Здравый смысл в выборе ERP-системы и потребности функциональных заказчиков - определяющие факторы создания и развития информационной системы компании. Об этом свидетельствует опыт компании "Русский продукт". ОАО "Русский продукт" занимает лидирующее место среди предприятий пищевой промышленности России и является крупнейшим отечественным производителем бакалейной продукции. Компания работает в большом количестве сегментов рынка бакалейных товаров.

В 1996 году в состав компании вошли предприятия - флагманы советской пищевой промышленности: Московский экспериментальный комбинат пищевых концентратов "Колосс", Московский пищевой комбинат, макаронная фабрика "Супермак", Детчинский завод овощных концентратов. Сегодня на предприятии трудится более 3 тысяч человек.

О том, чего ждет от информационных технологий топ-менеджмент, какие задачи решает совместно с ИТ-службой, рассказывают Кирилл Евстегнеев, коммерческий директор, и Владимир Никонов, ИТ-директор компании "Русский продукт".

Intelligent Enterprise: Какие стратегические и тактические цели ставит перед собой ваша компания?

Кирилл Евстегнеев: Как и у любого коммерческого предприятия, наша цель - прибыльность. Рынок, на котором мы действуем, очень разнообразен, различны и наши методы работы в каждом сегменте. Компания "Русский продукт" производит 350 видов продукции пяти категорий (чай, кофе, снеки, макароны, бакалея), каждое направление развивается по-своему, и даже внутри товарных групп есть заметные отличия от продукта к продукту. Мы хотим быть представлены во всех сегментах нашего бизнеса: бакалейная продукция, чайно-кофейная группа, снековая группа. В каждом из них мы хотим быть в пятерке лидеров и получать прибыль по каждому направлению. Где-то мы продвинулись больше, где-то меньше: например, недавние инвестиции в снековый бизнес дали очень хороший результат, но нам бы хотелось, чтобы компания была более динамичной и развивалась еще быстрее. Для достижения этих стратегических целей мы намерены использовать все современные методики и инструменты: маркетинговые и коммерческие инструменты, управление и мотивация персонала, модернизация производственной базы, совершенствование системы логистики, и, конечно же, применение информационных технологий.

Решения каких задач вы ждете от информационных технологий в этих условиях?

Кирилл Евстегнеев: В Россию приходят западные форматы розничной торговли и западные производители. Они находятся на другом, значительно более высоком уровне развития технологий. В таких условиях мы учимся очень быстро. Раньше были артикулы и серии, теперь стали штрих коды. Уходит на второй план калькуляторное прогнозирование. Теперь, имея дело с большими массивами информации, мы должны уметь их быстро обрабатывать.

Основы большинства состояний и в мире, и в России были заложены лишь при помощи калькулятора и деловой сметки. Но времена изменились. Сохранить и приумножить эти состояния, используя старые схемы, уже практически невозможно. Нужно отлаживать стандартные бизнес-процедуры и отслеживать их эффективность по ключевым показателям. И здесь нам также необходимы информационные технологии.

Кроме того, нам нужны современные коммуникации, ведь бизнес у нас распространен по всей стране. Мне, как коммерческому директору, очень хочется, чтобы принимаемые в Москве управленческие решения достигали других территорий максимально быстро и без заметных искажений. В целом, мы должны использовать все разумные и оправданные, подчеркну - экономически оправданные технологии, которые позволяют передавать и обрабатывать информацию, автоматизировать рутинные операции. Наши менеджеры знакомы с модными течениями - BSC, KPI, BI, CRM и т. п., - но не всегда в полной мере используют все возможности, предоставляемые этими системами, поскольку за рутиной могут не заметить всего спектра возможностей, которые у информационных технологий есть уже сейчас. Однако мы должны не бизнес подстраивать под модные технологии, а адекватно поддерживать ими развитие бизнеса.

Например, мы подсчитали, что общение по видеоконференцсвязи будет для нас экономически выгодно, поскольку у нас действуют представительства практически во всех регионах страны, поэтому было принято решение строить корпоративную сеть и развивать каналы связи. И такой проект уже идет.

Что касается корпоративных информационных систем, то основные задачи учета в "Русском продукте" уже давно решены.

Владимир Никонов: Мы уже более 10 лет работаем на системе "Галактика ERP". Сначала эта система нужна была нам для учета материальных и финансовых потоков. На тот момент существовало много бухгалтерских систем, но "Галактика ERP" уже тогда развивалась не только как система бухгалтерского учета, но и как инструмент управления предприятием. И мы поняли, что эта система подойдет для наших управленческих задач.

На тот момент в корпорации "Галактика" не было консалтингового подразделения, поэтому мы внедряли систему самостоятельно. Конечно же, выявлялись ошибки, которые исправлялись разработчиками прямо у нас. Но в целом и по быстродействию, и по надежности, и по функциональности система нас устраивает. Особые усилия мы прикладываем для обеспечения непрерывности бизнеса. Ведь если отгрузка товара со склада у нас задержится хотя бы на час по причине сбоя информационной системы, мы можем потерять приехавших клиентов, потому что для них оперативность обслуживания очень важна.

Часть российских предприятий рассматривают ERP-системы как средство повышения капитализации и шаг на пути привлечения западных инвестиций или выхода на IPO. Таким подходом объясняется выбор управленческих систем западного производства. Не видите ли вы здесь проблемы для "Русского продукта", во всяком случае потенциальной?

Кирилл Евстегнеев: Проблемы в использовании российского продукта для автоматизации управления я не вижу. Внешние инвесторы и выход на биржу нужны, когда предприятие исчерпало все свои ресурсы. У нас пока ресурсов достаточно, и в ближайшие годы мы подобных шагов не планируем. Более того, на мой взгляд, увеличение капитализации компании за счет использования западных пакетов - не очевидный факт. Можно спорить до бесконечности, что лучше - Axapta, SAP или что-то еще. Но ведь это только дополнение к бизнесу. Если нет продукта, бренда, бизнеса, то никакая ERP-система не поможет. Если компания денег не зарабатывает, она не интересна инвестору. А то, что система "Галактика ERP" помогает нашему бизнесу, - это факт. Вернувшись к калькуляторам и бухгалтерским книгам, мы бы уже не смогли работать.

Владимир Никонов: Наверное, если бы у нас была ERP-система от SAP, это бы звучало красиво. Но на самом деле инвесторам нужны прозрачность, возможность контроля и информация о работе предприятия. Все это обеспечивается "Галактикой ERP". У нас бухгалтерский учет ведется как по РСБУ, так и по МСФО.

Одна из самых сложных задач для предприятий вашего типа - производственное планирование. Каким образом ведется у вас производственное планирование, и какую роль при этом играют ИТ-инструменты?

Кирилл Евстегнеев: Система планирования - краеугольный камень организации бизнеса, но здесь мы пока в начале пути. Для планирования производства было бы идеально, если бы мы работали только по конкретным заказам. Но в нашей области такая схема работы практически нереальна, да и точный прогноз, даже на месяц вперед, часто невозможен. Планы мы составляем преимущественно на основе предыдущей статистики, но не только. Мы не в Европе, где пищевой рынок стабилен, у нас несколько другие условия. Задача нашей компании - расти, и расти быстро. Поэтому если мы будем основываться исключительно на накопленной статистике, мы своих целей не достигнем, и, возможно, будем лишь медленно расти. Мы основываем наши прогнозы исходя из анализа и мониторинга рынка, возможностей производственной и дистрибьюторской базы.. Но процесс формирования системы планирования еще не завершен. Вообще, в наше время перемен планирование - скорее маркетинговая работа, чем только историческо-статистический анализ.

Владимир Никонов: Если говорить о технологии, об инструментах, то производственное планирование у нас уже есть и успешно работает два года. Автоматически формируется производственная программа, рассчитываются потребности в сырье и материалах.

На момент внедрения функциональность системы "Галактика ERP" нас полностью устраивала. Потом наши запросы возросли, но параллельно с развитием нашего бизнеса, развивалась и система "Галактика ERP". Но наша компания, пожалуй, развивалась несколько быстрее. И когда нам в 2000 году понадобилось производственное планирование, в "Галактике ERP" оно еще не было реализовано. Поэтому эту функциональность мы внедрили на основе системы SyteLine. Это американская система, она была интегрирована с "Галактикой ERP", и до последнего времени эта связка очень прилично работала. Но после появления функциональности планирования производства в "Галактике ERP" мы хотим полностью перейти на нее.

Вас не устраивало качество планирования, или вы придерживаетесь идеологии автоматизации максимального количества бизнес-процессов одной ERP-системой?

Владимир Никонов: С точки зрения внедрения продукта поставленная задача была решена. Но с точки зрения точности самого планирования, точности прогнозов и точности данных, которые система получает на входе, нет предела совершенству, и нам до него еще предстоит долгий путь.

К сожалению, сейчас загрузка информации из "Галактики ERP" в SyteLine происходит один раз в сутки. Поэтому в любой момент рабочего дня актуальной информации мы не видим. Мы имеем дело только с данными на вечер предыдущего дня, а этого сейчас уже недостаточно. Кроме того, если в "Галактике ERP" были допущены какие-то ошибки ввода данных, то в SyteLine их уже трудно искать. Нет, я не сторонник работы на единственном продукте, но в данном случае нам разумней сделать именно так.

Кирилл Евстегнеев: Качеством планирования определяется корректность данных на входе. Она зависит от профессионализма сотрудников, от методик сбора информации. В настоящий момент погрешности могут быть весьма заметными. Порой наши маркетологи и производственники недовольны системой планирования, так как она (система) достаточно жесткая и изменить что-то в принятом решении почти невозможно.

Владимир Никонов: Кроме того, сейчас у нас гораздо больше опыта во внедрении подобных систем. Когда мы начинали внедрять SyteLine, мы хотели это сделать "с наскока", рассчитывая на свою команду внедренцев. Но оказалось, что одной команды мало, нужна перестройка процессов компании. Пока мы не прописали все производственные процедуры, не разобрались в связях и не оформили новый порядок работы на уровне приказов высшего руководства, система не внедрялась. Сейчас опыта у нас значительно больше, коммуникации между специалистами по продажам, маркетингу, планировщиками отлажены, они все работают в едином коммуникационном пространстве. И если мы полностью перейдем на "Галактику ERP", то этим повысим и достоверность, и оперативность информации, и надежность системы в целом. Кроме того, будет одна база данных и, следовательно, снизятся расходы на поддержку.

Какие еще задачи вы предполагаете решить с помощью корпоративной информационной системы?

Владимир Никонов: Нам нужна достоверная и оперативная информация о внутренних бизнес-процессах и о внешнем окружении. Причем информация с минимальным временем отклика, в тех измерениях, которые нужны конкретному менеджеру на данном рабочем месте. Задачи такого рода решаются системами класса business intelligence. Недавно у нас завершился первый этап построения системы бизнес-аналитики, который выполняла корпорация "Галактика". Всего этапов будет три. Первый из них - анализ информации о продажах - прошел успешно, клиентские места установлены у десяти ключевых пользователей из департаментов маркетинга, финансов, продаж. Некоторые пользователи могут получить конечный набор отчетов (витрина данных). Есть рабочие места аналитиков, которые произвольно сформируют все нужные им отчеты. Со временем этот подход будет распространен и на анализ себестоимости, и на прохождение платежей, и на другие сферы деятельности компании.

Кроме того, у "Русского продукта" существует внутренний сайт, где можно получить очень много отчетов для различных сотрудников. Ведь без специального обучения менеджерам сложно получить из системы "Галактика ERP" нужную информацию, да и готовится большой отчет долго. Кроме того, так мы экономим деньги на стоимости лицензий. Те, кто вводит информацию, имеют рабочие места в "Галактике ERP". Все остальные, то есть те, кто только использует информацию, получают ее с сайта. Есть идея организовать внутрикорпоративный портал, где каждый менеджер сможет сформировать свою собственную страничку, где будут только нужные ему материалы.

Кирилл Евстегнеев: Есть и другая задача, уже ставшая насущной, хотя еще пару лет назад мы не придавали ей значения. Теперь нам требуется не только информация об отгрузках оптовикам и дистрибьюторам, но и сведения о том, что происходит с нашей продукцией дальше, как она движется по всему каналу сбыта. До недавних пор никого не интересовало, что происходит с товаром, который отгружен заказчику. Скажем, мы отгрузили товар, у нас он считается успешно проданным, и эту информацию мы используем дальше для прогнозирования. Но товар этот может не уйти со склада дистрибьютора, осесть там. Это приводит к осложнению отношений с этим дистрибьютором, возможной задержке платежей и другим неприятным последствиям. Самое главное, что реально-то товар не был востребован рынком, цепочка осталась незамкнутой. Произошло "закупоривание каналов". Такую информацию нам необходимо отслеживать, потому что это проблема компании-производителя, а не клиента.

Владимир Никонов: Сейчас мы рассматриваем перспективы нового проекта - создается система с функциональностью B2B для сбора информации обо всем канале сбыта. Выбор инструментария для такой системы пока не принципиален. Значительно важнее наладить бизнес-взаимодействие с партнерами, организовать механизм обмена информацией. Когда он будет запущен, хотя бы на уровне обмена письмами, можно будет искать оптимальные инструменты. Сейчас идет процесс общего осознания важности такого проекта и возможности его реализации.

Сколько ваша компания тратит на информационные технологии? Как вы оцениваете эффективность и отдачу от этих вложений?

Владимир Никонов: Я бы сказал, что не тратим, а инвестируем в ИТ сумму порядка 0,5% годового оборота. По российским меркам это немало. Эффективность вложений в информационные технологии мы оцениваем исключительно с точки зрения здравого смысла. Да, есть масса методик, по которым можно посчитать отдачу, но результат часто ничего отражать не будет.

Для снижения рисков мы обязательно практикуем проведение пилотного проекта, не очень большого, но функционального, с обучением ключевых специалистов. Кроме того, я считаю нерациональным начинать новые проекты, если нет заказа со стороны бизнес-подразделений. Если новые технологии, которые я могу предложить, не востребованы конкретным менеджером, проект обречен на неудачу. Но и в этом случае можно действовать гибко: если же я вижу, что со стороны бизнес-подразделений нет понимания целесообразности внедрения новых приложений, но я уверен, что данная технология действительно может быть полезной, я стараюсь своих заказчиков подготовить, подробно рассказать о возможностях той или иной системы или программы с помощью проведения презентаций или личных бесед с ключевыми специалистами.

Вы применяете довольно много разнообразных ИТ-инструментов. Часто руководители говорят, что персонал не хочет использовать их, пока их не принуждают к этому…

Кирилл Евстегнеев: Я меньше всего хотел бы кого-то заставлять работать с этими инструментами. Все мы взрослые люди и приходим на работу работать. И если эти инструменты помогают выполнять прямые обязанности, не приходится никого заставлять. Пока еще скорость роста российского бизнеса прощает многие наши недочеты. По западным методикам, каждый клиент должен быть описан в CRM-системе "от и до". Но мы пока не можем мотивировать своих менеджеров исключительно на описания, мы вынуждены мотивировать их в первую очередь на рост бизнеса, на скорость роста. Все же основное для коммерсантов - много продавать, а не заполнять формы с предельной аккуратностью. При этом планы внедрения CRM не отдаляются, а скорее, наоборот приближаются.

Поэтому мы и говорим: надо брать от ИТ то, что тебе реально необходимо, без чего ты не можешь вести бизнес.