Предпосылками к внедрению системы стали сложность оперативного получения доступа к документам сотрудника, излишняя трудоёмкость подготовки пакета документов для предоставления их проверяющим органам, риски, связанные с возможной утерей исторических данных, большой объем хранимой информации на бумажных носителях. Подыскивая подходящее решение для автоматизации документооборота, Efes Rus исходили из необходимости его интеграции с существующей системой SAP ERP HCM. Выбор пал на компонент решения SAP ECM Suite — SAP Employee File Management (EFM) application by Open Text, — позволяющий удобно переходить в систему SAP, хранить и архивировать HR-документы и оперативно искать документы сотрудников по различным атрибутам.
Денис Маврин, Менеджер Единого кадрово-расчетного Центра Efes Rus: «Автоматизация кадрового документооборота позволила нам значительно сократить сроки исполнения и согласования документов, сократить архивные объемы документов на бумажных носителях без сокращения объема хранимой информации, значительно ускорить доступ к кадровым документам сотрудников, реализовать возможность просмотра документов оснований для расчета заработной платы, сократить время на подготовку пакетов документов для предоставления их проверяющим органам».
На первом этапе проекта были автоматизированы процесс передачи документов в SAP-систему с компьютера пользователя и из локальной сети, а также непосредственно из электронной почты. Была обеспечена возможность хранения документов разных типов и форматов, единая точка доступа и поиск документов сотрудников по разнообразным атрибутам, в том числе и по персональным данным. Была реализована настраиваемая структура папок — все документы в системе были разделены на группы в соответствии с типом данных работника.
Также были настроены роли для пользователей системы в соответствии с их должностными полномочиями. В системе был реализован процесс удаления документов с согласованием. Если сотрудник HR-службы, например, ошибочно присвоил документ не тому сотруднику, либо документ устарел, в системе запускается поток операций на удаление с утверждением нужным сотрудникам.
Помимо внедренного стандартного функционала Open Text EFM MOLGA Consulting доработала решение, реализовав отчетность для массового вывода данных о прикрепленных документах сотрудника с возможностью их экспорта в формат Microsoft Office и просмотра присоединенных электронных образов документов к конкретной записи личной карточки сотрудника. Особую роль в проекте внедрения играла интеграция Open Text EFM с системой SAP ERP HCM, а также инструментом массового сканирования, Microsoft Outlook и файловой системой. Такая интеграция позволяет передавать в SAP-систему документы и интегрировать их в личные дела сотрудников с рабочего места в офисе, удаленно через почту или из любой локальной или сетевой папки.
«Среди всех преимуществ, присущих данному решению, можно отметить интегрированность и прозрачность информации для пользователей, — прокомментировал решение компании Артем Фомичев, ИТ Менеджер по взаимодействию с подразделениями по работе с персоналом Efes Rus. — Возможность интеграции решения с корпоративной системой управления персоналом позволяет поддерживать понятную и удобную структуру хранилища документов, основных данных, сообщений электронной почты, относящихся к сотрудникам».
