Впервые идея вывести сотрудников из офиса пришла в голову Альфу Моффириджу, основателю компании Servcorp. Его концепция была до крайности проста: содержание офиса, приемной и секретаря – это значительные расходы не только для открывающихся компаний, но и для тех, кто давно и плодотворно работает на рынке. Он мыслил следующим образом – для многих направлений бизнеса наличие фактического местоположения совершенно не обязательно. И в 1980 г. Servcorp стала первой компанией, работающей по принципу виртуального офиса.

Идея виртуального офиса зародилась не сегодня, а, пожалуй, в то время, когда по крайней мере стационарные коммуникационные каналы стали надежными настолько, что появилась возможность формирования распределенных профессиональных команд, оперативно взаимодействующих друг с другом. Пусть даже кто-то из ее участников продолжал пользоваться телефоном. В лексиконе бизнеса появился термин «микро-мультинациональные компании» (Micro Multinational Company – MMC). Такие компании состояли буквально из нескольких человек, распределенных по разным странам. Это позволяло, допустим, эффективно управлять сложными транснациональными логистическими цепочками. Так формировалась потребность.

Совсем недавно мы стали говорить о так называемой консьюмеризации бизнеса, или, иными словами, о попытках адаптировать домашние приемы использования ИТ к профессиональной деятельности. Дома пользователи уже шагнули из так называемых личных кабинетов в пространство социальных сетей, формирующих для каждого динамичное и персонифицируемое информационное окружение. Перенесение этого окружения на рабочее место, по сути, уже является важным шагом к формированию виртуального офиса с точки зрения технологий и эргономики.

В результате конкретным компаниям оставалось взять дело в свои руки – решить, какие преимущества именно для их бизнеса и их сотрудников может дать виртуальный офис, и в случае необходимости отчасти подкорректировать собственную корпоративную культуру.

За прошедшее время идея виртуального офиса получила дальнейшее, уже в значительной мере практическое распространение. На сегодняшний день компаний, практикующих организацию бизнеса с помощью онлайн-офиса, стало несоизмеримо больше. Как, впрочем, и средств для создания надежных каналов связи. Софтовые компании наперебой поставляют программы для организации коммуникационных систем. Например, мессенджеры от Aim Pro, Skype и KonoLive.com, позиционирующие себя как средства бизнес-общения. Впрочем, компании могут не только звонить и переписываться с контрагентами, но также посылать видеосообщения с помощью Eyejot.com или онлайн презентации с WebEx.com. Одним словом, любой бизнес может удовлетворить свои даже специфические нужды.

Однако некоторые компании в стремлении организовать не просто виртуальный офис, а нечто большее, пошли значительно дальше шаблонных представлений об удаленной работе.

Например, компания Sococo, где верно подметили главную проблему онлайн-офисов – отсутствие командного духа. Людям, привыкшим ориентироваться не столько на слова, сколько на невербальные жесты, интонацию, мимику и прочее, общение через Web-коммуникации кажется обезличенным и не несет ощущения причастности к общему делу, ответственности за то, что делаешь, перед коллегами и компанией. Поэтому они подошли к решению проблемы радикально. Их проект Team Space стал виртуальным симулятором офисной жизни. Графически воссозданный план кабинетов включает комнаты для сотрудников, переговорные и многое другое. Удаленные специалисты работают и контактируют со своими коллегами в виртуальном пространстве, собираясь в совещательных комнатах и используя чаты или голосовую связь.

Но это еще не все преимущества подобной модели. Если в классических вариантах виртуальных офисов используется ограниченное количество статусов для сотрудников, вроде «онлайн», «офлайн» или «занят», то Team Space дает возможность более глубоко анализировать работу удаленных специалистов. Можно наблюдать, сколько времени уходит на выполнение их прямых функций, как часто они общаются между собой и каким образом происходит решение совместных задач. Одним словом, процесс работы виртуальной команды становится наглядным и контролируемым.

Конечно, модель онлайн-офиса компании Sococo значительно проще представленной ранее Sametime 3D от IBM, где виртуальные переговорные представлены в формате 3D и имеются аватары для участников бизнес-встреч. Разумеется, такие проекты более интерактивны и зрелищны. Но это не значит, что организация работы удаленных специалистов в Sametime 3D больше способствует производительности труда, нежели в Team Space. Корпоративные вопросы могут решаться и в более «простой» модели офиса. А присутствие в виртуальном мире иной раз только отвлекает сотрудников от выполнения их непосредственных функций. Так что красивее, в данном случае, не значит лучше.

А вот компания Cisco для 2 тыс. своих сотрудников ввела полуудаленный режим работы, также заслуживающий особого внимания. Главная изюминка – в отсутствии закрепленных за каждым специалистом персональных рабочих мест. По сути дела, кто первый пришел, тот и занял компьютер. Можно работать как из дома, так и из офиса. Примечательно, что вся территория разбита на кафе, спортивные залы, закрытые комнаты для мозговых штурмов и прочие интересные помещения, покрытые WiFi. Имея ноутбук, можно выбрать любую подходящую зону и спокойно работать.

Для поддержания связи со всеми сотрудниками и управления их деятельностью в организации предусмотрены совещания посредством приобретенной Cisco некоторое время назад системы Webex. Это сервис для проведения видеоконференций – продукт, которым они гордятся и активно продвигают на рынке. В заключение сказанного можно отметить, что Cisco сумела успешно решить проблему создания психологически комфортных условий труда для специалистов, выбрав контроль не за процессом работы, а за результатами.

Однако будет слишком поспешным заявить, что в этом у них нет равных. Компания Google хоть и закрепляет за каждым рабочее место в офисе, но умело мотивирует специалистов отсутствием расписания трудового дня. Можно приехать на час, а можно заночевать на работе. К тому же известные по всему миру «дизайнерские» офисные помещения, оживляющие самые смелые фантазии – от сцен из сказок до абстракций, – прекрасно справляются с созданием благоприятных условий труда, способствующих творчеству и рождению новых идей.

Но не только западные компании преуспели в создании и внедрении виртуальных офисов.

Российская фирма «1С: БИТ» – отличный пример организации на предприятии удаленной работы. Директор компании Иван Аверьянов работать из дома прежде попробовал сам, а уже после стал практиковать удаленную работу и среди своих подчиненных. Сложившаяся в компании тенденция привела к тому, что на сегодняшний день в «1С: БИТ» виртуальная команда составляет 70% от всех работающих в организации сотрудников.

Мотивом создания виртуального офиса для господина Аверьянова стало желание улучшить специалистам условия труда – дорога на работу сопряжена зачастую с неблагоприятными погодными условиями и риском потерять массу времени в пробках. Однако новый подход к организации работы потребовал и прогрессивных методов учета производительности труда. Для этих целей в компании была введена балльная система. Каждая задача имеет свой вес и соответственно балл. На основании суммы, набранной специалистом в конце месяца, делается вывод о проделанной им работе. И все довольны.

Стоит отметить, что вслед за «1С: БИТ» потянулись и ее заказчики. Удаленный доступ к продуктам «1С» позволил многим компаниям облегчить работу финансовым и бухгалтерским службам. В дни отчетности специалисты указанных отделов могут не приезжать на работу, а спокойно трудиться из дома.

Одним словом, в стремлении внедрить онлайн-офис компании руководствуются разными побуждениями. И если Google ставит целью сделать работу вторым домом (как гласит их девиз), то, например, компания Cisco прямо заявляет, что установленный на предприятии полуудаленный режим экономит до 277 млн долл. на аренде и офисном оборудовании.