Каждый отдел интеллектуального предприятия должен понимать, что представляют собой товары и услуги, приобретаемые и используемые отделом. Это знание играет важную роль в повышении эффективности и качества используемых в работе материалов, а также в снижении конечной стоимости товаров и услуг. К сожалению, при выборе технологии поставок и способа ее реализации зачастую отсутствует глубокое понимание того, какие именно товары и услуги будут поставляться при помощи выбранной технологии. Но для некоторых категорий товаров и услуг цена — отнюдь не главное! И здесь критически важным становится определение того, какие выгоды могут принести разные реализации, особенно в свете недавнего исследования, показавшего, что коэффициент окупаемости инвестиций (ROI, Return On Investment) в технологии поставок даже в лучших имеющихся реализациях до смешного мал.

Эволюция технологий поставок

Технологии, связанные с цепочками поставок, постепенно развивались от простой поддержки поставок материалов до управления производственными ресурсами компании. Технологии, уходящие корнями в производство, предназначались для более эффективного использования основных фондов (зданий, сооружений, оборудования, а также оборотных средств и трудовых ресурсов). Во главу угла ставилась синхронизация закупок и перемещение исходных товаров и услуг по линейной цепочке поставок. Финансовый результат применения этих технологий наглядно отражался в столбце «Стоимость проданных товаров».

Совершенно новая категория технологий поставок нацелена на то, чтобы упростить процесс закупок и сократить административные расходы и расходы на обслуживание. Диапазон этих затрат чрезвычайно широк: от расходов на обслуживание, ремонт и эксплуатацию (MRO — maintenance, repair and operating) до оплаты командировок. Выгоды от таких технологий заметны на деле — это сокращение сбытовых и общих административных расходов компании. Существует распространенное заблуждение, что отдельные товары, материально-технические запасы и снабженческие услуги можно недорого приобрести на онлайновых торговых площадках и аукционах. Несмотря на то, что закупочные сообщества и аукционы очень хороши для снижения цен на товары, в рассматриваемой категории источники экономии кроются отнюдь не в закупочной цене. Приведенный ниже пример показывает, что происходит, когда компанию интересует лишь цена.

Сэкономили на грош, потеряли на сотню

Ремонт и эксплуатация (MRO) — уникальная категория в том смысле, что эти операции должны поддерживать производственные мощности в рабочем состоянии. И здесь цена — вовсе не самое главное. Главный параметр, который надо учитывать при оценке цепочек поставок для MRO, — это совокупная стоимость запуска объектов MRO в эксплуатацию.

Представьте себе, что после внедрения новой технологии поставок компания отказалась от услуг поставщика Y, поддерживавшего службы ремонта и эксплуатации. Поставщик Y доставлял MRO-запасы в размещенные на заводе ящики, ежедневно проверял, сколько требуется запасов, и обеспечивал заполнение ящиков. Да, он брал за свои услуги на 15% больше, чем новый поставщик, который получил заказ в соответствии с новой технологией поставок. Но новый поставщик не предоставляет услуг по созданию запасов, контролю за наличием материалов в ящиках на заводе и их заполнению. Теперь высокооплачиваемые специалисты по обслуживанию должны самостоятельно рыться в кладовках в поисках нужной детали или материала. Если учесть все потраченные на поиск рабочие часы в совокупных затратах на приведение деталей и материалов в рабочее состояние, то окажется, что 15%-ный выигрыш в цене быстро тает. Кроме того, не забудьте внести в расходную часть прямые потери рабочего времени, если предприятие остановится из-за недостатка запасов для ремонта и эксплуатации.

Как показал приведенный пример, выгоды от технологии поставок не обязательно ассоциируются со снижением ценовых показателей.

Типичная структура расходов предприятия

По данным исследования, выполненного Центром изучения закупочных операций (Center for Advanced Purchasing Studies) в Университете штата Аризона (Arizona State University), типичная корпорация тратит на товары и услуги приблизительно 57% своего дохода. Эти закупки делятся на четыре основные категории: здания, сооружения и оборудование; сырье (это высокие цены и большие количества); MRO-товары и другие потребительские товары (невысокие цены, большие количества) и, наконец, административные услуги и поддержка.

У этих категорий есть характеристики, которые определяют выбор технологий поставок, обеспечивающих эффективную эксплуатацию и высокий коэффициент окупаемости инвестиций. Закупки в большинстве компаний уже стали стратегически важными. К сожалению, во многих компаниях их эффективность по-прежнему измеряется цифрами прямой экономии, которые не в состоянии отразить важные для предприятия возможности. Как мы продемонстрировали в примере с MRO-запасами, менеджер по закупкам может сэкономить 1000 долл. при покупке какой-либо детали, но ее доставка и приведение в рабочее состояние обойдутся компании во многие тысячи долларов.

Видимые и невидимые возможности

Ремонт и обслуживание вместе с административными услугами — основной источник потока документов, обрабатываемого на предприятии. Типичная компания из списка Fortune 500 ежегодно обрабатывает миллионы счетов, причем 75% из них — на сумму, не превышающую 1000 долл. Для упрощения закупок этих категорий технологии поставок предусматривают автоматизацию проставления различных отметок и виз — это позволяет снизить административные расходы. Применение подобных технологий имеет немедленный эффект: сокращается время, затрачиваемое персоналом предприятия на непроизводительные операции, связанные с закупками.

Административные операции, такие как расчет заработной платы и управление льготами для персонала, необходимы для работы всей организации, но их нельзя отнести на счет определенного товара или услуги. Без сомнения, при закупке товаров и услуг имеются существенные возможности сокращения расходов в пределах компании и по всей цепочке поставок.

Чтобы сократить очевидные затраты в категориях MRO, отдельных товаров и административных служб и служб поддержки, закупочные операции с точки зрения технологии должны удовлетворять следующим требованиям:

  • необходимо автоматизировать операции при помощи технологий документооборота, что позволит снизить административные накладные расходы, связанные с заказом продуктов и услуг. Тщательно оценивайте затраты, связанные с заменой поставщиков MRO-услуг, предоставляющих дополнительные, не отраженные в цене услуги;
  • процессы одобрения и визирования должны быть прозрачными и простыми;
  • следует обеспечить контроль за выделяемыми средствами путем автоматизации процессов. Большинство выполненных операций доступны для аудита.

Скрытые золотые россыпи

Компании обычно не справляются с одним из самых больших источников затрат: разрешением споров между участниками цепочки поставок. На это (зарплата бухгалтеров, занимающихся счетами кредиторов, и специалистов по работе с клиентами) уходят значительные средства. Но компании не стремятся упорядочить разрешение споров и устранить связанные с этим затраты.

Еще один источник скрытых затрат — порядок и условия оплаты, принятые в компании и в цепочке поставок. Допустим, что расчеты с дебиторами в компании обычно занимают 60 дней, и такая же практика принята у ее поставщиков. Для простоты предположим, что в цепочке поставок друг за другом следуют четыре компании. Таким образом, во всей цепочке накапливаются убытки от простоя оборотного капитала в течение 240 дней (60х4). А ведь основное правило работы с финансами гласит: «...Получайте деньги как можно быстрее, а платите как можно позднее». В итоге все эти издержки приходится покрывать заказчику, так как дополнительные расходы включаются в конечную цену товара или услуги.

Цепочки поставок — это участок, обладающий огромными скрытыми возможностями для повышения рентабельности компании. Если правильно выявлять и разрабатывать эти «золотые россыпи», компании не потребуется искать новых заказчиков, чтобы существенно увеличить рентабельность. Однако для этого на предприятии должны понимать, что представляют собой товары и услуги, которые оно приобретает и использует. А еще важнее то, что технологию поставок, предназначенную для усовершенствования этих процессов, следует выбирать, лишь уяснив себе, в чем состоят возможности. В областях, в которых можно добиться наибольшей экономии (например, оборотный капитал), пока нет устоявшихся технологий поставок, но чтобы разрабатывать «золотые россыпи», требуется глубокое понимание того, из чего складывается стоимость, а процесс ее формирования различен на разных предприятиях.

Рэм Редди (Ram Reddy) — автор книги «From Supply Chains to Virtual Integration» (McGraw-Hill, 2001), президент Tactica Consulting Group (http://www.tacticagroup.com), консалтинговой компании, специализирующейся в области технологий и бизнес-стратегий. С ним можно связаться по e-mail: ramreddy@tacticagroup.com.