Себестоимость продукции вплоть до полуфабрикатов

ОАО "Заречье" Предприятие основано 60 лет назад. В настоящее время специализируется на выпуске модульных наборов мебели для гостиных, спален, прихожих, шкафов-купе, офисной мебели, а также продукции из стекла и зеркал. Ассортимент продукции составляет около 200 позиций. Численность сотрудников — около 500 человек. В июне 2001 года предприятием получен международный сертификат системы менеджмента качества ИСО 9000 TUV CERT (ресертификация пройдена в 2004 году).

"Заречье" автоматизирует управление

Проект по внедрению серьезной информационной системы, призванной наладить оперативный учет и управление на производственном предприятии, стартовал в октябре приснопамятного 1998 года. В тот сложный период особенно актуальной для фабрики была задача оперативно рассчитывать калькуляцию себестоимости готовой продукции и отслеживать ее рентабельность. "Здесь уже имелся опыт работы с учетными ИС, - вспоминает начальник отдела ИТ Наталья Ялдыгина, - В бухгалтерии работала программа компании "Инфотех". Но понятно, что автоматизация отдельных бухгалтерских мест давала только ускорение расчетов, а для качественного скачка в управлении производством нужны были иные инструменты. Функционал системы "Галактика ERP", выбранный в качестве такого инструмента, позволял решать как раз эту важную для нас задачу - оперативного расчета рентабельности продукции. К тому же и стоимость этой информационной системы была разумной, что выгодно отличало ее от зарубежных аналогов".

При внедрении и настройке системы остановились на так называемом "полуфабрикатном методе", позволяющем отслеживать затраты и себестоимость не только конечного продукта, но и "полуфабрикатов" (на промежуточных этапах производства), в тех точках, где, собственно, и возникают затраты. Это позволяло определить, на какой стадии производства они наибольшие, выяснить, где и как их можно уменьшить.

Первый этап проекта занял три месяца и заключался в запуске наиболее востребованных модулей, которые, кстати, дают и самую быструю отдачу: "Бухгалтерский учет" и логистические модули - "Управление сбытом", "Управление снабжением" и "Складской учет".

На следующем этапе, когда предстояло внедрить "Учет в производстве", подключились и работники цехов - мастера и технологи. Именно они должны были вводить на своих рабочих местах ту информацию (об использованных материалах, изготовленной продукции, нормах расхода материалов и т. д.), которая собиралась затем в базе данных и являлась основой для расчетов себестоимости и рентабельности. Так осуществлялся принцип "ввода информации в местах ее возникновения", позволяющий добиться точности и достоверности данных. Это стало одним из первых результатов внедрения информационной системы.

Через тернии к результату

Разумеется, за успешным внедрением стояли труд и настойчивость в преодолении препятствий. "Одно из них - создание регламентов работы, - рассказала Наталья Ялдыгина. - Ведь для того, чтобы своевременно обработать данные в одном подразделении, их нужно вовремя внести в систему в другом. Этот процесс требовал немалых организационных изменений, а зачастую - вмешательства руководства, которое после согласования приказом по фабрике закрепляло тот или иной порядок действий. И здесь - я хотела бы отметить это особо - огромную роль сыграло то, что наш директорат не просто участвовал, а очень активно руководил процессом внедрения. Да и в процессе работы мы (отдел ИТ) всегда находили понимание у наших руководителей - шла ли речь о выделении денег на обновление компьютерного парка или же о необходимости регулярного повышения квалификации сотрудников нашего подразделения".

Действительно, в отделе ИТ на фабрике четыре сотрудника, двое из них занимаются непосредственно работой с системой "Галактика ERP" - администрированием, поддержкой, донастройкой, созданием новых отчетных форм, помощью пользователям, обучением и т. д. "Важно, что у нас была (и есть) возможность постоянно поддерживать и повышать свою квалификацию, - подчеркивает Наталья Ялдыгина. - И мы видели на примерах, что далеко не на всех предприятиях ИТ-специалисты могли ежегодно ездить на обучение в корпорацию "Галактика" в Москву. Сегодня на таких курсах нам рассказывают уже не только о новых функциях системы "Галактика ERP", а о том, как решить те или иные управленческие задачи, то есть фактически предлагается тренинг по ИТ-менеджменту".

Показатель успешности проекта

Сегодня на фабрике в системе работает весь административный персонал, руководители цехов, мастера, технологи и даже кладовщики (всего реализовано более 70 рабочих мест). При этом, как отметила Наталья Ялдыгина, новых сотрудников, знающих систему, на фабрику не набирали - все ныне работающие были обучены при внедрении информационной системы. На начальном этапе обучением персонала занималась компания "Тюмбит-АСУ" (тюменский партнер корпорации "Галактика", осуществлявший адаптацию и внедрение системы на фабрике "Заречье"). Специалисты фирмы целенаправленно и индивидуально обучали даже тех сотрудников, кто прежде вообще не имел дела с компьютером. "И знаете, - улыбается Наталья Ялдыгина, - освоили работу в системе даже люди пенсионного возраста, которые сегодня успешно трудятся в коллективе. Я думаю, что это один из показателей успешности нашего проекта. Таким же показателем можно считать факт, что сегодня вся информация - для формирования документов, для анализа, для маркетинговой работы, для принятия управленческих решений - берется нами из системы, из ее базы данных. И все - от директора до кладовщика - знают: какая бы информация по предприятию ни понадобилась, мы можем найти ее в "Галактике ERP"".

Другим важным результатом стал расчет себестоимости (продукции и полуфабрикатов) и рентабельности, к которому и шли при внедрении. Ряд позиций по итогам таких расчетов исключен из ассортимента; по многим изделиям усовершенствованы производственные процедуры и маршрутные карты, подобрано оптимальное по стоимости и качеству сырье. Разумеется, вручную эти расчеты заняли бы на порядок больше времени. Если прежде прямые и косвенные затраты на производство в бухгалтерском учете собирали и "расписывали" только на готовое изделие целиком, то после внедрения новой системы появилась возможность конкретно определять прямые затраты на каждое изделие на разных этапах его изготовления.

"Кроме того, у нас заметно уменьшились запасы "неликвидов" на складе и сократилась дебиторская задолженность, - отметила Наталья Ялдыгина, - а это очень существенно в условиях нарастающей конкуренции".

Новый этап автоматизации

Очередной этап автоматизации на "Заречье" настал в мае прошлого года, когда пришла пора внедрять новую версию (7.11) системы "Галактика ERP". Помимо прочего, система имела и необходимый фабрике новый функционал - планирование производства и управление ресурсами в соответствии со стандартом MRP II. Так совпало, что примерно в это же время на предприятии произошли и некоторые организационные преобразования: обновилась команда менеджеров по сбыту, был оптимизирован ассортимент. Кстати, в последнем деле существенную помощь оказали аналитические возможности системы. С ее помощью выяснить, какие позиции пользуются спросом в тех или иных регионах, в те или иные временные периоды, у тех или иных покупателей и так далее, не составляет труда. А функции планирования, помимо автоматического оповещения, к какому сроку могут закончиться складские запасы определенных материалов, сегодня пополнились и такими возможностями, как, например, автоматические предложения системы, от какого поставщика выгоднее заказать то или иное сырье (с учетом сроков поставки, условий договора, дебиторско-кредиторской задолженности и прочих обстоятельств). Важно, что эти функции тесно связаны с модулями логистики, расчета себестоимости, управления заказами, контроллинга и прочими, и планы сбыта и снабжения предприятия можно настроить в любой форме (по желанию пользователя и его силами).

"Сегодня перед нами стоит задача не только более полно использовать возможности планирования производства (здесь, кстати, нам предстоит реализовать автоматическое составление графика производства), - сказала в заключение Наталья Ялдыгина, - но и введение такой технологии, как штрих-кодирование готовых изделий (и их составных частей). Информация о штрих-кодах будет поступать сразу в "Галактику ERP"".

Здесь хочется отметить, что существенный рост объемов производства и расширение географии поставок ОАО "Заречье" обеспечивается небольшим коллективом бухгалтерии, численность которого не увеличивается вот уже несколько лет. Разумеется, роль ИТ не в том, чтобы привести к сокращению штатов, а в том, чтобы высвобождающийся персонал мог заниматься более важной и нужной работой. Информационные технологии предоставляют необходимые для этого средства и инструменты.

Активное участие руководства предприятия Евгений Карасев, исполнительный директор ЗАО "Тюмбит-АСУ" Отличительная и важная черта внедрения системы "Галактика ERP" на фабрике "Заречье" - активное участие руководства предприятия в реализации проекта. Решение всех организационных вопросов взяла на себя Любовь Николаева, финансовый директор фабрики, поэтому команде внедрения работалось легко, и особых проблем не возникало. Также интересно то, что на этом предприятии система "Галактика ERP" сразу внедрялась в нескольких подразделениях - не только в бухгалтерии, но и в цехах, на складах. Поэтому очень быстро первичные документы в системе стали поступать в бухгалтерию с мест их первоначальной обработки, а бухгалтеры начали выполнять учетную и аналитическую работу. Задача ближайшего будущего - внедрение бюджетного управления на базе системы "Галактика ERP".