Январь 2011 г. принесет значительные изменения в применении электронных документов в деловой практике, как при общении компаний между собой, так и при взаимодействии их с государством. Ситуацию изменит Федеральный закон № 227‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г.». С Нового года станет можно при проведении проверок и другом взаимодействии с надзорными органами использовать электронные, а не бумажные документы, что сделает такое взаимодействие менее затратным и более оперативным. И СЭС, и Роспотребнадзор, пожарные и другие инспекции обязаны обеспечить принятие документов в электронном виде.
Изменения, внесенные в закон № 229‑ФЗ, с января 2011 г. разрешают обмен электронными счетами-фактурами между юридическими лицами. Такие обмены происходили и раньше, но оставались делом частных соглашений между компаниями и юридической силы в случае конфликтов не имели, поэтому практиковались ограниченно и только между доверяющими друг другу партнерами. Со 2 сентября 2010 г. официально введена возможность обмениваться электронными счетами-фактурами (новая редакция п. 1 ст. 169 НК РФ). Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки и наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов‑фактур. Документ подписывается электронной цифровой подписью. Когда будет нормативно регламентирован оборот счетов‑фактур и утвержден их единый формат, налоговикам придется принимать электронные документы у компаний, которые обмениваются со своими контрагентами электронными счетами-фактурами.
Принятию закона от 27 июля 2010 г. № 229‑ФЗ предшествовала большая подготовительная работа. С января по июнь 2009 г. проходил пилотный проект по внедрению системы составления и выставления счетов‑фактур в электронном виде, проводившийся ФНС России по г. Москве. В качестве разработчика и оператора электронного документооборота счетов‑фактур в этом проекте выступала компания «Такском». По результатам этого пилотного проекта и Минфин России, и ФНС, и бухгалтеры компаний, участвующих в проекте, пришли к редкому единству мнений — проект понравился всем. Бухгалтеры довольны — меньше бумажной волокиты и бесконечных распечаток. Инспекторы радуются, что им облегчили «камералки». А чиновники Минфина в письме от 4 августа 2009 г. № 03‑02‑08‑64 рапортовали об успехах и в разговорах выражали осторожную надежду, что массовый переход на электронный документооборот начнется уже в 2010 г. Учитывая, что одновременно значительные изменения происходят в системе госзакупок, и по проводимым электронным аукционам будут заключаться только электронные контракты, необходимость создания систем электронного документооборота и электронных архивов становится значительно более насущной, чем раньше. Дальнейшее развитие электронных госуслуг и функций — предполагает следующий шаг: всю истребованную документацию в электронной форме представлять и в налоговые органы.
Многие поправки закона нацелены на более активное внедрение электронного документооборота в процесс взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков. Стала возможной передача в электронном виде различных документов — актов совместной сверки расчетов по налогам, сообщений об открытии или закрытии расчетных счетов и обособленных подразделений, инкассовых поручений на списание налогов со счета налогоплательщика, уведомлений и требований об уплате налога и других. Физическое лицо получило возможность встать на учет в налоговой инспекции (при наличии соответствующих оснований), направив заявление в электронном виде, а также получить само свидетельство о постановке на учет в электронной форме. Полномочия по разработке и утверждению форм, форматов (при предоставлении в электронном виде) и порядка заполнения документов возложены на ФНС России. Внесены уточнения по вопросу предоставления налоговой декларации в электронном виде. В частности, декларация в электронном виде может быть передана только по телекоммуникационным каналам связи, иных средств передачи электронных данных НК РФ не предусматривает.
Компании, уже построившие электронные архивы, считают ускорение и упрощение проверок регулирующих органов одним из экономически важных преимуществ. С изменением законодательства преимущество создания таких архивов станет еще более заметным.
