«Бумфа Групп» — одно из крупнейших предприятий в России по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании — собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.
Компании группы используют в своей работе около 2000 различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов — патентов, лицензий, разрешений и т. д. Например, в сельскохозяйственном предприятие регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в ООО «Бумфа Групп» — патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции — ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.
Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых тендерах срывалось.
Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С: Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала ГК «Бизнес ИТ». Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.
Генеральный директор ООО «Бумфа Групп» Аслан Шебзухов отмечает: «1С: Документооборот 8» позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах".
