В 2003 году компания объединила все железнодорожные активы дочерних предприятий «Газпрома». Затем на базе грузообразующих предприятий, ведущих добычу жидких углеводородов и имеющих перерабатывающую инфраструктуру, были сформированы филиалы компании: Оренбургский, Астраханский, Сургутский, Уренгойский и Ухтинский. В 2004 году «Газпромтранс» стал полноценным единым производственным и имущественным комплексом.
Сегодня на балансе этого комплекса находится свыше 10 тысяч единиц подвижного состава. Железнодорожная инфраструктура компании включает в себя сортировочные и погрузочно-разгрузочные станции. В хозяйство комплекса входит множество объектов производственного назначения для технического обслуживания тепловозов и железнодорожных путей, а также 37 маневровых тепловозов, путеремонтная и снегоуборочная техника.
«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не использовался. Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры оперативных коммуникаций не было», — вспоминает Елена Боровлева, руководитель секретариата компании «Газпромтранс».
«Раньше для того, чтобы назначить встречу или задачу, получить информацию о планах сотрудника, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени», — отмечает Елена Боровлева.
За помощью в оптимизации внутренних процессов компания «Газпромтранс» обратилась к ОАО «Организация Времени». Специалистами был проведен анализ ситуации, текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью с руководителями и намечены шаги по решению поставленных задач. Была подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.
Вторым этапом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение и формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.
Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью Outlook можно существенно повысить эффективность работы.
«Мы увидели, что есть возможности для улучшения качества тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло. У нас возникло желание перенести всю бумажную работу в Outlook», — поделился впечатлениями после обучения Рустем Гарипов, начальник Управления грузовых перевозок компании «Газпромтранс».
Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента на Outlook.
Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.
Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие основные правила и принципы корпоративного взаимодействия. По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.
«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в календаре цветов. Теперь можно в считанные секунды проанализировать и понять, какие встречи в календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени», — рассказывает ИТ-директор компании «Газпромтранс» Дмитрий Класс.
После принятия всеми топ-менеджерами финальной версии корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook они были донесены до уровня руководителей среднего звена. В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом.
В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании. Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний«, — резюмирует генеральный директор компании «Газпромтранс» Вячеслав Александрович Тюрин.
