Внедрение Baan IV в ОАО «Нижфарм»

В 1998 году компания начала внедрение системы Baan IV. О некоторых аспектах внедрения нам рассказали Евгений Слиняков, заместитель председателя совета директоров ОАО «Нижфарм», и Дмитрий Будылин, начальник отдела информационных технологий компании.

Как все начиналось

Создание единой информационной среды предприятия компания «Нижфарм» начала в 1995 году. К 1996 году силами местных специалистов были созданы автоматизированные рабочие места для управления сбытом, снабжением и складами, для описания состава изделий и планирования потребности в материалах, автоматизированы участки бухгалтерского учета (счета дебиторов и кредиторов, основные фонды, зарплата). На основе файл-серверной технологии все АРМы были объединены в единую компьютерную сеть.

Однако компания развивалась в направлении, так или иначе ориентированном на международные стандарты управления. Нелишне будет напомнить, что одним из крупных акционеров компании является Европейский Банк Реконструкции и Развития. Уже к середине 1997 года система перестала справляться с возросшими мощностями производственной деятельности компании. Руководством компании была поставлена задача — изучить рынок информационных систем и определить, как развиваться дальше.

Рассматривалось три классических направления развития:

• наращивание возможностей собственной DOS-ориентированной разработки в плане ее технологического и функционального совершенствования;
• внедрение существующей и проверенной временем российской корпоративной системы;
• внедрение западной системы класса ERP.

Первый путь мог оказаться очень долгим и неэффективным, нужно было нанимать новых людей, тратить годы на разработку. В 1997 году выбор среди отечественных систем был невелик, поэтому руководство ОАО «Нижфарм» приняло решение ориентироваться на западные корпоративные ERP-системы. При этом учитывалось множество факторов: локализация, известность системы, соотношение «цена-качество», внятная политика на российском рынке, обязательное наличие модуля автоматизации производства, широкий перечень поддерживаемых платформ и современный интерфейс. Кроме того, серьезно принималась во внимание «Проблема 2000» (напомним, в 1997 году!) и возможность работы системы с собственной базой данных. Обязательным условием ставилось наличие внедрений на предприятиях фармацевтической отрасли, не обязательно в России.

Оценив все перечисленные качества, было принято решение о внедрении системы Baan IV. «Выбирая систему, мы также учитывали наличие на российском рынке надежных системных интеграторов, занимающихся внедрением системы Baan и имеющих соответствующий опыт, — рассказывает Дмитрий Будылин. — Мы прекрасно понимали, что не сможем самостоятельно внедрить такую серьезную систему». В итоге 23 февраля 1998 года ОАО «Нижфарм» и компания TopS подписали договор на внедрение Baan IV на начальном этапе в количестве 12 лицензий.

Процесс внедрения изначально активно поддерживался высшим руководством предприятия. Для координации работ на предприятии была определена вся организационная вертикаль внедрения и создан специальный регламентирующий документ, в котором четко прописаны все права и обязанности. Для решения организационных вопросов возник вновь созданный штаб, состоящий из руководящего комитета и так называемых модульных групп. Председателем комитета стал исполнительный директор ОАО «Нижфарм», руководители основных структур предприятия были назначены координаторами модульных групп, во главе которых, в свою очередь, стали начальники цехов, производств, отделов.

Работа по внедрению системы началась в июне 1998 года. До этого с апреля по май 1998 года консультанты TopS провели обследование предприятия и комплексное обучение проектной группы в количестве 5 человек по функциональности, администрированию, разработке и сопровождению системы в ОАО «Нижфарм». На базе тестового сервера был организован учебный класс. Что касается рядовых пользователей, то до конца 1999 года было обучено 57 человек, которые должны были работать в новой информационной системе постоянно. Это, кстати, приблизительно четвертая часть от всего управленческого персонала “Нижфарма”. Первых пользователей отбирали для работы в системе очень тщательно и жестко. После обучения в учебном классе каждый из них прошел дополнительный тренинг на рабочем месте и сдал зачет при запуске его модуля в промышленную эксплуатацию. Такой зачет является условием договора с системным интегратором — при сдаче конкретного модуля в промышленную эксплуатацию принималась во внимание не только готовность системы, но и готовность пользователей. Сейчас в системе 64 клиентских рабочих места.

Планы — планами, а жизнь — жизнью

Первоначально планировалось закончить всю работу по вводу системы в промышленную эксплуатацию за один календарный год. Но реальные сроки внедрения оказались больше запланированных — предприятие полностью перешло на промышленную эксплуатацию Baan с 1 января 2000 года. Почему? «Нижфарм» первым в России внедрил ПО Baan в таком полном объеме, — утверждает Дмитрий Будылин. — Кроме того, мы хотели совместить управленческий, финансовый и бухгалтерский учет, хотя с самого начала знали, что Baan — это система управленческого учета, которая должна оптимизировать процессы логистики, производства, управления финансами. У нас же в стране, как известно, главное место занимает налоговый, бухгалтерский учет, для которого эта система, вообще говоря, не предназначена».

Для реализации бухгалтерского учета в Baan пришлось генерировать и настраивать большое количество отчетов — благо, в системе хранится достаточное количество соответствующей информации и есть удобные средства программирования. «Сегодня все управленческие модули нормально работают, а вот в решении бухгалтерских задач возникают сложности из-за различий западного и российского стандартов», — говорит Евгений Слиняков.

«Кроме того, при внедрении пришлось учитывать специфику нашего производства. — продолжает г-н Слиняков. — Например, нас не устраивала заложенная в Baan схема расчета амортизации основных средств, поэтому она была переделана специалистами TopS с учетом наших пожеланий. Более простые задачи, например, связанные с особенностями бухучета внутри предприятия, которые не может предусмотреть никакая система, мы решали сами».

В течение полутора лет параллельно происходило внедрение Baan и работа в старой системе. За это время некоторые данные из старой системы были перенесены в новую, некоторые введены впервые, а часть старых данных в Baan IV просто не потребовалась. «Используя возможности Baan, мы перенесли, например, базы данных поставщиков, клиентов, простую справочную информацию и достаточно сложную информацию об основных средствах», — говорит Дмитрий Будылин.

Система и люди

Когда начиналось внедрение системы, существовала иллюзия, что автоматизация определенных участков приведет к сокращению работников. Но система Baan автоматизирует все бизнес-процессы, протекающие на предприятии, и организована так, что для получения полной картины происходящего требует внесения всей информации. «В результате внедрения выяснилось, что многие бизнес-процессы у нас оставались без внимания, — говорит Евгений Слиняков. — Они документально отражались только в бухгалтерии, а в подразделениях никакого учета не было, поэтому очень много участков пришлось автоматизировать заново, что повлекло за собой необходимость привлечения дополнительного персонала».

Отличие ERP-системы от АСУ в том, что она автоматизирует в конечном итоге не труд отдельных работников, а процесс производства в целом. Иными словами, ее задача как можно полнее отразить бизнес-процесс, организовать подробный, детальный учет, а для этого требуется ввод очень большого количества информации. Кроме того, Baan — система, обеспечивающая достаточно быструю реакцию на вводимую в нее информацию, а следовательно, и ввод должен осуществляться в реальном времени. Сотрудников можно разделить на три категории:

• те, кто только заносит информацию,
• те, кто пользуется информацией в виде отчетов и принимает решения,
• те, кто и заносит информацию и пользуется ею.

Эти три категории относятся к системе по-разному. Для пользователей, занимающихся только вводом данных, внедрение Baan — дополнительная напряженная работа, которая им не очень нравится. Те же пользователи, которые потребляют информацию, очень довольны, потому что автоматизация коснулась тех процессов, на выполнение которых раньше уходила масса времени и сил. Например, связь между участком учета денежных средств и участком выписки счетов-фактур продаж осуществлялась на уровне бумажного документооборота, а теперь выполняется автоматически. Бухгалтер, который разносит оплату, видит всю информацию; при этом уменьшается число ошибок, многое становится проще, удобнее и нагляднее. Можно привести еще пример: настройка различных схем продаж и закупок, например, по консигнационным складам. И тем пользователям, которые раньше не имели доступа к полной информации, нынешнее состояние дел очень импонирует.

Характерно, что на первоначальном этапе каждый работник, являющийся клиентом системы, имел на своем рабочем столе обычные пооперационные инструкции, напечатанные на листе бумаги. Это очень помогло плавно перекинуть мост между привычным «бумажно-документарным» стилем работы и компьютерными технологиями.

Что получилось

С 1 января 2000 года система находится в промышленной эксплуатации. Все модули, которые должны работать в системе в соответствии с договором между ОАО «Нижфарм» и ТорS, работают. Если Baan представить «черным ящиком», то сейчас в этот ящик поступает вся предназначенная для него информация. Ближайшая задача — соответствующим образом обработать эту информацию и получить отчеты для анализа и принятия управленческих решений. Работа по их созданию началась 3-4 месяца назад, и весь 2000 год уйдет на то, чтобы специалисты, обученные предварительно специалистами TopS, подготовили сотни различных отчетов для каждого подразделения.

Уже сданы в промышленную эксплуатацию и работают:

• модуль классификации и кодирования;
• модуль технологической информации;
• модуль управления производством, включая планирование потребности в материалах, составление программ пополнения складов производственных подразделений с центральных складов;
• вся логистика (т.е. управление сбытом, снабжением, складами, размещением), с которой, кстати, и начиналось внедрение;
• модули по финансам (счета дебиторов, счета кредиторов, расчетные счета и касса, основные фонды).

К началу II квартала 2000 года будут завершены ввод в промышленную эксплуатацию модуля расчета фактической себестоимости продукции и выверка главной книги. Продвигается работа по внедрению объемно-календарного планирования.

Сколько это все стоит

Полная стоимость проекта внедрения складывается из стоимости лицензий Baan, стоимости работы системного интегратора, стоимости оборудования и программного обеспечения. Стоимость одной лицензии системы Baan — 6 тыс. долл. для конкурирующего пользователя и 3 тыс. долл. — для неконкурирующего. Сейчас закуплена 31 лицензия, в течение 6 месяцев планируется докупить еще 4–8 лицензий.

Отношение стоимости внедрения к стоимости лицензий может быть и 2:1, и 3:1. На «Нижфарме» оно составило 1:1. «Для внедрения системы мы используем уже существующую сеть, объединяющую 145 компьютеров, 64 из которых работают в системе Baan IV, — говорит Дмитрий Будылин. — Правда, для перехода на промышленные стандарты и технологию клиент/сервер были закуплены новые серверы и ОС Unix. Сейчас мы используем платформу HP9000(D), HP-UNIX и базу данных Baan Base, в которой на настоящий момент хранится около полутора гигабайт информации. В 2000 году планируется переход на промышленную СУБД Oracle или Informix. Сервер для Baan стоил около 30 тыс. долл., но его одного уже мало, и в будущем запланировано разделение сервера приложений и сервера базы данных. В целом стоимость всего проекта порядка 500 тыс. долл.»

Эффект от внедрения и перспективы

Система Baan очень сильно дисциплинирует людей. Каждый день человек на своем рабочем месте в режиме реального времени должен вносить соответствующую информацию. Например, данные о продукции, поступившей на склад, должны быть введены сразу же после их поступления. Иначе отдел продаж эту продукцию «не увидит» и не сможет ее продавать.

Также немедленно нужно вводить информацию о сырье, пришедшем на соответствующий склад. Иначе производственные цеха это сырье не получат («не увидят») и не смогут произвести продукцию. Сначала были попытки и предложения обойти систему, работать так, как раньше: «сырье пришло, дайте его нам, потом все оформим, у нас цех стоит». Но если в систему заложена определенная процедура подготовки сырья, то она должна быть выполнена. После поступления на склад сырье должно пройти проверку ОТК, и пока ОТК не внесет подтверждение, что сырье готово к использованию, это сырье «не высветится». А если оно «не высветится», значит, и кладовщик его со склада не отпустит, хотя физически сырье есть.

Были случаи, когда в производство отпускали физически имеющееся на складе, но не введенное в информационную систему сырье. При этом возникали очень серьезные проблемы. А именно, после загрузки сырья в оборудование и приготовления таблеток и мазей под уже готовую продукцию списать его уже нельзя.

Об эффекте от системы с точки зрения анализа всего происходящего можно будет говорить только когда будет готово большинство отчетов. Тогда же можно будет говорить и об оперативном контроле над состоянием дел всего предприятия в режиме реального времени и о создании системы информационной поддержки принятия решений для высшего руководства предприятия.

В процессе работы появляются и новые задачи. Например, возникла потребность во внедрении модуля расширенной логистики, учете коммерческих предложений. «После внедрения элементов объемно-календарного планирования и сдачи всех бизнес-процессов финансового модуля мы также собираемся внедрить систему контроля качества, — говорит Евгений Слиняков. — Для этого в Baan предусмотрены настройки нормативных показателей, например, время хранения каждого наименования сырья на складе, сроки поставки по каждому договору. На основе этих показателей система сама будет отслеживать время хранения сырья и в виде каких-либо сигналов (например, красных окон) предупреждать о том, что такой-то нормативный срок нарушен, примите меры. Аналогично будут поступать сигналы о сроках поставки для каждого договора, если эти сроки будут нарушаться. Работу по настройке нормативных показателей планируется провести, когда будет готова основная часть отчетов».