Систему электронного документооборота в компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» используют порядка 1500 сотрудников. В 2016 году был проведен аудит быстродействия СЭД компанией-разработчиком платформы Docsvision.

Компания перешла на электронный документооборот в 2010 году, когда на базе платформы Docsvision был автоматизирован ряд ключевых процессов: согласование и учет договоров, а также ряда внутренних и организационно-распорядительных документов, учет входящей корреспонденции, сделана синхронизация с «1С». Решение включало как настройку стандартных приложений, так и разработку собственных бизнес-процессов, карточек и отчетов. Сегодня «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» осуществляет поддержку и развитие СЭД на базе Docsvision самостоятельно — силами высококвалифицированных сотрудников.

С момента, когда система была спроектирована и внедрена, на неё значительно возросла нагрузка — как по количеству пользователей, так и по интенсивности работы и по объёму накопленных и обрабатываемых данных. Возрастающая нагрузка спровоцировала ряд проблем с быстродействием. Для решения этих проблем, а также с целью оптимизации системы в связи с существующими планами по развитию СЭД, компания «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» в 2016 году обратилась в компанию «ДоксВижн» — разработчик платформы Docsvision — с предложением провести аудит быстродействия. На начальном этапе был определён ряд ключевых операций для анализа, а результатом аудита стал перечень рекомендаций, позволяющих оптимизировать работу СЭД.

Были даны типовые рекомендации по оптимизации архитектуры серверного комплекса: в частности, добавление серверов WorkFlow при увеличении нагрузки позволило сохранить, а в некоторых моментах и сократить время обработки бизнес-процессов, направленных на рассылку заданий и уведомлений. Сформированы оптимальные настройки СЭД — основные предложенные изменения связаны с настройками обслуживания (очистка системных таблиц БД, настройка периодичности индексирования таблиц и т. п.), их реализация способствует сокращению времени обработки запросов к БД и в целом увеличивает быстродействие СЭД.

Дополнительно были проанализированы операции открытия карточки «Задание», «Договор» по ссылке из Microsoft Outlook. В результате исследования возможностей их оптимизации была выпущена доработка для клиентской части Docsvision — время открытия карточки сократилось в 2-3 раза.

Отдельный блок рекомендаций касался оптимизации проектного решения, к примеру, в части структуры папок контрагентов и организации справочников для сокращения времени раскрытия дерева папок. В ходе проекта платформа также оптимизирована в соответствии с актуальными на момент аудита наработками Docsvision.

Также специалистам компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» была представлена новая версия программной платформы — Docsvision 5.4 и предложено запланировать работы по переходу на новую платформу. Она позволяет решить ряд существующих на текущий момент проблем платформы Docsvision 4.5, используемой в компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ», которые не могут быть решены из-за архитектурных ограничений версии.

По результатам аудита, часть рекомендаций находится на стадии реализации при консультационной поддержке специалистов «ДоксВижн».

Работы по аудиту были завершены в течение месяца. Проведенная работа позволила специалистам «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» улучшить работу текущего решения и перейти к плановому развитию СЭД.

По словам руководителя проекта со стороны компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ», процедура аудита, которую предлагает вендор — хороший способ «сделать паузу», тщательно оценить реализованный ИТ-проект и взглянуть глазами экспертов на решение, которое работает в компании много лет. Кроме того, аудит вендора позволяет реально оценить возможности программной платформы и сделать выводы относительно того, насколько реализуемы те или иные требования бизнеса, предъявляемые в компании к системе электронного документооборота, и, исходя из сделанных выводов, скорректировать или перестроить планы по развитию системы.

Оптимизация системы и представленные рекомендации в рамках проведенного коллегами из «ДоксВижн» аудита позволили нам сделать это и решить ряд текущих проблем. СЭД, построенная сегодня в ООО «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» на платформе Docsvision, является критически важной бизнес-системой организации"