Oracle Applications в компании "Генезис"

Рынок дистрибуции в России стабилен и динамично развивается. К числу наиболее сильно прогрессирующих компаний этого сегмента относятся дистрибьюторы фармацевтической продукции. Динамика развития бизнеса, а также растущая конкуренция заставляет руководство компаний пересматривать традиционные концепции управления и изыскивать инструменты качественного контроля и оперативного управления финансовыми и материальными потоками. Чтобы устоять в конкурентной борьбе за один из наиболее прибыльных сегментов рынка, нельзя обойтись без внедрения современной интегрированной системы управления. Пример грамотного решения такой задачи - ЗАО "Генезис" (Санкт-Петербург).

Ответственность заказчика

Главный фактор успешного внедрения системы - отношение заказчика к проекту. Разработку новой бизнес-модели и внедрение соответствующей ей технологии может осуществить лишь сам заказчик, а поставщик решения (в данном случае - Oracle) и его партнеры - только помощники и инструмент в реализации перехода компании в новую среду ведения бизнеса. В этом вопросе "Генезис" проявил себя как исключительно грамотный партнер, осознающий текущую проблематику, понимающий пути решения проблем и способный выполнить стратегическую перестройку ведения бизнеса, работая в кооперации с внешними консультантами и в то же время самостоятельно принимая ключевые решения, не перекладывая ответственность за них на внешние ресурсы и обстоятельства. Такая ответственность и самостоятельность заказчика при внедрении - а по сути при смене бизнес-модели - пока совершенно не характерны для российской бизнес-среды, и в этом смысле ЗАО "Генезис" в бизнес-практике Oracle служит эталоном взаимоотношений поставщика и заказчика при решении комплексной задачи перестройки бизнес-модели на базе новейших технологических решений.

По словам генерального директора "Генезис" Алексея Хромова, принять стратегическое решение о внедрении интегрированной системы было нелегко. Группа программистов компании в течение четырех лет самостоятельно разрабатывала программные продукты, которые весьма успешно обеспечивали различные направления деятельности компании: "Транспорт и доставка", "Склад и заказы", "Закупки". Все разработки выполнялись в среде FoxPro. Такая организация работы, имея свои положительные стороны, создавала, однако, и определенные проблемы, в числе которых были недостаток функциональности, неактуальность данных, отсутствие целостной картины, проблема обработки больших объемов данных, недостаточная защищенность данных от сбоев, "Проблема 2000", трудности с поддержкой собственного ПО в филиалах.

Тщательно рассмотрев технологию работы фирмы и прогноз ее дальнейшего развития, руководство ЗАО "Генезис" в качестве решения, устраняющего проблемы и позволяющего перейти на новый уровень организации бизнеса, выбрало Oracle Applications.

Методичность и последовательность

Одним из ключевых аргументов в пользу Oracle Applications послужило наличие у компании хорошо проработанной и апробированной методологии внедрения, включающей как методики собственно внедрения и привязки продукта к модели бизнеса конкретного предприятия, так и методики анализа применяемой бизнес-модели в контексте рекомендуемых стандартных решений Oracle Applications в рамках разработки бизнес-модели очередного этапа развития компании-заказчика.

Предваряя многоэтапный процесс собственно внедрения, консультанты Oracle провели предпроектное обследование по методике Oracle - ISSP (Information Services Strategy Planning), которое заняло около месяца. Для анализа собранного материала было организовано несколько последовательных сессий (семинаров) с участием генерального директора ЗАО "Генезис", финансового директора, технического директора, руководителей основных отделов и служб, директоров филиалов, проховшие при активном участии всех присутствовавших.

Был проведен SWOT-анализ, определены бизнес-цели и бизнес-стратегия, сформулирована миссия компании, составлен план развития. Далее были выделены ключевые бизнес процессы, проведено их отображение на стандартную функциональность Oracle Applications. Результаты обследования были представлены в виде концептуальной бизнес-модели компании.

Основные модули, которые были внедрены в компании "Генезис",- это "Управление финансами" ("Главная книга", "Дебиторы", "Кредиторы")" и "Управление материальными потоками" ("Заказы", "Закупки", "Склады").

С самого начала проекта с заказчиком были согласованы две процедуры - решение спорных вопросов и приемка результатов поэтапно. Это позволило четко планировать ресурсы и закончить проект в намеченный срок - к началу нового 2000-го финансового года.

Внедрение и управление проектом происходило по методикам Oracle Consulting - соответственно AIM (Applications Implementation Method) и PJM (ProJect Management). Основные этапы внедрения:

• определение бизнес-требований;
• описание применяемой бизнес-модели, включая каталог бизнес-процессов и событий;
• отображение и сопоставление бизнес-процессов
• формирование и функциональный дизайн будущей бизнес-модели
• технический дизайн и настройки
• сценарии тестирования
• передача системы в эксплуатацию.

В качестве базовой среды для создания и анализа бизнес процессов была выбрана среда, представленная еще одним методом Oracle Consulting, - OBM (Oracle Business Model). Использование OBM подсказало некоторые новые бизнес-идеи и обеспечило технику отображения бизнес-процессов.

Со стороны Oracle в проекте работал коллектив в составе руководителя проекта, трех консультантов компании Oracle и нескольких консультантов от бизнес-партнеров Oracle - "Форс" (http://www.fors.ru, ЛАНИТ (http://www.lanit.ru), "Авикомп" (http://www.avicomp.ru). Заказчик серьезно подошел к организации проектной группы и выделил 12 человек исключительно для работы над проектом. Все участники проекта были поделены на группы по функциональным областям (причем в ходе проекта происходила перегруппировка между модулями или функциональными областями с тем, чтобы выравнять скорости внедрения). В каждой группе было определено два руководителя - один со стороны заказчика, один со стороны партнера. Еще выше по иерархии находились менеджеры проекта со стороны заказчика и партнера.

Взаимодействие между группами формально происходило на уровне событий из каталога событий. Дополнительные вопросы решались на совещаниях. В ходе работ случались передачи целых функциональных подобластей от одной группы к другой - например, организация возвратов перешла от "Сбыта" на "Склад", маркетинг - из "Закупок" в "Сбыт". Очень эффективным и результативным оказалось отображение бизнес-процессов на верхнем уровне с прорисовкой всех возможных связей как процессов внутри одной функциональной области, так и между областями.

Основные трудности возникли при отображении процессов бюджетирования; они были преодолены при участии руководителей предприятия после выработки особой концепции бюджетирования.

Эффективность участия в проекте специалистов заказчика увеличивалась от этапа к этапу. Последние документы - учебные материалы, инструкции для пользователей, полномочия пользователей - были подготовлены практически без участия специалистов Oracle Consulting. Обучение конечных пользователей и управление изменениями (Change Management) также обеспечивались проектной группой заказчика.

Дополнительные разработки

По словам Владимира Григориади, руководителя проекта от ЗАО "Генезис", стандартная функциональность Oracle Financials полностью покрывает потребности практически любой дистрибьюторской фирмы, поэтому в ходе проекта потребовалось не много дополнительных разработок. Заметим, что все они лежали за границами проекта.

После составления списка дополнительных разработок они были расстановлены в порядке приоритета: ключевые, необходимые, желательные и т.д. Далее была проведена оценка их трудоемкости, и на совещании было определено, какие разработки выполняются сотрудниками заказчика, какие внешними специалистами. Задачи составления функционального дизайна разработок были целиком возложены на сотрудников заказчика.

Одной из дополнительных разработок было создание интерфейса между программой "1С:Бухгалтерия" и Oracle Applications. Это решение позволило существенно снизить затраты на разработку отчетов для налоговых органов в ходе проекта, поскольку программа "1С:Бухгалтерия" обеспечивает пользователей необходимым набором стандартных отчетов, а главное, фирма "1С" своевременно обновляет все отчетные формы при изменениях в законодательстве.

Ключевой и самой трудоемкой была разработка системы ценообразования с контролем минимальных продажных цен из центра. Дело в том, что каждый филиал ЗАО "Генезис" ведет свою собственную ценовую политику для каждого клиента, исходя из минимальных продажных цен, которые определяются в центре для всех филиалов или для группы их. В ходе разработки были созданы формы ввода и контроля цен, параллельная программа расчета продажных цен.

Результат

Решение для ЗАО "Генезис" базируется на централизованной трехсерверной архитектуре, включая сервер базы данных, сервер приложений и сервер управления интерфейсом конкурентных пользователей; приложение контролирует работу 8 операционных единиц и 9 складов; для связи с филиалами существует линия с пропускной способностью 64-96 Кбит/c. Расчетный срок окупаемости проекта составляет один год. Экономический эффект в виде устойчивого роста прибыльности и объемов продаж, снижения себестоимости, сокращения срока оборачиваемости складских запасов уже наблюдается в течение всего периода эксплуатации системы.

Внедрение любой системы предполагает серьезные изменения в работе организации. В ЗАО "Генезис" изменения организации бизнеса были кардинальными в первую очередь потому, что за основу будущих бизнес-процессов были взяты процессы, рекомендуемые OBM. Изменения коснулись структуры компании - она вытекала из созданных бизнес-процессов. Ряд должностей был упразднен или объединен. Руководство компании понимало серьезность изменений и приняло решение управлять ими по методике Oracle. Изменения обсуждались сначала на уровне директоров филиалов, которые затем самостоятельно проводили собрания со своими подчиненными. Благодаря проведенным работам переход на новую систему прошел достаточно гладко, сотрудники были готовы к неизбежным трудностям и накладкам в первые недели запуска.

Важный вывод, к которому постепенно приходят российские заказчики интегрированных систем, - успех приходит только при условии осознанной необходимости изменений применяемой бизнес-модели, строгого следования отработанной поставщиком методологии внедрения и принятия заказчиком на себя ответственности за конечный результат.