Чудес не бывает

За несколько лет работы в области информационных технологий и управленческого консалтинга мне приходилось неоднократно сталкиваться с курьезными случаями, вытекающими из ошибочных суждений. Наиболее распространенные из них, на мой взгляд, требуют особого внимания. Надеюсь, что среди приведенных примеров найдутся такие, с которыми читателю приходилось сталкиваться на выставках и презентациях, а их анализ поможет вам в будущем найти решение возникшей проблемы.

Миф №1. "Если бы я был космонавтом, или Чем больше, тем лучше".

У этого мифа есть несколько модификаций. Например: "У меня самое большое предприятие, значит, мне нужна самая большая система", или "Мое предприятие является лидером в отрасли, значит, мне нужна система-лидер", или "Чем дороже, тем лучше". Эту цепочку можно продолжать. Несомненно, нет смысла покупать систему, не занимающую лидирующих позиций. Однако система должна быть не просто лидером, а лидером для предприятий вашей отрасли, соответствовать размеру вашего предприятия и иметь наилучшее соотношение функциональность/стоимость для всего проекта.

Проведем аналогию: если вы приобретаете автомобиль, то наверняка планируете полностью задействовать его возможности. Нет смысла оплачивать стоимость автомобиля целиком, если вы будете пользоваться только багажником и колесами (5-10% функциональных возможностей).

При выборе системы на первом месте должна стоять экономическая обоснованность инвестиций, требования пользователей и ожидания от внедрения. Даже если ваша фирма - это многофункциональный холдинг, для повышения эффективности и отдачи от инвестиций для каждого предприятия можно выбрать наиболее подходящую ему по профилю систему, а консолидацию и получение отчетов проводить на уровне холдинга в рамках системы, специально предназначенной для этих целей.

Если следовать принципу "чем больше, тем лучше" без оценки возврата инвестиций, то, скорее всего, проект займет больше времени и предприятие затратит больше средств.

Миф №2. "Мне необходимо выбрать систему к 11 февраля 2000 года".

Если сегодня 1 февраля, а выбор только начат, наверное, стоит задуматься: а почему год (3, 5 или 10 лет) назад задачи выбора не стояло, а предприятие работало? Почему нельзя потратить еще 2-3 месяца, но выбрать наиболее подходящий вариант?

Речь опять идет об экономической эффективности. Слишком велика цена ошибки в результате принятия неправильного решения, так как суммарные инвестиции могут составить от нескольких десятков тысяч до несколько миллионов долларов.

Миф №3. "Для правильного выбора нужно проанализировать все имеющиеся на рынке системы".

Это противоположность мифу №2. Дело в том, что на российском рынке уже сейчас представлено несколько десятков систем, и их число из года в год будет увеличиваться. Для сравнения: в США существует более 100 систем, поддерживающих концепцию управления MRP-II.

В нашей практике несколько раз встречались компании, занимавшиеся выбором систем на протяжении двух и более лет. Часто в результате такого затягивания процесса предприятие оказывалось не в состоянии принять окончательное решение. Оно не могло ориентироваться в море собранной информации, а критериев для выбора было недостаточно. Воистину в данном случае лучшее - враг хорошего.

Большинство предприятий на Западе хорошо знают основных игроков именно в том сегменте рынка компьютерных систем, который максимально соответствует роду деятельности данного предприятия. Выбор проводится из 2-4 систем одного или близких классов; остальные просто не рассматриваются. Такой подход значительно упрощает саму процедуру выбора и снижает временные и денежные затраты предприятия, а в итоге способствует принятию наиболее эффективного решения.

Миф №4. "Система "Ежик и Кролик" работает для всех типов предприятий и производств".

Если это верно, то такая система скорее всего относится к классам локальных или финансово-управленческих систем, так как требования к бухгалтерскому учету или управлению отдельными локальными функциями от предприятия к предприятию различаются незначительно. Для комплексных систем управления, включая управление производством, в мировой практике существует понятие вертикальных (или специализированных) рынков. Такие рынки чаще всего совпадают с отраслями промышленности и/или типами производственного процесса (подробнее см. в следующих статьях цикла).

Большинство средних и крупных интегрированных систем исходно создавались для нескольких выделенных вертикальных рынков и наиболее приспособлены к ним. Появляется такая специализация и для некоторых финансово-управленческих систем. Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации системы вам скажут, на какое производство в первую очередь она ориентирована и какие модули были переведены и локализованы для России.

Тезис мифа №4 также может быть верен, если Вы рассматриваете программу-конструктор.

Миф №5. "В системе "Ежик и Кролик" бухгалтерия занимает только 3%".

Подобное утверждение сразу вызывает два вопроса: "Как это подсчитали?" и "Чем занято все остальное?". В интегрированных системах бухгалтерия неразрывно связана с остальными функциональными возможностями, так как большинство операций (приходы, выбытия, передачи, регистрация производства и пр.) автоматически влекут за собой бухгалтерские проводки. В таких системах бухгалтерию невозможно выделить как отдельный модуль.

Локальные и финансово-управленческие системы чаще всего создавались вокруг бухгалтерии, и бухгалтерия со всеми ее хитросплетениями занимает в таких системах более половины всех функциональных возможностей.

Миф №6. "Эта система решит все мои проблемы".

К сожалению, ни одна система их не решит. Любая компьютерная система - это большой калькулятор, который работает на основе заложенных человеком алгоритмов. Система может помогать собирать данные, превращать их в информацию и организовывать информацию для принятия управленческих решений. Даже после внедрения комплексной интегрированной системы функция осознания полученной информации и принятия решений полностью остается за руководящим составом предприятия.

Мировой опыт показывает, что при правильном выборе система покрывает до 80% потребностей предприятия. На большинстве западных предприятий одновременно работает несколько взаимно интегрированных друг с другом систем, решающих различные специализированные задачи.

В силу сложности и многообразия управленческих методик и подходов один поставщик практически никогда не будет в состоянии решить все проблемы предприятия. Обычно этого и не требуется. Любая автоматизация должна первоначально решать ключевые проблемы, а возможность построения электронных интерфейсов между системами упрощает обмен данными. Таким образом, необходимо понимать важность поэтапного создания взаимодополняющей архитектуры информационных систем на предприятии.

Миф №7. "Раз это компьютерная система, пусть с ней разбирается отдел АСУ".

Роль отдела АСУ очень велика как при выборе, так и при внедрении интегрированной системы на предприятии. Однако заказчиками такой системы всегда выступают функциональные подразделения, и именно они должны играть лидирующую роль во всех процессах. Отделы АСУ задействуются в качестве технических экспертов, а функциональные требования должны исходить непосредственно от тех подразделений, в которых система будет установлена, - это отделы закупки и сбыта, бухгалтерия, производство и пр.

Необходимо также иметь в виду, что а) часто возникает ситуация, когда сотрудники АСУ не заинтересованы в покупке новой системы, так как занимаются собственными разработками; б) интегрированная компьютерная система управления значительно сложнее и предназначена для иных целей, чем приложения для автоматизации работы офиса (Microsoft Word, Excel, Access или Paradox).

По этой же причине внедрение таких систем должен проводить не отдел АСУ, а специально создаваемая группа из представителей основных подразделений - заказчиков системы.

Миф №8. "Новая система "Ежик и Кролик" заменяет систему SAP R/3 (здесь можно подставить JD Edwards, SyteLine, BPCS и т. д.)".

Это самый знаменитый миф последних нескольких месяцев, хотя подобные заголовки можно было встретить и несколько лет назад. Я искренне уверен, что большинство читателей не воспринимает такие утверждения всерьез. Нисколько не умаляя заслуг разработчиков новых систем, приходится все же констатировать, что чудеса случаются не так часто. Если подсчитать количество человеко-лет, потраченных на разработку комплекса SAP в сравнении с системой "Ежик и Кролик", обороты, количество внедренных проектов и численность сотрудников в каждой из компаний, сравнение теряет всякий смысл.

Не так давно на выставке представитель одной из ведущих российских фирм по разработке ПО сказал мне, что написание системы стандарта MRP-II займет у его компании около 5 лет. На мой взгляд, несколько завышенная, но реалистичная оценка.

Миф №9. "Новая интегрированная система "Ежик и Кролик" полностью отвечает стандартам MRP, MRP-II, ERP и CSRP, а также всем прочим существующим и будущим стандартам".

MRP (Materials Requirements Planning) и MRP-II (Manufacturing Resource Planning) - это не стандарты, а скорее свод концепций построения компьютерных систем управления; они подробно описаны в ряде специализированных изданий, рекомендованных американской организацией APICS для всех разработчиков подобных систем.

Любовь западных теоретиков к аббревиатурам породила еще целый ряд подобных понятий. ERP (Enterprise Resource Planning), равно как и CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), EAM (Enterprise Asset Management), MES (Manufacturing Execution System), PDM (Product Data Management) и многие другие - это тоже не стандарты, а своды рекомендаций или концепции, описывающие определенные направления деятельности предприятия и в разной степени воплощенные в компьютерных системах.

ERP часто используется в качестве собирательного термина для описания комплексного подхода к управлению предприятием. В этом смысле можно считать, например, систему "БЭСТ" ERP-системой для торговой фирмы, так как "БЭСТ" может полностью покрывать потребности фирмы и позволяет управлять ее ресурсами. Однако у торговой фирмы нет производственных мощностей, а значит, ей не требуются системы MRP или MRP-II. С этой точки зрения концепция ERP намного более "размыта", чем MRP или MRP-II.

Концепция CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) также не является стандартом. Она была разработана (и применяется в качестве стратегии развития) американской компанией SYMIX Inc. для серии программных продуктов SyteLine. Подобные концепции развития есть и у большинства других крупных поставщиков: таковы, например, mySAP.com - концепция и реализация взаимодействия с помощью Интернета, разработанная компанией SAP, или MRP-III - концепция ERP системы, интегрированной с системами прогнозирования.

В связи с высокой степенью специализации поставщики ПО на Западе обычно работают в одной или нескольких взаимосвязанных нишах рынка. Чаще всего прослеживается последовательность MRP->MRP-II (->ERP). Поставщики систем для решения задач SCM, CRM, EAM, MES, PDM и других в большинстве случаев предлагают отдельные программные продукты.

Миф №10. "В системе "Ежик и Кролик" заложена полная концепция бюджетирования (корпоративного планирования, учета затрат, прогнозирования рынков, управленческой отчетности, международных стандартов GAAP, IAS и т. д.)".

Как уже отмечалось выше, любая компьютерная система - это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие уникально и в силу этого требует уникального же подхода к построению методик управления. Для того, чтобы компьютерная система могла помочь, например, в бюджетировании, с ее помощью должна быть построена концепция и процедуры бюджетного процесса: сбор информации о затратах и доходах, составление бюджетов, их обоснование (защита), определение отклонений, коррекция результатов и пр. Во всем этом процессе компьютерная система может служить не более чем справочником и консолидирующим звеном.

Реализация бухгалтерских стандартов GAAP, IAS и других также уникальна для каждого предприятия. Компьютерная система должна обладать необходимыми функциональными возможностями, например, двумя планами счетов и возможностью построения взаимосвязей между ними. Остальное - дело сотрудников предприятия.