Итогом проекта стало объединение процессов управления финансами, согласования и учета договоров, бухгалтерского и налогового учета в единую информационную систему. В результате оператор свёл информацию из трёх систем в одну, улучшил процесс согласования договоров и контроль над расходом денежных средств, повысил оперативность финансового планирования и сократил трудозатраты.
Автоматизация затронула четыре подсистемы: регламентированный бухгалтерский и налоговый учет, оперативный складской учет, казначейство и оперативное финансовое планирование, а также управление договорами. Реализация проекта заняла полтора года. Работы велись при активном участии компании «Первый БИТ».
Оптимизация блока бухгалтерского и налогового учета потребовала замены ранее используемой программы «1С: Бухгалтерия предприятия 2.0 ПРОФ» на собственное решение «БИТ. ФИНАНС Управленческий учет» на базе программы «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 КОРП» с переносом и адаптацией доработок в конфигурации системы.
Изменения в организации складского учета были обусловлены несовершенством ранее существующей системы, при которой данные о перемещении товара передавались в бухгалтерию в виде первичных документов движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Специалисты Первого БИТа реализовали отдельный контур, который позволил сотрудникам складов вести оперативный фактический учет товаров.
В функционал блока казначейства добавились планирование платежей с помощью заявок и автоматическое формирование платежных документов, создание заявок на расходование средств по графику платежей контрагентам, формирование ежедневных платежных реестров и оплаты по ним, закрытие и продление обязательств на следующий месяц, контроль лимитов по бюджетам. Помимо этого, автоматизированы процессы согласования и визирования документов всего блока по настроенным маршрутам, оперативного финансового планирования и контроля (при помощи отчетов «Платежный календарь») и создание документов «План-факт» и «План-прогноз», анализирующих движение средств.
Наконец, автоматизация блока управления и учета договоров включила в себя создание, согласование и хранение данных проектов различных типов договоров, хранение прикреплённых документов, контроль за согласованием и исполнением условий договоров и печать типовых форм договоров с контрагентами.
По оценке Первого БИТа и Основы Телеком внедрение проекта прошло успешно во многом благодаря слаженной работе специалистов обеих компаний.
«ИТ-служба Основы Телеком изначально тесно работала с командой Первого БИТа, осуществляла координирование работ, обеспечивала взаимодействие с ключевыми пользователями, осуществляла аудит принятых проектных решений, параллельно самостоятельно дорабатывала систему, объединяла собственные доработки с проектными решениями, участвовала в тестировании и поддержке пользователей на этапе эксплуатации. В итоге передача знаний о системе от интегратора нашим сотрудникам поддержки произошла успешно и в сжатые сроки», — рассказывает Владимир Бондарь, руководитель проекта со стороны Основы Телеком, начальник отдела корпоративных систем.
«Перед нами стояла задача повысить финансовую дисциплину подразделений, усовершенствовать процесс контроля над бюджетом расхода денежных средств, построить прозрачный учет движения денежных средств в компании, — комментирует Юлия Юшина, финансовый директор Основы Телеком. — Объединение контуров плановых и фактических данных в одной системе учета позволило нам не только добиться их полной сопоставимости, но и ускорить сам процесс оперативного планирования движения денежных средств. Ведение учета и анализ движения денежных средств в компании требует теперь гораздо меньше трудозатрат, процессы стали более прозрачными не только для сотрудников финансово-экономического блока, но и для сотрудников, не имеющих специальной подготовки в области экономики предприятия. А благодаря возможности создания графиков платежей по договорам контрагентов снижены трудозатраты на проведение периодических платежей. Кроме того, графики платежей позволяют упростить процесс долгосрочного планирования движения денежных средств, ошибка не включения того или иного платежа в бюджет сводиться к минимуму».
«Внедрение подсистемы управления договорами позволило нам реализовать согласование проектов договоров в электронном виде, а использование типовых форм позволило серьезно ускорить работу, исключив даже возможность малейшей ошибки или неточности, — поясняет Олег Дрошнев, директор департамента корпоративного контроля и управления Основы Телеком. — Система учитывает связь договоров со спецификациями и дополнительными соглашениями к ним, с графиками платежей и поставок. Также был создан электронный архив договоров, который позволяет оперативно получать полную информацию о подписанном проекте договора, его промежуточных версиях. В результате мы улучшили контроль процесса согласования и исполнения договоров и снизили его трудозатраты».
