С помощью интеллектуальных сервисов Directum в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики планируют в 4 раза ускорить работу с входящей корреспонденцией.

Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.

Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

Предпосылки внедрения интеллектуальных сервисов

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут:

  • 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
  • еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.

Далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Цель и задачи проекта

Основная цель — сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах.

Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса:

  • проверке входящих писем на дубли;
  • заполнению реквизитов и регистрация РКК;
  • формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
  • определению ответственного исполнителя.

В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.

Как выглядит процесс с подключением Directum Ario

Механизмы искусственного интеллекта могут участвовать сразу в нескольких этапах обработки корреспонденции:

  • заполнять реквизиты РКК входящих писем;
  • заполнять шаблон проекта поручения;
  • определять исполнителя по входящему письму;
  • проверять на дубли входящие письма.

После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить на рассмотрение руководителю. Шаблон текст проекта поручения при этом сформируется автоматически.

Показатели эффективности

  • 80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
  • 91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
  • 67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.

В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.