Быстрый рост бизнеса
Мало кто из нас обходится совсем без лекарств: здоровье россиян, к сожалению, далеко от идеального. В результате наша страна представляет собой огромный фармацевтический рынок, а аптеки — одни из самых популярных торговых заведений.
В конце 1997 года в Москве была зарегистрирована компания "Аптека-Холдинг", специализирующаяся на дистрибуции фармацевтической продукции. Компания оказалась весьма динамичной: поначалу в ней трудилось около двух сотен человек (костяк коллектива образовали менеджеры высшего и среднего звена, имевшие многолетний опыт работы на отечественном фармацевтическом рынке), и на рынке она была не очень заметна. Сегодня же "Аптека-Холдинг" входит в пятерку крупнейших российских дистрибьюторов в своей сфере и широко представлена в регионах, а численность ее штата (с учетом филиалов) превысила 1500 человек.
Профиль клиента |
| Компания: "Аптека-Холдинг" Местонахождение: Число сотрудников: Руководители:
Проблема: |
Профиль партнера |
| Компания: ЭпикРус" (ранее Platinum Software) Местонахождение: Число сотрудников: Решение: |
Разветвленная сбытовая сеть строилась на основе давних деловых связей менеджеров компании с представителями регионов. В настоящее время "Аптека-Холдинг" -- это мощная и сложная хозяйственная структура. Штаб-квартира (офисный центр площадью 1000 кв. м) находится в Москве. Здесь же располагается современный центральный складской комплекс площадью 5100 кв. м; имеется логистический центр для снабжения и контроля деятельности региональных филиалов.
Дистрибьюторская сеть включает 20 филиалов и около 50 представительств в 60 областях России. В тех городах, где базируются филиалы, у компании имеются склады общей площадью около 10 тыс. кв. м. "Аптека-Холдинг" располагает собственным автотранспортным парком из 250 машин, а также службой отправки товара клиентам авиа- и железнодорожным транспортом. Число клиентов компании к лету 2000 года достигло 10 тыс. Для взаимодействия с клиентурой в крупных городах России используется модемная связь.
Ежемесячные объемы продаж холдинга постоянно растут -- в сентябре 2000 года они превысили 5 млн. долл. Обладая солидным стартовым капиталом, компания решила прибегнуть и к сторонним инвестициям, что позволило бы ей свободно оперировать значительными оборотными средствами. В 1999 году партнером и акционером компании "Аптека-Холдинг" стал международный инвестиционный фонд The Carlyle Group (http://www.thecarlylegroup.com).
| "Аптека-Холдинг" http://www.ahold.ru |
| Компания, созданная в 1997 году, входит в пятерку крупнейших российских дистрибьюторов фармацевтической продукции. Сейчас холдинг имеет 20 филиалов и около 50 представительств в 60 областях России. Численность штата (с учетом филиалов) превысила 1500 человек. |
Привлечение инвестора: аудит и реорганизация учета
Как правило, непременное условие для получения международных инвестиций — аудит и оптимизация корпоративного учета в соответствии с принципами GAAP. При этом инвесторы предпочитают полагаться на проверенных участников рынка: к аудиту желательно привлекать представителей "большой пятерки" аудиторско-консалтинговых компаний, а в рамках оптимизации управления -- внедрять хорошо зарекомендовавшие себя в мировой практике управленческие программы.
Для аудита "Аптека-Холдинг" обратилась к специалистам одного из гигантов индустрии консультационных услуг -- компании Arthur Andersen (http://www.arthurandersen.ru). После того, как те изучили существующие в компании бизнес-процессы, руководители компании и инвесторы приняли решение о внедрении новой финансовой системы, которая удовлетворяла бы стандартам GAAP и позволяла формировать замкнутый учет, получать точные данные о доходности подразделений и в первую очередь о важнейшем показателе деятельности любого дистрибьютора -- торговой марже. Кроме того, перед новой системой ставилась задача обеспечить должную возможность масштабирования и сквозную двухвалютность учета (прежде всего складского). В ноябре 1999 года компания "Аптека-Холдинг" организовала тендер на приобретение и внедрение новой системы финансового учета. Специально созданная проектная группа из пяти человек под руководством менеджера проекта Дмитрия Гречкина в течение двух месяцев сравнивала возможности предлагавшихся систем (рассматривались пакеты Concord, Scala, Oracle Applications, Sun, Platinum SQL и другие). К ним предъявлялись требования как по стоимости (бюджет проекта был весьма ограничен), так и по функциональности (в числе прочего требовалась специфичная для фармацевтики функция сквозного посерийного учета фармацевтической продукции).
Тендер завершился в январе 2000 года: окончательный выбор был сделан в пользу пакета Platinum SQL производства компании Epicor Software (http://www.epicor.ru). На выбор в числе прочего повлиял успешный опыт использования Platinum SQL в фармацевтической отрасли (самый известный пример -- внедрение этого пакета в компании ICN Pharmaceuticals: в рамках данного проекта были автоматизированы пять крупных фармацевтических заводов, дистрибьюторские центры и центральный офис в Москве). "Мы убедились в том, что посерийный учет в этой системе работает. К тому же нас привлекла оптимальная интеграция модулей пакета", -- говорит Дмитрий Гречкин. Договор о внедрении Platinum SQL был заключен с фирмой Platinum Software (впоследствии переименованной в "ЭпикРус"), продвигающей в России продукты Epicor.
| "ЭпикРус" http://www.epicrus.ru |
| Компания образована в 1994 году (до ноября 2000 года называлась Platinum Software). «ЭпикРус» -- эксклюзивный дистрибьютор программных продуктов корпорации Epicor Software в России, осуществляет адаптацию и внедрение ПО Epicor. В штате компании более 100 специалистов -- консультантов, бухгалтеров, программистов и пр |
После того как вопрос о внедрении был решен, члены проектной группы от "Аптеки-Холдинг" вместе со специалистами Platinum и сотрудниками Arthur Andersen провели предпроектное обследование, подготовку технического проекта, настройку модельной базы. Был разработан программный интерфейс к существующей системе оперативного материального учета. Благодаря этому стало возможно по-прежнему использовать ПО "1С" (к которому сотрудники успели привыкнуть) для ввода данных в новую управленческую систему.
Тестовую эксплуатацию программного комплекса и переход к его промышленной эксплуатации специалисты "Аптеки-Холдинг" провели самостоятельно; пользователей обучали тоже своими силами (преподаватели -- сотрудники группы внедрения под руководством Дмитрия Гречкина).
Внедрение Platinum SQL
В ходе внедрения были разработаны единые корпоративные планы счетов предприятий; утверждены унифицированные номенклатурные классификаторы товаров, форматы отчетов и общие методы кодировки основных справочников (по поставщикам, заказчикам, подразделениям и пр.); автоматизированы рабочие места бухгалтеров и сотрудников других финансовых и складских служб.
На базе пакета Platinum SQL была построена система не только финансового, но и складского учета. С ее помощью можно, к примеру, определить маржу для любого товара или класса товара, проданного клиенту, по каждому филиалу или представительству -- в филиале или Москве -- на основе подсчета детальной посерийной себестоимости продукции.
Проект внедрения системы управления предусматривал и приобретение аппаратных средств для ее развертывания. Здесь информационное подразделение компании "Аптека-Холдинг" нашло недорогое, но мощное и эффективное решение. Серверная часть программного обеспечения функционирует на высокопроизводительном 4-процессорном сервере Acer Altos 2100 на базе процессоров Pentium III Xeon 550 МГц с памятью объемом 1 Гбайт и дисковой системой емкостью более 100 Гбайт, включающей несколько RAID-массивов.
Вся стоимость проекта внедрения, включая затраты на аппаратные средства, оплату предпроектного исследования, проведенного Arthur Andersen, и консультаций специалистов Platinum, не превысила 200 тыс. долл. Успешное внедрение проекта было завершено в рекордно короткие для подобных проектов в России сроки -- четыре месяца от дня предпроектного обследования до начала полноценной рабочей эксплуатации. Результатом внедрения стала стандартизация и формализация основных бизнес-процессов компании, ведение учета в соответствии с международными (GAAP) стандартами, прозрачность, открытость, а также замкнутость финансовой системы для внешнего аудита. Система также обеспечивает "контрольный след" -- выполненные операции не теряются, все ошибки и недочеты сразу выявляются на уровне агрегированной отчетности благодаря принципу двойной записи, которым пронизаны все операции компании в Platinum SQL.
Вот как оценивает систему Дмитрий Гречкин: "Platinum SQL – это фактически мини-SAP. В ней есть все функции полноценной интегрированной управленческой системы, удовлетворяющие запросам самого привередливого руководителя: детальное двухвалютное отражение всех операций, онлайновое построение полного комплекса финансово-управленческой отчетности, построение и анализ исполнения бюджета всей компании. Двухвалютность позволяет учитывать влияние курса рубля на финансовую позицию и прибыльность операций компании, в частности, при учете операций по товародвижению. Постановка бюджетного процесса в рамках единой бухгалтерской системы — вообще относительно редкое явление для российских предприятий. Очень важно, что любые данные у нас вводятся один раз, этот процесс не дублируется. Интеграция модулей позволяет затем использовать однажды введенные данные во всех процессах. Это существенно влияет на повышение производительности работы бухгалтерии".
Сейчас в компании "Аптека-Холдинг" с системой Platinum SQL практически работают порядка 40 человек, некоторые из них вводят данные в Platinum, используя интерфейс ПО "1С". При этом у каждого пользователя есть строго ограниченные права доступа. "Правда, с точки зрения безопасности в системе Platinum SQL есть определенные курьезы, -- говорит финансовый директор компании "Аптека-Холдинг" Дмитрий Добряк. -- Да, пользователь работает только с тем модулем, к которому он имеет право доступа, скажем, "Главная книга", "Деньги" или "Расчеты с заказчиками", и может построить практически любой отчет данного модуля, однако при этом нельзя ограничить параметры построения отчета для данного пользователя".
К настоящему моменту система внедрена в центральном офисе, где ведется консолидированный централизованный учет по нескольким компаниям, входящим в холдинг. "Система функционирует нормально, нам почти не приходится обращаться за дополнительной помощью в компанию "ЭпикРус"", -- отмечает Дмитрий Гречкин.
В перспективе рассматривается возможность перевода на Рlatinum SQL региональных филиалов и предприятий, входящих в холдинг, а также организации оперативного материального учета на удаленных складах. Для этого в Platinum SQL предусмотрен удаленный доступ к финансовой информации.
Плоды внедрения
По словам финансового директора компании Дмитрия Добряка, главный результат проекта – достоверный финансовый учет, позволяющий принимать управленческие решения, строить стратегические планы. Кроме того, автоматизирован и оптимизирован бюджетный процесс, минимизирован ручной ввод. "Система Platinum ведет также максимально детальный и аналитичный складской учет запасов; стало возможно достоверное определение маржи по всем филиалам компании, причем в динамике, по любому отрезку времени, -- говорит г-н Добряк. -- Я легко могу посмотреть, насколько прибылен тот или иной филиал, какой процент составляет его расход от оборота, укладывается ли он в заложенную смету расходов, каков уровень дебиторской задолженности и т. д. Система обрабатывает по миллиону проводок в месяц. Можно отследить каждую серию товара, каждого менеджера и клиента компании. Важно также, что менеджерам доступны отчеты с любой степенью подробности. С помощью так называемой технологии drill-down, реализованной в Platinum SQL, можно перейти от верхнего уровня консолидированного финансового отчета (например, баланса) к деталям конкретной проводки (счета-фактуры), всего лишь четыре раза нажав кнопку".
Привычный для многих сотрудников пользовательский интерфейс «1С:Предприятия» используется для ввода данных обо всех складских операциях, а затем они преобразуются в формат SQL, на котором базируется Platinum.
Управленческая система развивается: ведется работа по интеграции Platinum SQL с системой оптического распознавания текста (OCR) FineReader фирмы ABBYY Software. Эта система поможет автоматизировать ввод данных из форм, заполняемых при расчетах с клиентами. Сейчас несколько человек полный рабочий день выполняют эту работу вручную. При использовании сканера и системы распознавания один человек может все это сделать за час.
