Выбираем ЕRP- систему. Тендер: за и против

Сегодня уже традиционной стала практика объявления тендера на поставку программного обеспечения. Надо сказать, что тендеры, вообще, вещь разумная, позволяющая выбрать оптимальное соотношение цены и качества для поставляемого продукта. Однако в нашей стране проведение тендеров сопряжено с рядом проблем. И главная проблема заключается в том, как проводится тендер и каковы его конечные результаты.

Признаюсь, меня настораживает практика, которая сложилась в последнее время, хотя поставщики решений уже, кажется, с ней смирились. Итак, решив внедрить ту или иную систему на своем предприятии, руководитель начинает искать поставщика решения. Как правило, делает он это не сам, а либо с помощью ИТ-менеджера, работающего на его предприятии, либо с помощью независимой консалтинговой компании, которая часто упускает из вида главное. Огромную роль начинают играть субъективные факторы, в то время как методики выбора партнера практически нет.

Думаю, "Импакт-Софт" не единственная компания, которая несколько раз в месяц в рамках очередного объявленного тендера получает анкеты-опросники, содержащие сотни (иногда тысячи) вопросов. Понятно, что таким образом консалтинговая компания стремится предоставить "заказчику" большой объем проведенной работы, однако не всегда этот объем работы оправдан и целесообразен. Составители таких анкет наивно полагают, что, распространив их между поставщиками решений и затем формально обработав ответы, они легко смогут найти требуемого поставщика решений… Я специально упускаю из вида те случаи, когда консалтинговая компания уже изначально расположена к конкретному поставщику и пытается строить свои опросники таким образом, чтобы именно его показать в выгодном свете.

Неоднократно сталкиваясь с этими анкетами, я обратил внимание на то, что большинство вопросов в них могут быть истолкованы весьма гибко. Понятно, что участники тендера заинтересованы в том, чтобы по максимуму ответить "да" на предложенные вопросы. Однако все эти "да" - совершенно разные "да". Точнее сказать, при ответе на один и тот же вопрос поставщики имею в виду совершенно разные вещи.

Авторам таких опросников следовало бы знать, что ERP-системы различаются, в том числе по подходам к бизнес-процессам, по архитектуре, по наличию различных технологических "ноу-хау". Следовательно, сравнение абсолютно разных систем напрямую через общие вопросы ведет к весьма поверхностной оценке продукта и не отражает сути предлагаемого решения. Из-за неправильной методологии выбора в тендере одновременно участвуют несколько десятков компаний. С ростом интереса к программному обеспечению активные компании-поставщики все чаще и чаще получают такого рода анкеты. Ответы на бессмысленные, неквалифицированные вопросы этих анкет отнимают массу времени, что абсолютно неоправданно. Ведь ответы не могут быть реально использованы: это ответы на вопросы ни о чем.

К тому же несложно подсчитать, что чем больше вопросов включают в себя тендерные опросники, тем больше погрешностей (а избежать их при экспертном методе оценки невозможно) повлечет за собой анализ ответов. Вполне допустимый 10-процентный доверительный интервал ошибок в ответах на вопрос при большом количестве вопросов приводит к совершенно недопустимым ошибкам. Если оценить доверительный интервал как корень квадратный из n (где n - количество вопросов), то 400 вопросов могут вызвать 200-процентный доверительный интервал результата. А многие анкеты гораздо объемнее. Так что говорить о корректном выборе продукта и поставщика, базирующемся на подобных опросниках, по меньшей мере малограмотно.

Особенно поражает попытка некоторых организаторов тендеров получить через такие опросники фиксированное коммерческое предложение по различным областям бизнеса. Ведь предоставить реальное коммерческое предложение можно только представляя проблемы, существующие на предприятии. Нужно знать о требованиях клиента и представлять себе текущие задачи, которые поставщику нужно решить.

Ни для кого не секрет, что процент успешно завершенных ERP-проектов зависит от выбранного поставщика, и выбор программного продукта и поставщика могут осуществлять только высококвалифицированные люди, знакомые как с продуктами, так и с результатами их внедрений различными компаниями.

Результаты от принятых на основании такого рода опросников решений не могут оправдывать ожидания клиента, поскольку в ответах ценовая часть по результатам подробного технического задания дается весьма приблизительно. Чаще всего поставщик либо перестраховывается и предоставляет заранее высокое предложение, либо так формирует предложение, что после начала проекта денег, выделенных клиентом, недостаточно для его завершения. Известны случаи, когда после составления технического задания для конкретного предприятия поставщик заявляет клиенту о сумме совершенно другого порядка. Это уже не абстрактная цифра, данная в анкете. Особенно печально, когда эта цифра становится известна клиенту уже после начала проекта и сменить поставщика без финансовых потерь невозможно.

Я ни в коем случае не отрицаю, что тендеры нужно проводить. Согласен, что тендеры - это правильный и цивилизованный путь выбора поставщика ERP-систем. Однако тендер должен быть правильно построен по этапам. Недопустимо, чтобы для участия в одном тендере консалтинговая компания приглашала поставщиков, системы которых ориентированы на диаметрально противоположные категории клиентов и разный объем бизнеса. Чего можно ожидать, если те, кто взялся выбирать, даже не могут определить требуемый класс продукта. Консалтинговая компания должна четко представлять, что она ищет, из уважения и к клиенту, и к поставщику.

Мне кажется разумным следующий подход при выборе поставщика ERP-систем. Во-первых, необходимо определить критерии успеха. Выработать четкие глобальные и локальные критерии выбора. Во-вторых, нужно определить технические функциональные требования к тому, что нужно клиенту. Затем - обозначить круг поставщиков и решений, которые впоследствии будут отсеиваться по ключевым моментам. Возможно, имеет смысл проанализировать выполненные ранее проекты.

Самый правильный путь, на мой взгляд, - поручить двум поставщикам независимо разработать техническое задание и предоставить собственные комментарии. Понятно, что такая услуга не бесплатна. Обычно она составляет 10% от стоимости проекта. Однако не думаю, что эта сумма гораздо выше той, которую берут за свои услуги консалтинговые компании. Уж лучше заплатить эти 10% и получить результат, чем отдать деньги не всегда компетентным консалтинговым компаниям или ИТ-менеджеру, который тоже не имеет должной квалификации. Ошибка может обойтись гораздо дороже этих 10%. А в процессе работы над техническим заданием клиент получает результат: техническое и коммерческое предложение.

Наблюдая за компаниями, разрабатывающими техническое задание, клиент может сделать выбор, подкрепленный не простыми словами или субъективной оценкой, а конкретным документом с точным определением, что, когда и за какие деньги будет сделано и каков должен быть результат. Отслеживая работу поставщиков, клиент получает возможность на деле взвесить все "за" и "против". А выбор через по меньшей мере сомнительные опросники неоправдан и уж точно малоэффективен. Гораздо эффективнее для клиента - и именно это мы всегда предлагаем клиенту - познакомиться с уже реализованными проектами. В результате этого знакомства перед заказчиком четко вырисовывается и методология внедрения, и сервисное обслуживание после завершения проекта, и практика поставщика. Не говоря уже о том, что на бумаге можно написать все что угодно, составителям опросников далеко не всегда удается правильно сориентировать клиента, а компании-поставщики, естественно, всегда будут расхваливать свой продукт. Вместо этого гораздо эффективней будет пообщаться со своими коллегами, работающими в компаниях, где поставщик уже выполнял проект по внедрению, и получить отзывы о проекте. В этих отзывах клиент услышит и сильные стороны, и моменты, на которые надо обратить внимание. По опыту нашей компании, старые клиенты обычно охотно делятся опытом, показывают используемое ими решение в условиях реальной эксплуатации.

Как говорят лучше один раз увидеть…