Организации, которые разрабатывают порталы, стремятся объединить в едином формате огромное количество информации: например, сведения о заказчиках из унаследованных систем или реляционных СУБД, электронная почта, календарь, базы данных Notes, процедурные документы и документы отдела кадров из интрасети, необходимая информация из Интернета — новости, фондовый рынок, прогноз погоды.

Портал, помимо всего прочего, должен предоставлять конкретному пользователю специфичную и нужную ему информацию. Благодаря этому пользователи будут тратить меньше времени на просмотр несущественной информации или на переключение между разными интерфейсами для выполнения различных задач. В то же время, при всей персонализации информации и интерфейса, портал должен обеспечивать чувство принадлежности к определенному сообществу пользователей. В соответствии с этим выделяют пять областей контента, которые могут присутствовать в портале.

  • Личная информация, ориентированная на индивидуального пользователя. Сюда входит электронная почта, календарь, расписания, информация об элементах рабочих процессов (workflow), личная адресная книга. Эти приложения изначально персонифицированы, поэтому единственное, что вам необходимо сделать, —связать их со своим порталом.
  • Информация на уровне рабочих групп, которая обычно организуется в соответствии с административным делением по отделам или типам выполняемых работ. Эта информация включает ссылки, например, на документы рабочих групп и команд, приложения для отслеживания продаж и управления отношениями с заказчиками (CRM), библиотеки документов и информацию о продуктах и услугах. Поскольку пользователи проводят большую часть времени в среде своих рабочих групп, эта область должна быть максимально продумана и тщательно спланирована. Обычно требуется учесть такие аспекты, как принятые в компании методы организации и распределения информации между группами (имейте в виду, что, как правило, информация каждой рабочей группы не должна быть доступна людям, которые в нее не входят).
  • Корпоративная информация, которая имеет отношение к организации в целом и используется большинством сотрудников. Примеры: корпоративные правила и процедуры, регламентирующие документы отдела кадров, информация об отпусках, запросы на командировки, службы технической поддержки (helpdesk). Эта информация, которая обычно уже существует внутри каждой организации, должна располагаться в той области портала, к которой любой сотрудник имеет быстрый и простой доступ.
  • Информация из внешних сетей (extranet), обычно связанная с интерактивным взаимодействием между организацией и отдельными ее партнерами по бизнесу или внешними контрагентами через защищенные фрагменты сети. Это может быть информация о заказах на поставку, предназначенная для поставщиков; информация о проектах, которые совместно ведутся с людьми извне данной организации и с внешними организациями; или приложения, которые совместно используются партнерами по бизнесу. Как правило, каждым таким extranet-приложением пользуется очень небольшое количество рабочих групп.
  • Информация из Интернета, такая как котировки акций, прогнозы погоды, подписки на новости или сведения с Web-узлов ключевых заказчиков. Этот тип контента может быть доступен либо определенным рабочим группам, либо всем сотрудникам.

Портал должен быть эффективным и стимулировать работу пользователя в нем, облегчая ему выполнение повседневных функций. Для этого компоновка элементов дизайна должна обеспечивать простоту навигации.

Одно из возможных решений для построения корпоративных порталов — использование ПО Lotus Domino, которое позволяет собирать, хранить, категоризировать и отображать данные из практически произвольных источников в едином стиле и с высокой степенью управляемости.

Средства создания порталов в Domino

В Lotus Domino версии 5 есть много средств для создания порталов, которыми можно воспользоваться с помощью Domino Designer. Основные средства для создания и компоновки портала и интерактивного контента — это "Наборы рамок" (Frameset), "Страницы" (Page) и элементы "Форм" (Form).

Одна из самых простых, но мощных возможностей Domino, полезных при создании портала, — возможность создавать URL-ссылки на целые базы данных Notes. Благодаря этому включение в портал в качестве одного из элементов нового Domino-приложения становится тривиальной задачей.

Полезна при построении портала и способность Domino включать в страницу или форму целиком представление (список документов). Многие организации используют приложения, основанные на шаблонах типа «Совместная работа» (TeamRoom) или «Библиотека документов». Эти приложения — эффективные средства распространения информации и источники новостей. Включив представления (списки документов) из этих приложений в страницы или формы в своем портале, вы можете сделать эту информацию легкодоступной всем пользователям.

Наконец, включение данных из внешних источников в порталы, использующие технологию Domino, — это достаточно простая задача. Во-первых, в наборы рамок легко включать страницы из внешних Web-узлов. Более того, с помощью Domino технически почти так же просто включить в определенную область портала данные, например, об объемах продаж из корпоративной реляционной базы данных, будь-то MS SQL, Oracle или DB2. Средство Domino Enterprise Connection Services (DECS), которое поставляется вместе с Domino R5, позволяет без дополнительного программирования включать в поля документа Notes данные из внешних информационных источников, например, РСУБД.

Примеры корпоративных порталов

United Airlines, крупнейшая в мире авиационная компания (совершающая ежедневно около 2400 рейсов по 139 маршрутам в 26 странах.), создала интранет-портал mySkyNet, полностью построенный на платформе сервера Lotus Domino R5 и Sametime (средство совместной работы в реальном времени). В мае 2000 года данное решение, основанное на работе через браузер, использовали 5000 сотрудников компании; оно обеспечивало мобильное средство для улучшения эффективности работы с заказчиками, давая сотрудникам возможность общаться между собой в реальном времени для решения текущих рабочих вопросов. Планируется, что в будущем порталом будут пользоваться 130 тыс. сотрудников компании по всему миру.

Компания Genecor International, чья область — биотехнологии на рынке здравоохранения и сельского хозяйства, на основе технологий Lotus Domino R5, Domino Extended Search и Sametime создала корпоративный портал, которым пользуются более 1000 сотрудников. В качестве серверной платформы выступает Windows NT. Основными причинами, по которым Genecor выбрала технологию Domino, были простота создания портального решения и гибкость системы безопасности, которая позволяла легко администрировать права доступа пользователей, касающиеся публикации информации и работы с ней. Одним из факторов успеха стало то, что портал интегрирован с транзакционной системой, и это делает его не просто средством управления документами. Портал стал для компании "консолидированной точкой доступа к информации".

Lotus K-Station: технология создания порталов знаний

Сервер K-Station Portal создан компанией Lotus в рамках проекта Raven. Это элемент общей стратегии управления знаниями IBM и Lotus.

K-Station обеспечивает богатую функциональность благодаря интеграции трех уровней технологий — приложений, сервисов совместной работы и персональных сервисов. Вместе эти уровни формируют основу архитектуры K-Station и обеспечивают широкий спектр возможностей.

Приложения. Пользователи получают доступ к K-Station через приложения, которые выполняются на верхнем уровне архитектуры. Эти приложения включают персональное пространство (Personal Places) и пространства для сообществ (Community Places), которые служат входом к контенту и совместно используемому рабочему пространству. Приложения K-Station используют возможности DHTML для поддержки динамической настройки (кастомизации) и предоставляют сервисы безопасности, которые гарантируют защиту конфиденциальной информации на личном уровне и уровне сообществ.

Сервисы совместной работы.K-Station интегрирован со средствами взаимодействия в реальном времени, позволяющими узнавать, кто находится в сети, и предоставляющими средства мгновенной пересылки сообщений. Это формирует рабочее пространство онлайновой совместной работы и обучения. Электронная почта также представляет собой элемент этого уровня сервиса.

Персональные сервисы. Для простоты навигации и редактирования K-Station обеспечивает единый пользовательский интерфейс доступа к настольным приложениям, Web и корпоративным системам. Несколько одновременно открытых окон обеспечивают пользователю взгляд на разнообразную соответствующую ситуации информацию, которая находится в защищенной среде.

Компоненты для совместной работы

K-Station обеспечивает пользователей средствами доступа к знаниям, компетенции, информации и связям, которые существуют внутри и вне организации. Этот доступ начинается с персонального пространства или пространства для сообществ (places), где пользователи получают доступ, генерируют и применяют знания. Пользователи также могут применять представления знаний (knowledge views) для отображения данных из приложений в областях, размеры и положение которых могут меняться, или на страницах с закладками, позволяющими категоризировать контент.

Персональные пространства (места). Это многостраничная среда, которая содержит важные инструменты для выполнения повседневных задач. Пользователь может самостоятельно конструировать свое персональное рабочее место, организуя представления знаний — календари, Web-узлы и данные из корпоративных систем — вокруг конкретных задач и проектов. Одно из достоинств K-Station состоит именно в обеспечении контекста, в рамках которого знания организуются, создаются и применяются.

Например, представитель по продажам может создать страницу отслеживания изменений в процессе заключения контракта. На ней можно разместить такие элементы, как календарь встреч, дискуссии с заказчиком и файлы контрактов, так что все связанные с заказчиком элементы и информационные ресурсы будут находиться в одном месте и будут постоянно доступны. Это персональное пространство может включать средство, которое в K-Station называется "информирование о людях" и обеспечивает средство онлайновых дискуссий с другими людьми. В результате сотрудник может сконцентрироваться на работе, а не на технических инструментах ее выполнения.

Пространства сообществ. Они аналогичны личным пространствам, но предназначены для совместной работы сразу большого количества людей. Пространства сообществ могут быть публичными форумами, открытыми для сотрудников организаций, или эксклюзивными местами лишь для тех, кто получает соответствующее приглашение. Все пространства сообществ задание-ориентированы и спроектированы в расчете практически на любые бизнес-процессы.

Пространства сообществ представляют собой повторно используемые объекты знаний, которые хранят в себе информацию об отношениях между людьми, контентом, деятельностью (работой) и процессами, которые требуются для выполнения конкретных задач и проектов. Дискуссии, презентации, документы, планы и расписания — все это типичные объекты знаний, которые можно создавать и сохранять в K-Station. Сохранение означает, что все усилия по выполнению какой-либо работы, включая установленные отношения, созданный контент и выполненные действия, формируют элементы живой истории организации. Этот тип сохранения истории совместной работы и знаний дает ключ к использованию стратегии Управления знаниями и представляет собой уникальную особенность K-Station.

Один из способов создания пространства сообществ — использование шаблонов Центра знаний (Knowledge Center), которые предоставляют средства разработки и методики, необходимые для создания совместно используемого рабочего пространства. Шаблоны Центра знаний спроектированы для решения бизнес-проблем и повышают восприимчивость организаций, уровень инноваций в них, конкурентоспособность и эффективность. Поскольку шаблоны Центра знаний обеспечивают предопределенное пространство и инструменты для совместной работы групп, их можно сравнить с полностью обставленным офисом, готовым к тому, чтобы в нем сразу начать работу. Пользователи могут войти в этот виртуальный офис и использовать готовые шаблоны либо настроить их в соответствии с потребностями своей организации.

Представления знаний (Knowledge Views). Это окна для доступа к настольным приложениям, корпоративным системам, Web-узлам, образам и практически любым другим элементам бизнес-знаний. Каждое представление знаний является независимым и настраиваемым, поддерживающим функционал перемещения объектов с помощью мыши. Этот функционал управляемости — еще одно важное преимущество K-Station, в отличие от портальных решений с ограниченными возможностями настройки и жестким интерфейсом.

K-Station предоставляет множество готовых шаблонов представления знаний: для построения доступа к Web-приложениям, Notes-приложениям, почтовым приложениям Microsoft Exchange и Hotmail, а также ко многим другим форматам документов и образов. Эти шаблоны позволяют быстро создавать и внедрять представления знаний в конкретной бизнес-среде.

Страницы. Они предоставляют конечным пользователям средства категоризации информации по некоторой тематике или функциональной области. Страницы напоминают физические папки для файлов, с закладками наверху и пространством "внутри" для сбора информации, соответствующей выбранной тематике. Например, менеджер по маркетингу на странице с заголовком "Административные документы" может поместить отчеты, сообщения электронной почты и расписания полетов самолетов, а на странице "Рекламная кампания" — информацию из дискуссионных форумов, макеты каталога, данные бюджета и т.д.

В заключение подчеркнем, что Lotus Domino и K-Station — это компоненты общей стратегии развития технологий для порталов IBM/Lotus, и они готовы для интеграции с другими технологиями этих компаний.