Холдинг «Продимекс» является одним из лидеров агробизнеса и покрывает 25% производства белого сахара в РФ. Другими словами, каждая 4 ложка сахара в стране сегодня вырабатывается на заводах этой компании.
Более 600 тысяч гектаров земель «Продимекс» расположены в 8 регионах: Воронежской, Белгородской, Курской, Тамбовской и Пензенской областях, Краснодарском и Ставропольском краях, Республике Башкортостан. На сельскохозяйственных и производственных предприятиях «Продимекс» работают более 17 тысяч человек. А на 15 заводах, входящих в состав холдинга, изготовляется почти 1,5 млн тонн сахара, более 380 тыс. тонн гранулированного жома и другая продукция.
По всей стране рассредоточены сотни контрагентов холдинга, чем обусловлен как документооборот компании — более 1 млн документов в год, так и наличие громадного бумажного архива, занимающего около 140 квадратных метров в офисе.
Ранее на предприятии весь процесс подготовки к налоговым проверкам длился неделями — приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Трудно было контролировать документы от многочисленных контрагентов, тратилось много времени на сверки.
Руководство «Продимекс» приняло решение об организации электронного архива, поставив перед IT-службой задачу — с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы предоставлять документы в контролирующие органы в короткие сроки и без лишних трудозатрат. Тогда из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ». Программа подошла предприятию по 3 критериям — функциональность, простота внедрения и цена.
С помощью профессиональных консультаций разработчика «Скан-Архив» был установлен на предприятии за несколько дней. Все сотрудники бухгалтерии и Департамента продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С: Предприятия 8», при том что напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 5 человек. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить мгновенно через кнопку «Экспорт».
Как отмечает Дмитрий Могилёв, Директор Департамента развития ИТ ООО «Продимекс»: «Благодаря „Скан-Архиву“ трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в 2 раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов».
Такая организация работы с архивом дает руководству холдинга уверенность, что в документах полный порядок и при любой проверке контролирующих органов они будут предоставлены вовремя.
