ОАО «Южно-Уральская корпорация жилищного строительства и ипотеки» — универсальный финансово-строительный холдинг, созданный в 2002 году решением Губернатора и Правительства Челябинской области с целью развития системы ипотечного кредитования региона.

С целью повышения эффективности типовых задач делопроизводства в 2013 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Ключевой задачей проекта было упорядочение процесса обработки корреспонденции и внутреннего документооборота, а также повышение уровня исполнительской дисциплины в организации.

На принятие решения по выбору системы электронного документооборота повлиял опыт внедрения Docsvision в строительных компаниях Челябинска силами специалистов HIT-Service. Компания HIT-Serviceзанимается внедрением решений в области документооборота с 2001 года, и успела зарекомендовать себя как компания, способная решать любые задачи в области автоматизации и доводить проекты до успешного завершения.

В ЮУ КЖСИ внедрен модуль организационно-распорядительного документооборота, позволивший унифицировать и стандартизировать процедуры рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и соблюдения регламентов по исполнению документов. Проект был реализован с июля по декабрь 2013 года.

За счёт внедрения Docsvision в ЮУ КЖСИ в разы снизились затраты на организацию документооборота, значительно повысилась эффективность бизнес-процессов и их управляемость; увеличилась скорость выполнения работ. Обеспечена прозрачность документооборота, на порядок ускорился поиск нужной документации, организован контроль исполнения документов.

Положительный эффект внедрения сказывается и в организационном плане: руководитель оперативно получает информацию об исполнительской дисциплине по работе с документами в разрезе компании и отдельных исполнителей, устанавливает показатели KPI для сотрудников, что позволяет значительно повысить эффективность работы.

В результате проделанной работы успешно решены все основные задачи проекта. Версия системы на момент завершения внедрения в ЮУ КЖСИ — Docsvision 5.2. Планируется расширение функционала и увеличение количества пользователей.

Ирина Юрьевна Фукс, руководитель службы офиса ОАО «ЮУ КЖСИ»: «Главный залог успеха создания СЭД — это поддержка руководителей компании, без которой изменить привычный стиль работы с бумажными документами было бы невозможно. Автоматизация документооборота не только технологическая и организационная, но и творческая задача. С этой задачей отлично справилась проектная команда ЮУ КЖСИ, и специалисты компании HIT-Service. В ходе работы были учтены сотни, если не тысячи, предложений со стороны пользователей, в сторону удобства изменился интерфейс СЭД, вырос профессионализм специалистов технической поддержки ЮУ КЖСИ. В результате создана система, которую берут на вооружение все дочерние компании «ЮУ КЖСИ».