На современном многофункциональном устройстве печати (МФП) стоимость цветного отпечатка равна стоимости монохромного, расходы на цветную печать предсказуемы и могут быть досконально просчитаны, а права пользователей и рабочих групп можно чётко разграничить, поэтому есть все основания разворачивать на производстве именно цветное печатное оборудование. Цветная печать необходима современному бизнесу и для повышения эффективности работы, и для лучшей коммуникации с клиентами и контрагентами, и для упрощения внутренних процессов. Здесь нет никакого чуда: исследования показывают, что подавляющее большинство компаний считает цветные документы более профессиональными, цвет помогает продажам, отчётности, решению внутренних задач основных департаментов — от финансового и маркетингового до логистики и управления. По статистике в цвете лучше воспринимаются не только презентации, но и отчёты и сложные формы, а основным генератором цвета являются именно офисные приложения — Word, Excel, PowerPoint, то есть программы, с помощью которых сотрудники офисов решают задачи бизнеса.
Ключевым вопросом является контролируемость расходов на печать как в целом, так и в цвете, и в этой области существуют эффективные решения. Например, на малых и средних предприятиях, где используется несколько МФП и развёрнута относительно простая инфраструктура, есть смысл установить бесплатную систему Universal Login Manager (ULM), представляющую собой комплексное решение Canon для МФП, которое обеспечивает удобную идентификацию пользователей для контроля доступа к устройствам, повышение продуктивности работы и мониторинг использования оборудования в небольших офисах. В крупных компаниях, в том числе использующих возможности Active Directory, разумно интегрировать модульную систему uniFLOW, обладающую широчайшими возможностями контроля, учёта и мониторинга, в том числе средствами контроля за контентом документов, уходящих на печать, сканируемых и копируемых на МФП, отправляемых по факсимильной связи.
В увеличении затрат бизнеса на цветную печать может играть роль и человеческий фактор, и технические ошибки: если не используются средства контроля или ограничения задекларированы лишь на уровне внутренних распоряжений, то пользователи, не чувствующие персональной ответственности за себестоимость печати, могут выводить на принтер личные документы или отправлять на полноцветную печать документы, которым цвет не требуется. Этот аспект эффективно контролируется программными средствами и политиками на уровне устройства либо софта инфраструктуры печати. Техническая ошибка часто заключается в том, что цветные устройства печати могут распознавать монохромный документ как цветной и для его вывода на лист использовать цветной тонер, что увеличивает себестоимость отпечатка, с одной стороны, и снижает его качество, с другой. Устройства Canon оснащаются интеллектуальной системой распознавания цвета в документе, и это автоматически исключает досадные ошибки. Программные средства позволяют чётко разграничить возможности, предоставляемые пользователям или группам, вплоть до установки раздельных политик печати из приложений. Так, цветная печать может быть разрешена из PowerPoint и Excel, но запрещена из Outlook и браузера, что минимизирует риск злоупотребления цветной печатью теми сотрудниками, в задачи которых использование цвета не входит. Можно ограничить цвет и для определённых групп, а также получать развёрнутую статистику для анализа эффективности и оправданности расходов на печать того или иного пользователя или департамента.
Во многих случаях оправдывает себя сервисная модель печати, когда бизнес фиксирует расходы в чётких тарифных рамках, а у специалистов ИТ-департамента не болит голова о том, что происходит с печатной техникой: всё работает в режиме 24×7, в случае необходимости производится моментальная переадресация печати, перенос финишера, замена оборудования — в общем, бизнес-процессы, связанные с печатью, работают как лучшие швейцарские часы. В рамках этой модели расходы на цвет полностью прозрачны и могут быть заранее просчитаны, бизнес передаёт обслуживание печати на аутсорсинг, сложная печатная инфраструктура обслуживается контрагентом, обеспечивающим гарантированную работу без сбоев. При этом на уровне предприятия разворачивается система, позволяющая чётко контролировать все аспекты доступа персонала к устройству — от вопросов безопасности и персональной авторизации, которая исключает риски, связанные с конфиденциальной информацией и неправомерным использованием устройств печати, до учёта расходов отдельных групп и лиц.
Стоит отметить, что в случае использования бесплатной системы ULM благодаря лёгкой интеграции в сеть снижаются объём административных задач и нагрузка на ИТ-персонал, поддерживается локальная аутентификация на уровне устройства, когда администратор устанавливает допуск к использованию МФП в системе управления устройством через простой браузер на компьютере, а данные о пользователях хранятся в самом устройстве и могут быть экспортированы на другие машины; при этом удобный визуальный доступ делает систему простой и интуитивно-понятной для рядовых сотрудников компании, использующих печать для своих рабочих задач. В рамках такой инфраструктуры не нужно даже приобретать специальные серверы, а авторизация возможна по персональному коду или бесконтактной картой.
При помощи бесплатной системы Universal Login Manager можно анализировать расходы, основываясь на статистике использования устройств, включая базовые данные о печати, сканировании и копировании, а стоимость каждой операции на определённом устройстве при этом отражать в виде простой таблицы.
Единая платформа для управления печатью, копированием и сканированием uniFLOW позволяет развернуть максимально эффективный инструментарий на предприятиях любого масштаба, тем самым повысив управляемость и производительность среды сканирования и печати и обеспечив максимальную отдачу инвестиций. Благодаря модульности инфраструктура печати настраивается под чёткие требования бизнеса в вариантах от десяти рабочих мест до неограниченного их количества. Обеспечивая все необходимые функции контроля за использованием цветной печати, разграничением прав пользователей и групп вплоть до отдельных приложений, система также повышает безопасность устройств и снижает риски бизнеса, связанные с неавторизованным доступом к МФП сотрудников или гостей предприятия. Становится возможным сохранение образов каждого задания печати, связи и копирования, проверка заданий по ключевым словам или характеристикам документа.
Подводя итог, стоит отметить, что цветная печать необходима бизнесу уже сегодня и вопреки распространённому заблуждению цвет может быть совершенно подконтрольным именно на уровне технологий и автоматизации; при этом по себестоимости цветная печать оказывается равной печати монохромной, а монохромная печать на цветных устройствах обходится бизнесу в ту же цену, что и печать на чёрно-белых аппаратах. Основной вопрос — именно в развёртывании системы, позволяющей эффективно контролировать не только цвет, но и печать на предприятии в целом, избежать человеческих и машинных ошибок, обеспечить бесперебойную работу. По статистике, собранной IDC, порядка 57% компаний сэкономили время, перейдя на использование цветных аппаратов, а исследования Winmark показывают, что цветные МФП Canon позволяют сэкономить до 70% расходов на цветную печать.
