Интеграторы «готовят» бухгалтерские решения

Профиль партнера		Профиль клиента
Компания Stonebridge Technologies Southeast Местонахождение Атланта Руководитель Дью Блэйлок, президент и основатель Решение Объединение всех предприятий компании с помощью модуля расчета заработной платы компании Oracle и Web-решения		Компания Chick-fil-A Местонахождение Атланта Руководитель Йон Бриджес, руководитель отдела информационных систем Проблема Созданное 15 лет назад бухгалтерское приложение перестало справляться с ежегодным 20-процентным ростом компании

Придумывая новый сэндвич с курицей, нужно знать, когда добавлять специй, когда все уже хорошо и... когда пора начинать все сначала.

Как ни удивительно, это правило действует и для информационных систем — иногда лучше начать все сначала, чем продолжать полагаться на устаревший рецепт. Именно так обстояло дело с третьей по размеру сетью быстрого питания США — компанией Chick-fil-A с годовым оборотом 798 млн. долл., которой пришлось заново создавать информационную систему учета кадров и расчета заработной платы.

Йон Бриджес, руководитель отдела информационных систем компании Chick-fil-A, сказал, что решение о замене информационной системы, работающей на 850 предприятиях с более чем 30 тыс. сотрудников, было далеко не простым. Однако в результате перевесил один-единственный аргумент: созданное 15 лет назад бухгалтерское приложение для MS-DOS перестало справляться с ежегодным 20-процентным ростом компании.

При работе с прежней системой владелец (арендатор) каждого ресторана сначала обрабатывал информацию о служащих и заполнял платежные ведомости. Затем документы пересылались в центральный офис Chick-fil-A для обработки. Что еще хуже, каждый ресторан пользовался своим программным обеспечением и методами расчета зарплаты служащих, говорит Бриджес. Ясно, что с такой системой вести точную и полную отчетность по всей сети ресторанов было, мягко говоря, затруднительно.

Чтобы справиться с проблемой, Chick-fil-A подписала с интегратором Stonebridge Technologies Southeast из Атланты контракт на создание набора прикладных интерфейсов, обеспечивающих подключение к модулю расчета заработной платы компании Oracle, выполняющемуся на платформе Oracle Application Server. На стадии проектирования предполагалось, что рестораны по всей стране будут взаимодействовать с системой в центральном офисе по интрасети на основе виртуальной частной сети компании. По словам Бриджеса, компания Chick-fil-A выбрала финансовые решения компании Oracle еще в 1993 году, так что решение о выборе бухгалтерского модуля было вполне естественным.

Однако уже на первой стадии разработки приложения (в конце 1997 года) интегратор обнаружил, что в модуле расчета заработной платы Oracle отсутствуют некоторые интерфейсы. «Дело в том, что компания Chick-fil-A была одним из первых пользователей модуля расчета заработной платы, — говорит Дью Блэйлок, президент и основатель компании Stonebridge Technologies Southeast. — В те времена модуль базировался на архитектуре «клиент/сервер»; кроме того, Oracle только приступил к разработке графического интерфейса».

Хотя приложение проектировалось прежде всего для центрального офиса, нужно было найти способ интеграции локальных систем всех подразделений, говорит Блэйлок. «Мы помогли им понять, как с привлечением Web-интерфейсов интегрировать новейшие технологии в приложения на платформе Oracle», — продолжает он.

Специализированное решение, разработанное интегратором для компании Chick-fil-A, базируется на простом в использовании и сопровождении Web-интерфейсе. Динамические Web-страницы создаются непосредственно в приложениях Oracle. В результате управляющие магазинами и ресторанами компании получили возможность выполнять все расчеты в реальном времени. Все изменения становятся доступны немедленно, что значительно снижает управленческие затраты.

По словам Бриджеса, централизованное хранение информации обеспечивает всем заинтересованным в информации возможность быстрого выполнения запросов и изменения данных о служащих с помощью специальных форм. В то же время интерфейс всегда можно изменить в соответствии с нуждами сотрудников. И оператор, и руководитель могут с легкостью изменить интерфейс приложения. Например, оператор может настроить форму ввода заработной платы так, чтобы добиться максимального удобства ввода информации.

Разработка приложения началась в 1997 году, а в течение 1998 года была проведена пробная программа внедрения приложения в 15 магазинах компании Chick-fil-A. По словам партнеров, полномасштабное развертывание удалось завершить лишь в октябре 1999 года.

По словам Бриджеса, одной из важнейших составляющих процесса развертывания решения было изменение стереотипа, сложившегося у управляющих магазинами и ресторанами компании. Раньше расчет заработной платы находился полностью в их ведении, а после развертывания Web-системы владельцам приходится полагаться на центральный офис Chick-fil-A в Атланте.

«Нам пришлось разработать систему так, чтобы для управляющих она концептуально осталась прежней и управляющие по-прежнему полагали, что они полностью контролируют процесс», — сказал Бриджес.

Компания организовала двухдневное обучение управляющих в Атланте. «Мы хотели сделать систему простой в использовании, точной и масштабируемой», — сказал Бриджес. По словам Бриджеса, компания достигла поставленных целей, хотя владельцы и управляющие были далеки от энтузиазма. «Мы и не ожидали иной реакции — изменения оказались слишком радикальными. Управляющие утратили контроль над расчетом заработной платы. Если, например, данные о служащем введены неточно, это может привести к ошибке выписки чека. Однако мы должны были принять решение: или вести расчет заработной платы по-новому, или не вести его вовсе», — заявил Бриджес.

По словам Бриджеса, решение, разработанное для компании Chick-fil-A, — первая система на базе Oracle с Web-интерфейсом. «Нам пришлось написать парочку интерфейсов для Oracle, которые теперь вошли в состав базового продукта Oracle».

Преимущества нового приложения не ограничиваются сбором информации и обработкой платежных ведомостей, добавил Бриджес. «Теперь мы располагаем всеми сведениями о служащих, причем они хранятся централизованно, — повествует далее Бриджес. — Например,
если кого-то уволят в одном магазине, а он попытается устроиться на работу в другом, мы можем оповестить управляющего и связать его с администрацией предыдущего места работы этого служащего, чтобы получить всю необходимую информацию».

По словам Бриджеса, новая система снижает риск мошенничества. Жулики часто нанимаются в рестораны быстрого питания, чтобы изучить работу ресторана и выработать план кражи наличных. Централизованное хранение информации о служащих значительно затрудняет мошенникам возможность повторно наняться на работу в ресторан.

В долгосрочной перспективе компания рассчитывает, что новая система поможет снизить расходы на служащих. «Теперь мы можем принимать гораздо более обоснованные решения — например, проследить за эффективностью того или иного метода подготовки служащих и выбрать оптимальный», — поясняет Бриджес.

Для быстрого питания отрасли с традиционно высокой текучестью кадров возможность сбора и хранения информации чрезвычайно важна. «Мы предпочитаем долговременные контракты с нашими служащими. Иногда они вынуждены уйти — например, чтобы вернуться в школу или потому, что нашли лучшую работу. Однако иногда они уходят по другим причинам — скажем, из-за того, что они пока не получили должной подготовки. Этих сотрудников мы хотели бы сохранить», — продолжил Бриджес.

Приложения учета кадров позволят компании собирать интервью, которые проводятся с увольняющимися сотрудниками. С учетом этой информации менеджеры смогут соответствующим образом корректировать подготовку служащих.

«Это очень интересный проект. Возможно, нам было бы проще, если бы мы не были первопроходцами в развертывании учетных систем на базе Oracle. Однако необходимость модернизировать обработку ведомостей заставила наc быть первыми», — сказал Бриджес.