ВГТРК разучивает аккорды автоматизации

Сейчас в одной только Московской области можно смотреть порядка десятка телеканалов, и уже трудно представить время, когда на всей территории страны транслировались и принимались только программы Центрального Телевидения (ЦТ). Наследником и правопреемником ЦТ с 1990 года стала Всероссийская Государственная Телевизионная и Радиовещательная Компания (ВГТРК). Наследство от ЦТ досталось немалое, если судить даже по численности персонала. К середине 90-х годов в ВГТРК работало около 4 тыс. штатных сотрудников и более 3 тыс. нештатных. Разумеется, перед финансовыми службами такой крупной организации, в которой ведется открытый учет, рано или поздно встает проблема обработки больших объемов информации.

Осенью 1997 года на ВГТРК было принято решение об автоматизации финансово-хозяйственной деятельности. Вопросы, которые пришлось решать руководству компании на пути формирования единого информационного пространства, весьма типичны для большинства крупных российских предприятий. Их вполне можно охарактеризовать как «национальные особенности автоматизации» в России и следует рассмотреть поподробнее.

На тот момент на рабочих местах существовал некоторый набор программ-самоделок, берущих свое начало от конкретных потребностей отдельно взятого пользователя. Не было локальной сети даже на одном этаже, в лучшем случае в одной комнате были объединены несколько компьютеров. Разноформатные данные сводились в единую систему вручную. В такой ситуации об автоматическом анализе и контроле не могло быть и речи.

Руководство холдинга стояло перед выбором: создавать собственную специализированную информационную систему для ВГТРК или выбрать из существующих на рынке. Был проведен расчет, и стало ясно, что разработка собственной системы обойдется значительно дороже, чем адаптация уже имевшихся программных продуктов под конкретные условия. Отбор информационной системы велся очень тщательно. Был проведен тендер, на который ВГТРК пригласила около десятка компаний-производителей ПО.

Вспоминает Василий Севрук, начальник сектора автоматизации бухгалтерской службы ВГТРК: «Для демонстрации возможностей своих продуктов представители фирм-разработчиков приезжали в ВГТРК по нескольку раз. Иногда приходилось напрямую беседовать с разработчиками отдельных модулей. Специалисты финансовых подразделений ВГТРК задавали некоторые контрольные вопросы-задания демонстраторам. Утвердительные ответы были не у многих разработчиков. Практически все, что сейчас существует на рынке, начиная от элементарных бухгалтерских программ и заканчивая сложными системами учета, не может на 100% соответствовать запросам конкретной компании. Возникает вопрос: сколько будут стоить доработки и сопровождение? Например, в ВГТРК существует около десятка графиков занятости сотрудников. Дальше начинаются вариации на тему — совместители, внештатные сотрудники, работающие по договорам, внештатные, работающие по гонорарам, — это совершенно отдельная система учета. Есть инвалиды, чернобыльцы, у которых своя специфика расчета зарплаты. Под каждую категорию нужно было создать множество алгоритмов. Многие фирмы просто не могли это сделать физически, поскольку необходимые изменения требовали глобальной переработки их программного продукта. Кроме этого, ряд компаний позиционировали свой продукт как некое законченное «коробочное» решение и ставили обязательное условие, что все необходимые нам доработки и последующее обновление версий каждый раз оплачиваются как отдельный вид работ».

Специалисты ВГТРК отдали предпочтение автоматизированной системе учета и управления предприятием «Аккорд» компании «Атлант-Информ», поскольку решаемые программой задачи: формирование структуры организации, управление персоналом, планирование, управленческий и бухгалтерский учет, управление снабжением и сбытом — в наибольшей степени соответствовала запросам холдинга. Идеология программы позволяла реализовать необходимые дополнительные настройки минимальными усилиями и укладывалась в стоимостные границы, заданные ВГТРК.

Василий Севрук продолжает свой рассказ: «Демонстрация программы показала, что «Аккорд» обеспечивает минимальную загруженность сети, так как большинство запросов, необходимых для выполнения бизнес-процедур, производятся на том же сервере, что и хранимые данные. Кроме этого, требования к аппаратной части клиентского рабочего места значительно ниже, что позволяет существенно сократить затраты на модификацию компьютерного парка. В 1998 году мы начинали автоматизацию на базе 486-х компьютеров и нескольких компьютеров на базе Pentium. Техника была слабая, но программа и на ней работала достаточно быстро».

Выбор был сделан, но, решившись на внедрение автоматизированной информационной системы, следует иметь в виду, что придется пересматривать внутренние организационные вопросы. «Как совместить текущую работу и необходимость переобучения специалистов? — делится опытом Василий Севрук. — Некоторый выход мы нашли в том, что просим людей излагать свои вопросы в письменной форме. Затем на уровне руководства обсуждаем, формализуем и обобщаем требования специалистов, выдвигаемые к программе. Интересно отметить, что процесс идет двунаправленный. Множество вопросов возникает из-за того, что люди привыкли следовать старым моделям учета, которые были раньше в самодельных программах, и не уверены в правильности предлагаемых «Аккордом» новых схем. Мы начинаем разбираться, поднимаем первоисточники, и зачастую выясняется, что надо следовать именно тому порядку операций, который заложен в «Аккорде».

Рассказывает директор по производству «Атлант-Информ» Валерий Селезнев: «В период внедрения системы «Аккорд» пришлось осуществить перенос данных из старых систем в новую, их выверку и аудит (это было необходимо, поскольку старые системы делали ошибки в расчетах). Пользователи прошли обучение навыкам работы с новой системой. Первым испытанием стала сдача полугодового баланса, завершившаяся весьма успешно».

Василий Севрук считает, что конечная цель сотрудничества ВГТРК и «Атлант-Информ» — получить такой продукт, который можно было бы без проблем передать любому филиалу ВГТРК и далее не иметь проблем с учетом и отчетностью: «Вспоминая сейчас всю историю сотрудничества с «Атлантом», могу сказать, что у нас никогда не было серьезных проблем, особенно на этапе внедрения, по оперативному взаимодействию. Например, последние полгода в бухгалтерии ВГТРК возникла необходимость ввести такое понятие, как авизо, поскольку мы действительно крупный холдинг и выставляем авизо для своих филиалов. В программе такой формы бухгалтерских документов не было, ее пришлось добавить.

Хочу сказать, что автоматизации бухгалтерского учета нет предела. Это вечное обучение и вечный поиск, особенно с учетом частых изменений в нашем законодательстве и системе бухучета. Работая с системой автоматизации, мы получаем действительные цифры и можем реально оценить состояние предприятия. После первого года работы стало видно, куда расходуются деньги и где можно сэкономить. Например, интенсификация труда. Раньше у нас в отделе зарплаты работало 12 человек, сейчас только 6, и я бы не сказал, что они очень сильно перегружены. В былые времена им зачастую приходилось просиживать дотемна, а теперь работа идет в нормальном режиме».