Единая система электронного документооборота Администрации Санкт-Петербурга

По решению Администрации Санкт-Петербурга к первой очереди объектов внедрения системы документооборота были отнесены: Канцелярия губернатора, территориальные управления административных районов и отраслевые органы администрации, включающие Комитет по градостроительству и архитектуре, Комитет по транспорту и Комитет по экономике и промышленной политике.

ЕСЭДД в первую очередь должна была обеспечить полный компьютерный учет основных документов, подготовку и отслеживание информации о ходе рассмотрения и исполнения документов, а также полный электронный обмен информацией о документах, исключающий необходимость повторно регистрировать их вручную. Второй частью проекта стала организация оперативного доступа ко всем базам документов (БД) на основе технологии Интернет/интранет.

В ходе предварительного анализа существующей схемы документооборота было выявлено пять основных документопотоков, а именно: служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, документы по контролю исполнения, рассылка нормативных документов, подготовка и регистрация проектов документов. В силу организационной структуры Администрации (в частности, наличия отдельных систем регистрации и учета по каждому виду документов) эти потоки относительно независимы.

Укрупненно ЕСЭДД состоит из функциональных подсистем, банков документов и корпоративных сервисов, которые объединяются в единую сеть на основе Интернет-технологий. Руководитель отдела внедрения программ по делопроизводству консорциума «Кодекс» Татьяна Копнина вспоминает: «В большинстве подразделений Администрации все тексты и до внедрения ЕСЭДД готовились, как правило, на компьютерах, но в то же время практически повсеместно документы в электронном виде или отсутствовали, или были недоступны. В результате, если дело доходило до создания банков документов, оказывалось проще обратиться к бумажным источникам, снова их набрать, сверить и поместить в БД. Этот парадокс имеет место практически во всех больших государственных и коммерческих организациях. Выход просматривался только один — в процессе создания документа сразу помещать его в общую БД; кроме того, документ, идущий на подпись, должен был распечатываться только из БД. Иными словами, необходимо было параллельно с процессом подготовки документов протоколировать работу с самим документом». Практически это было реализовано в отдельной функциональной подсистеме «Электронная протокольная служба».

На большинстве рабочих мест для первичной подготовки документов используются Microsoft Windows 95/98 и Word 97, настроенный для взаимодействия со специализированной БД «Кодекс». БД здесь работает «за кадром», протоколируя работу с текстом. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, принятых в том или ином подразделении. Все они также хранятся в БД «Кодекс». Система осуществляет учет использования бланков, в полном соответствии с правилами делопроизводства, определяемыми ГОСТом. Одна из самых интересных функциональных подсистем — «протокольный сектор». Фактически это финальный акт превращения файлов в официальный документ. Документам присваиваются регистрационные атрибуты, после чего они помещаются в эталонную БД для сохранения в неизменном виде, а копии отправляются для электронного опубликования в банк документов и на Web-узел Администрации Санкт-Петербурга (http://www.gov.spb.ru).

В марте 2000 года были подведены итоги первого этапа разработки и внедрения ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга. В целом система была успешно внедрена на 26 объектах, при общем количестве рабочих мест порядка 150. По данным информационного агентства «Алгоритм» (http://www.algo.ru), сметная стоимость работ по первому этапу составила 2 млн. руб.

В качестве субподрядчика при создании ЕСЭДД привлекалась питерская компания «Рост», на ряд объектов была поставлена компьютерная техника московской компании «Формоза» и петербургской «MicroXpert», а отдельную часть проекта по созданию территориально распределенной телекоммуникационной сети для ЕСЭДД осуществляет государственное предприятие «Телекомпания Санкт-Петербургское кабельное телевидение».