IBS обеспечила торговой сети «Пятёрочка» непрерывность кадровых процессов в ходе трансформации и активного роста компании X5 Retail Group. По результатам проекта созданы основные компоненты модели объединенных сервисов: система управления процессами, центр HR-сервиса, портал сервисов самообслуживания, централизованное хранилище и контакт-центр.

Х5 Retail Group — ведущая российская продуктовая розничная компания, под управлением которой находятся торговые сети «Пятёрочка», «Перекресток», «Карусель». Компания насчитывает почти 20 тысяч магазинов, а в ее штате свыше 325 тысяч сотрудников.

До начала проекта кадровый документооборот торговой сети «Пятёрочка» был территориально распределен, отсутствовали единая или централизованная система подписания, движения и хранения кадровых документов, а также аналитика по HR-процессам и стандарты учета. Процесс согласования мероприятий по работе с персоналом не был прозрачным, не хватало IT-ресурсов для своевременной и эффективной коммуникации с сотрудниками. Кроме того, при масштабировании бизнеса увеличивалась стоимость единицы HR-функции.

Перед специалистами IBS стояла задача по трансформации HR-функции торговой сети «Пятёрочка» в эффективную сервисную организацию, которая решала бы тактические и стратегические задачи компании, управляла объемом и качеством услуг, предоставляемых HR-подразделением, повышала экономическую эффективность, облегчала унификацию кадровых процессов и масштабируемость.

Реализация проекта и регулярная поддержка HR-процессов сети «Пятерочка» осуществлялись с 2016-го по 2022 год. В настоящее время идет передача сервисов в общий центр обслуживания (ОЦО) Х5 Retail Group.

В ходе проекта команда IBS выстроила бизнес-процессы кадрового администрирования торговой сети с детализацией согласно ролевой модели. Была создана база знаний, содержащая типовые шаблоны документов компании и инструкции для пользователей портала, настроены интуитивно понятные формы заявочной системы, участникам HR-процессов стали направляться автоматические уведомления.

Для поддержки кадровых и бизнес-процессов сети «Пятёрочка» создано корпоративное отказоустойчивое и резервируемое облако. Специалисты IBS адаптировали и внедрили BPM-систему Neocase, организовали обмен информацией по четырем закрытым каналам связи, создали множественные интеграции между системами из существующей корпоративной IT-инфраструктуры. Сотрудникам сети стали доступны две системы бизнес-аналитики, в каждой из которых можно получать не менее 40 разных отчетов.

«IBS обеспечила „Пятёрочке“ непрерывную своевременную поддержку по кадровому документообороту в период активного роста компании и открытия новых магазинов. Численность персонала со 125 тысяч человек в 2016 году возросла до 262 тысяч человек в 2021-м. Кроме того, на одного сотрудника в год приходилось около 37 кадровых событий, — рассказал Антон Сучков, директор департамента сопровождения заказных систем компании IBS. — Для обслуживания процессов торговой сети было организовано около 400 рабочих мест специалистов ОЦО IBS, а также call-центр с режимом работы 14/5, который ежедневно принимал до 8500 обращений сотрудников компании. Время безотказной работы на уровне сети и рабочих мест в ОЦО составило 99,9%. IBS также приняла на поддержку коммутационное каналообразующее и серверное оборудование компании».

Елена Копытова, директор департамента обеспечения HR-сервисов, «Пятёрочка»: «По результатам проекта созданы необходимые компоненты модели объединенных сервисов, включая портал сервисов самообслуживания, централизованное хранилище, СУП, центр HR-сервиса и контакт-центр для ответов на вопросы персонала. Кроме того, унифицированы регламенты, организован четкий контроль кадрового документооборота и настроена HR-аналитика. Создана возможность оперативных корректировок бизнес-процессов, связанных с изменениями в законодательстве РФ и внутренними потребностями компании».