ООО «Южно-уральская горно-перерабатывающая компания» (ООО «ЮУГПК») — это один из крупнейших производителей цемента в России. Проектная производственная мощность предприятия превышает 2600 тыс. тонн в год. В штате компании работает более двух тысяч человек.
В структуре компании — 50 различных подразделений, участвующих в формировании и согласовании документов. Ежедневно специалисты этих подразделений обрабатывают более трехсот различных документов — писем, договоров, многочисленных приложений к договорам и др.
Ранее документооборот в компании не было автоматизирован. Офис ООО «ЮУГПК», как и у многих производственных предприятий, находится на значительном расстоянии от промышленных площадок, поэтому на согласование договоров и других документов в бумажном виде уходило слишком много времени. Совместная работа над документами была практически невозможна, приходилось по нескольку раз передавать документы из одного подразделения в другое, документы терялись.
Руководство приняло решение о создании современной системы электронного документооборота, которая позволила бы повысить эффективность совместной работы специалистов разных подразделений, сократить время на согласование документов, обеспечить их сохранность. Кроме того, требовалось повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.
Для оперативного учета и управления в компании уже успешно используется система «1С: Управление производственным предприятием», поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы «1С: Предприятие» — «1С: Документооборот 8 КОРП». Партнером по проекту стала челябинская компания ВЦ СофтСервис.
«Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. Сократились сроки подписания и согласования документов. Сотрудникам компании больше не приходится многократно копировать договоры и другие документы, ведь работа ведется в электронном виде. Объем бумажного документооборота сократился в четыре раза», — говорит директор по экономике и финансам ООО «ЮУГПК» Марина Ивановна Швейкерт.
«В системе уже работает 300 пользователей из 50 структурных подразделений компании. За время работы с „1С: Документооборот 8. КОРП“ мы убедились в правильности выбора системы. Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. В настоящее время мы своими силами занимаемся развитием системы — автоматизируем работу с входящими и исходящими документами», — говорит начальник отдела ИТ ООО «ЮУГПК» Денис Валерьевич Пухов.
