Среди общих задач поддержки групповой работы в последнее время все чаще выделяется проблематика обеспечения проектно-ориентированной деятельности предприятия. В целом это отражает современную глобальную тенденцию подходить к представлению бизнеса как совокупности различных, но взаимосвязанных проектов.

Отметим некоторые особенности проектно-ориентированной деятельности:

  • "интеллектуалоемкий" характер работы, связанной с созданием и коллективным использованием больших объемов проектной и справочной информации;
  • необходимость четкого определения идей, задач и объемов, сроков, бюджетов и стандартов качества проектов — с последующим контролем за соблюдением заданных установок;
  • высокие требования к эффективности управления разделяемыми ресурсами параллельно идущих проектов;
  • многоуровневая иерархическая структура системы проектной документации, создаваемая в соответствии с требованиями различных стандартов;
  • непосредственная зависимость сроков реализации проектов от эффективности управления сложными процессами создания, утверждения и согласования проектной документации, которые могут включать параллельные и последовательные этапы, внесение замечаний, возврат на доработку с последующим повторным согласованием и утверждением;
  • географическая распределенность участников проекта;
  • необходимость хранения разработанной документации в соответствии с заданными правилами регистрации, учета, внесения изменений и выпуска комплектов документации в печатном и электронном виде;
  • высокий уровень повторяемости разработок и необходимость сохранения корпоративного опыта для ускорения работы над последующими проектами.

Зачастую автоматизацию управлением проектами отождествляют с использованием прикладных программ, реализующих функции календарного планирования. Однако такой взгляд представляется слишком упрощенным. Правильная реализация проекта подразумевает не только его выполнение в заданные сроки, но и выполнение строгих требований к результатам и качеству, соблюдение рамок выделенного бюджета и ограниченных ресурсов.

Объектами управления в случае проектно-ориентированной деятельности выступают трудовые ресурсы, бизнес-процессы проектирования и создаваемое содержание, например, комплекты проектной документации. Все эти задачи становятся особо актуальными, когда речь идет о предприятиях, ведущих многопроектную деятельность, в том числе выполняющих совокупность связанных проектов, признанных достичь определенной бизнес-цели.

В принципе для автоматизации проектно-ориентированной модели бизнеса применимы и универсальные средства управления документами. Однако в этом случае возникают проблемы, связанные со сложностью настройки, интеграции, внедрения и администрирования таких систем, и все это сопровождается высокими затратами.

Вполне логичным решением в данном случае оказывается появление специализированных ИТ-средств, предназначенных для решения именно проектных задач. В частности, в классе порталов выделяются инструменты поддержки групповой работы для выполнения проектов.

Как отмечали еще в середине 1999 года аналитики из компании META Group, количество неоднородных проектных команд постоянно возрастает, появляется все больше географически удаленных друг от друга пользователей, а сложность проектов растет экспоненциально. Это, естественно, привело к появлению новой парадигмы, получившей название "проектный портал" и направленной на обеспечение взаимодействия всех участников неоднородных проектных команд.

Проектный портал от Documentum

В октябре 1999 года корпорация Documentum (http://www.documentum.com), один из ведущих игроков на рынке систем управления документами, выпустила проектный портал iTeam, реализующий новую парадигму путем установления взаимосвязей между глобально распределенными участниками проектов, проектной информацией и бизнес-процессами проектирования.

Разработчики этого продукта учли запросы десятков крупных заказчиков Documentum, таких, как Ericsson, Roche, Ford, Xerox Professional Services и т. д., заинтересованных в создании Web-ориентированной среды для поддержки корпоративной проектной деятельности. Эти компании уже использовали платформу Documentum как средство управления документами, знаниями и бизнес-процессами, но им требовались еще специализированные решения для управления проектами.

По данным компании Documentum, систему iTeam в конце 2001 года использовали около 40 корпораций из списка Global 2000. Всего было продано лицензий более чем на 35 тыс. рабочих мест; самое крупное внедрение было в Ericsson Radio (10 тыс. клиентских лицензий). Весьма показательно широкое использование iTeam фармацевтическими компаниями (типичный пример — корпорация Bayer), которые рассматривают как проект весь процесс разработки и вывода на рынок нового препарата.

iTeam в России

В апреле 2002 года компания "Документум Сервисиз СНГ" (http://www.documentum.ru) выпустила русскую версию iTeam, предназначенную для предприятий различных отраслей промышленности: автомобилестроения, фармацевтики, судостроения, химической и нефтегазовой промышленности, оборонно-промышленного комплекса и т. п. По данным компании, ряд российских заказчиков, занимающихся проектно-ориентированной деятельностью (в частности, НПО "Аврора", производитель систем управления для технических средств кораблей и судов), в настоящее время рассматривают возможность внедрения iTeam как средства управления проектами, проектными группами и проектной документацией.

Функциональные возможности iTeam

Documentum iTeam — это Web-приложение, функционирующее на платформе Documentum 4i. Единое проектное пространство здесь организовано с помощью набора различных представлений (views). На основе организационной структуры предприятия и бизнес-ролей членов проектных команд строится система прав доступа, определяющая вид представлений для каждого пользователя, а также режим доступа к функциям управления проектами и информационным ресурсам.

Представления

В iTeam выделяются три основные категории представлений.

Общее представление обеспечивает мониторинг проектами на уровне предприятия и включает:

  • организационную структуру предприятия и участие каждого подразделения в различных проектах;
  • все проекты предприятия и команды, участвующие в их выполнении;
  • структуру трудовых ресурсов предприятия, персональную информацию о каждом из сотрудников и его занятости в различных проектах;
  • структуру всех информационных ресурсов предприятия, включая хранилища оперативной информации по выполняемым проектам, архивы завершенных проектов, базы знаний, базы нормативов и т. п.;
  • состав работ по каждому проекту и состояние их выполнения.

Персональное представление для каждого сотрудника отображает проекты и команды, в которых он занят, и доступные ему информационные ресурсы. Через раздел "Входящие" сотрудник получает все сообщения по проекту, в том числе плановые задания.

Представление проекта отображает всю информацию, связанную с конкретным проектом: описание, календарный план, состояние выполнения различных этапов, состав проектной команды, информационные ресурсы, относящиеся к проекту, дискуссии, новости.

Функции

Функции управления проектами следующие:

  • календарное планирование;
  • планирование организации работ и назначение персонала;
  • мониторинг и контроль выполнения проекта;
  • управление бизнес-процессами исполнения проекта;
  • управление качеством исполнения проекта.

Для календарного планирования используются собственные средства iTeam или приложение Microsoft Project. Эти два варианта могут применяться как по отдельности, так и совместно — в режиме синхронизации всех данных в обеих программах. Этапами календарного плана проекта в iTeam служат задачи, подпроекты, внутренние и внешние события, а также выпуски проектной документации.

С каждым этапом может быть связан набор использующихся или создаваемых документов (в том числе протоколы дискуссий). После формирования календарного плана работ определяются бизнес-роли с учетом квалификации участников проекта и степени их занятости в нем. Поиск исполнителей можно выполнять автоматически на основе заданных критериев.

Оперативную информацию о ходе реализации проекта дает мониторинг, осуществляемый с помощью отчетов, автоматического отслеживания событий, путем рассылки уведомления по заданным спискам адресатов, а также на основе таблиц состояния проекта. Отчеты iTeam можно настраивать по содержанию, расписанию и списку рассылки; в них входит информация о событиях, произошедших за отчетный период. Таблица состояния дает возможность интегрированной оценки состояния каждого выполняемого проекта за заданный период.

Исполнение проекта в iTeam описывается как совокупность бизнес-процессов, которые обеспечивают передачу документов от одного исполнителя к другому и определяют операции, которые получатель должен выполнить с документом. Предусмотрено проектирование бизнес-процессов средствами визуального редактора. Управление качеством в ходе выполнения проекта основано на корпоративных стандартах, включающих описание регламентов взаимодействия участников проекта, процедуры выполнения различных этапов проекта, инструкции по исполнению процедур, а также шаблоны управленческих документов и проектной документации.

Портал iTeam содержит полный набор функций управления документами и знаниями в режиме групповой работы (разделение прав доступа, согласование версий, протоколирование и т. д.) с информационными ресурсами, представленными в виде иерархического хранилища. Работа с документами ведется с помощью соответствующих бизнес-приложений (офисные программы, графические редакторы, CAD/CAM/PDM-пакеты и т. п.). Сложная структура комплектов проектной документации хранится в виде виртуальных документов, которые могут быть составлены из отдельных документов и групп документов. Можно, например, объединить в виртуальный документ чертежи в формате CAD с пояснительной запиской в формате Microsoft Word и спецификацией в формате Excel.

Совокупность этапов, через которые проходит документ, определяет его жизненный цикл. При этом четко указываются условия, которые должны быть выполнены для перехода с одного этапа на другой, а также операции, выполняемые системой при переходе документа на новый этап. Эти операции могут подразумевать изменение прав доступа к документу (например, по окончании определенного этапа проектирования разработчикам закрывается доступ для редактирования).

Большое значение для проектно-ориентированного бизнеса имеет многократное использование корпоративного опыта, представленного архивами готовых комплектов проектной документации, базами знаний, накопленных в предыдущих проектах, а также базами нормативов, в которых аккумулируются данные о том, сколько времени занимают различные повторяющиеся работы, какова их стоимость, какие нюансы исполнения и риски с ними связаны. Коллективная работа проектных команд обеспечивается также интеграцией с почтовыми системами, организацией дискуссий по различным темам в рамках проекта и проведением видеоконференций для обсуждения проблем в режиме реального времени.