручную, что, естественно, сильно тормозило ход работы. Ситуация в корне изменилась после установки в каждом из салонов модуля розничной торговли Alfa-Retail. Данные POS-терминалов импортируются в систему и экспортируются автоматически; при этом учитываются смены продавцов и дисконты на товар. Таким образом, центральный офис TJ получает информацию о продажах в любом из салонов компании в буквальном смысле «от кассы».

Параллельно с внедрением пакета оперативного учета проектная команда разрабатывала схему консолидации финансовых и бухгалтерских потоков в единое информационное поле. Очевидно, что объединить бухгалтерский учет 32 подразделений – нелегкая задача. Но механизм консолидации отчетности, предусмотренный в модуле бухгалтерского учета Alfa-Account, позволил осуществить это в том виде, который был необходим заказчику. Отчетность аккумулируется автоматически на планах счетов филиала-консолидатора, в данном случае центрального офиса TJ Collection. Однократно сделанная проводка, согласно настройкам системы, отражается на идентичных счетах и субсчетах всех планов счетов, использующихся бухгалтером. Планируемый переход на новый план счетов также не создаст бухгалтерии TJ проблем: новый план просто заводится в Alfa-Account, и вновь вводимые данные начинают отображаться в новом плане согласно обычным правилам. Расчет заработной платы и управление персоналом осуществляется в TJ средствами модуля Alfa-Salary в соответствии с вновь принятыми законодательными нормами.

Выполнение основной задачи – обеспечения постоянного обмена информацией между подразделениями – было начато с построения корпоративной схемы информационных потоков. Проектная группа разработала «дерево корпоративности», логически организовавшее не только внутреннюю структуру TJ, но и контрагентов компании. Техническую сторону проекта обеспечивает модуль Alfa-Distant Link. Передача данных осуществляется в режиме, удобном для пользователей: с произвольной частотой обмена. На этапе планирования проекта руководство TJ высказало следующие пожелания: оптимальной была бы система обработки данных, с помощью которой информация обо всем товародвижении в филиалах и на удаленных складах в режиме offline передавалась бы в центральный офис в Москве. Alfa-Distant Link позволил воплотить эту идею в полном объеме. О конфиденциальности передаваемых данных беспокоиться тоже не приходится: пакет шифруется с помощью внутрисистемной кодировки, и даже после расшифровки (что потребует немалого труда) прочитать данные вне системы невозможно.

Забегая вперед

Полугодовой проект внедрения системы Alfa в TJ Collection подходит к завершению, и уже можно подвести некоторые итоги совместной деятельности. TJ получила мощную систему, которая позволит компании развиваться без ограничений – полный комплекс инструментов управления и планирования бизнес-процессов. На сегодняшний день это одна из немногочисленных торговых сетей общероссийского масштаба, имеющих в своем распоряжении систему класса ERP. Дальнейшее расширение сети – одно из приоритетных направлений в планах руководства компании. Кроме основного брэнда – TJ Collection —компания продвигает линию обуви Carnaby, а скоро TJ предложит российским покупателям и эксклюзивные модели одежды.

TJ Collection http://www.tjcollection.com

Одна из крупнейших корпораций на мировом рынке обуви и аксессуаров. Компания создана в Великобритании в 1992 году, работает в Великобритании, ЮАР и Восточной Европе (офисы в Лондоне, Йоханнесбурге и Москве). Имеет 63 магазина в 23 странах. В 1993 году открылось представительство TJ Collection в России.

Версия для печати