Проблема автоматизации работы с документами на предприятиях все более занимает умы руководителей, а способов выбрать наиболее удачный подход и приобрести именно ту систему, которая удовлетворяла бы всем требованиям, практически нет. И проблема эта кажется все более сложной по мере углубления в терминологию. Надеемся, кое-что здесь прояснит интервью, данное нашему журналу Константином Синюшиным, генеральным директором компании «Документум Сервисиз СНГ» (дистрибьютор в России и СНГ американской компании Documentum, http://www.documentum.ru).

Intelligent Enterprise: Итак, речь у нас пойдет о рынке систем документооборота. Можно ли говорить о наличии полноценного рынка таких продуктов?

Константин Синюшин: Такой рыночный сегмент определенно существует. А вот слово «документооборот» употреблять не хотелось бы — я не считаю его термином ИТ-рынка. Это понятие, пожалуй, пришло из советского времени, вот к нему и привыкли. В банках данным термином обозначают сейчас обмен электронными транзакциями, какие-то договоры, в канцеляриях — регистрацию входящих и исходящих документов. Сотрудники же профильных подразделений, занимающиеся обработкой технической документации, вообще не пользуются термином «документооборот». И поскольку деятельность нашей компании во многом связана именно с этими «профильными подразделениями», я попытаюсь дать другое название, учитывающее многие важные аспекты.

Некоторое время назад решения, о которых идет речь, можно было бы назвать системами управления знаниями, документами и бизнес-процессами. Но появление Интернет-технологий добавило много новых возможностей. Появились новые понятия, возникло словосочетание Enterprise Content Management (ECM) — на русский язык его не стоит переводить буквально, и словосочетание «управление корпоративным содержанием» тоже не стоит использовать. Переводят же workflow как «управление потоком работ», но лучше все же использовать такое понятийное предложение, как "управление бизнес-процессами".

Собственно концепция ECM была впервые предложена корпорацией Gartner Group совсем недавно. Концепция предполагает набор различных требований, связанных, в частности, с возможностями управления электронными документами, контролем версий, с обработкой составных или связанных документов, полнотекстовой и атрибутивной индексацией, поиском и извлечением данных, функциями workflow. Важны также возможности интеграции с другими приложениями, такими, как системы CRM и ERP, приложения электронной почты и т. п. Концепция предусматривает масштабируемость, соответствие требованиям больших корпоративных проектов и внедрений, удобство и простоту использования, быстрое и простое обучение новых пользователей эффективной работе с системой. Большое внимание уделяется возможностям поддержки и настройки ПО системными администраторами; инструментам разработки приложений и средствам безопасности, предотвращающим несанкционированный доступ к документам и их модификацию. Немаловажно также прогрессивное формирование цены. Система Documentum, по мнению многих аналитиков, соответствует концепции ECM. Данное ПО управляет и Интернет-контентом, и содержанием традиционных документов, сохраняя и обрабатывая их по единым правилам и в единых хранилищах, давая им разные представления в зависимости от формата, который нужен потребителю.

Найти единую систему, полностью отвечающую подобным требованиям, нелегко.

IE: А стоит ли искать? Не проще ли приобрести ряд систем и кое-что подогнать или разработать самостоятельно?

К. С.: Возможно. Но в нашей компании рассуждают так: «Платформа должна быть единой, ведь в противном случае предприятие будет работать с разными представлениями одной и той же информации и «управления знаниями» уже не получится».

IE: Вы только что упомянули словосочетание «управление знаниями». В какой ряд следует поставить это понятие? И почему его так часто употребляют западные менеджеры?

К.С.: Человек иногда хочет привязаться к модной фразе. Еще недавно модными были термины knowledge management или, скажем, CRM. Ни то ни другое не является продуктом или технологией — это управленческие концепции, модели, позволяющие наиболее легко использовать интеллектуальный баланс организации.

Но, честно говоря, приезжающие маркетологи часто не очень хорошо разбираются в предметной области. К тому же не всегда адекватен перевод подобных понятий. На самом деле необходимо оторваться от лингвистики и сказать, что «вот это здесь называется таким образом».

IE: Есть ли у вашей компании соседи по рыночной нише и кого из них Вы хотели бы назвать?

К. С.: Есть ПО, которое конкурирует в нише управления традиционными документами, в нише управления Web-контентом, в области автоматизации бизнес-процессов, в области управления цифровыми медиа-активами. Исследования, проведенные известной аналитической компанией, показали, что в 2002 году на мировом рынке ECM Documentum вошла в немногочисленную группу лидеров. По ряду показателей, в частности, по «полноте видения проблемы», Documentum опережает две ведущие в данной области компании — FileNET и OpenText. Можно добавить, что по иным показателям эта система опережает продукты Hummingbird, iMenage, Gouss. Крупнейшие мировые корпорации, например, IBM и Microsoft, продолжают разработки в данной области и также стремятся в группу лидеров. Тем не менее я хочу подчеркнуть, что единой платформы, которая за те же деньги в единой программно-аппаратной среде была бы способна решить задачу управления всей неструктурированной информацией, помимо Documentum, не существует. Скажем, Hummingbird, Staffware и Excalibur так или иначе связаны с обработкой неструктурированной информации. Но Staffware — это чистая технология workflow, там нет хранилища, Excalibur — система поисковая. Каждая из них достаточно сильна, но всякий раз, когда мы смотрим на практические задачи клиентов, то получается, что их можно решить с помощью всех трех продуктов. Интеграция же этих трех систем — тоже задача весьма нетривиальная.

Система FileNet — на западном рынке это серьезный нишевый конкурент Documentum в области традиционного документооборота — состоит из пяти продуктов, разработанных ранее в разных компаниях. И до сих пор у каждого продукта свой серверный модуль, а это увеличивает стоимость владения.

IE: Каковы же основные особенности ПО Documentum? В каких именно областях деятельности предприятия оно используется?

К. С.: Можно выделить две большие группы систем для обработки документов — универсальные и технологические. Универсальная система обрабатывает организационно-распорядительные и организационно-справочные документы. Это приказы, служебные записки, входящие и исходящие письма, проекты документов, договоры — то, с чем работает достаточно крупный офис, например министерство или холдинговая компания. Системы второго типа — технологические. Они обрабатывают документы, относящиеся к основной деятельности предприятия, — чертежи, планы, отчеты или, скажем, патентные документы. И организация, как правило, прежде всего выделяет деньги именно на автоматизацию своей основной деятельности.

Documentum — и это важная особенность системы — часто имеет дело с задачами управления неструктурированной информацией, т. е. документами, которые не могут быть выражены в виде поля в таблице базы данных, где важна не запись о них в базе данных, а содержание. Чаще всего системы управляют записями о документе — используется база данных, которая отвечает на вопрос: когда документ ушел, когда пришел, кому он был отдан на исполнение, каков результат этого исполнения. Но по мере возрастания сложности бизнес-процессов работать с бумажными документами становится все труднее и труднее, усложняется и регламентирование. С появлением электронных документов значение системы, которая хранит только записи о документе, резко снижается. В то же время наше ПО, работая с содержанием, идет в глубь производства.

IE: А каким образом подобная система соотносится с системой управления предприятием?

К. С.: На предприятии должно быть две системы: одна — отвечающая за управление и за анализ всей структурированной информации — то, что известно под обозначением ERP, вторая — отвечающая за обработку и анализ всей неструктурированной информации — ECM. Здесь я люблю повторять, что это два титана, на которых стоят информационные системы предприятий начала XXI века.

В России только сегодня впервые начинается автоматизация тех задач, которые на Западе уже автоматизированы. Тем не менее какие-то задачи, до которых за рубежом еще не дошли руки, сегодня здесь автоматизируются одновременно с Западом.

IE: Но ведь, собственно, систем, которые автоматизируют делопроизводство и даже работают с технической документацией, на наших предприятиях не так уж и мало, начиная с советского периода...

К.С.: И они, как правило, управляют записями о документе. Подобные системы фактически выполняют роль продвинутого калькулятора для сотрудников, которые занимаются обработкой бумажных документов. Необходима же система делопроизводства второго поколения, не только записывающая статус документа, но и сохраняющая его содержание, позволяя обрабатывать его коллективно. А при коллективной обработке содержимого очень важно разграничивать доступ, иметь возможность управлять версиями — это та функциональность, которой в традиционных системах делопроизводства до сих пор фактически не было. Кстати, если многие разработчики систем говорят, что у них «к карточке можно прикрепить файл документа» — это совсем не то. Потому что такой файл никак не защищен ни от конфликта версий, ни от проблем с правами доступа и т. п. Системы второго поколения, подобные Documentum, можно создать только на серьезной индустриальной платформе.

К сожалению, в нашей стране ИТ долгое время финансировались недостаточно, поэтому сейчас уже невозможно успеть вложить столько ресурсов, сколько вложили западные компании в базовую функциональность по управлению документами.

IE: Сколько же компаний, с Вашей точки зрения, работает в российском сегменте ECM?

К.С.: Трудно оценить. Думаю, гораздо больше 50. Большинство из них вообще неизвестны широкой аудитории. Многие маленькие фирмы много лет пишут для крупных организаций заказные системы делопроизводства. Становится такие фирмы игроками рынка или нет? Трудно сказать. Если же говорить о крупных компаниях, то причастность к данному сегменту рынка можно определить лишь по косвенным признакам, поскольку не все склонны рассказывать о таких работах.

IE: В последнее время появляется немало систем крупнейших мировых компаний, предлагающих определенные сервисы для управления офисной деятельностью, — например, IBM или Oracle. Пересекаются ли в данном случае ваши интересы?

К. С.: Продукт IBM Content Manager действительно стал нашим нишевым конкурентом. Там есть модуль, который публикует контент на большие Интернет-порталы, отслеживает его актуальность, автоматизирует процесс выкладывания информации, т. е. фактически это некая Web-редакция. Автоматизировать же с помощью этой системы какие-то процессы, связанные с хранением документом, с их движением внутри организации, невозможно.

Специалисты Oracle предсказывали, что в СУБД можно хранить тексты документов. Но идея не пошла, поскольку при большом объеме происходит резкая потеря производительности при обращении к тексту, база искусственно перегружается. И сейчас в Oracle эту идею не очень пропагандируют, поскольку на примере нескольких крупных заказчиков были выявлены определенные сложности. Oracle — это платформа для создания заказных транзакционных систем, а Documentum — платформа для создания систем обработки неструктурированной информации. И здесь они не пересекаются. В Oracle есть workflow-модули, но это модули для разработчика, с их помощью специалист может задавать бизнес-логику какой-то транзакции. Но это вовсе не редактор технологического движения документов, это просто стандартная технология, реализованная для каких-то задач.

Сейчас очень моден принцип единого окна, можно услышать много разговоров на такие темы, как “Электронная Россия», открытость и прозрачность госорганов, электронные коммуникации с гражданами (электронное правительство) и так далее. Человек заходит на сайт органа власти, заполняет стандартную форму, прикладывает запросы, какой-то документ и отправляет. Дальше это попадает, условно говоря, в какой-то почтовый ящик, потом распечатывается, регистрируется и в организацию прибывает в бумажном виде — т. е. получается профанация. Есть Интернет-вход, но с ним в лучшем случае работают один-два сотрудника, а все остальное делается традиционными способами. А ведь сначала нужно автоматизировать все внутренние бизнес-процессы, а потом предоставить к ним Интернет-вход. Так что о настоящих ЕСМ уже пора крепко задуматься.

Вела беседу Наталия Лазарева