До начала внедрения в горсовете регистрация документов велась в специальной программе, представляющей лишь форму учета входящих и исходящих документов. Программа обладала ограниченными поисковыми возможностями, не позволяла автоматизировать перевод документов в электронный вид, не имела возможности регистрировать связанные документы и прикреплять файлы к регистрационным картам. Все эти ограничения в использовании программы привели к решению о внедрении СЭД «ДЕЛО».
В аппарате Норильского горсовета на данном этапе проекта решены следующие первоочередные задачи:
• автоматизация регистрации основных групп документов;
• обеспечение контроля исполнения документов и поручений в аппарате Совета;
• сканирование основных групп документов с прикреплением электронных образов к РК (приобретена опция «Поточное сканирование»).
«Коробочный» продукт «ДЕЛО» идеально подошел для решения поставленных заказчиком задач, которые являются типовыми для государственных структур. Все пользователи системы прошли групповое и индивидуальное обучение, освоили алгоритмы работы в программе. С 19 ноября регистрация всех документов осуществляется в системе «ДЕЛО».
В дальнейшем Норильский горсовет будет осваивать и другие возможности системы. В планах — запустить работу с проектами правовых актов, которые выносятся на заседания депутатского корпуса: в СЭД будут регистрироваться проекты документов, требующие согласования и внесения правок по мере прохождения между подразделениями. Полезной опцией является возможность автоматической регистрации в «ДЕЛЕ» документов, поступающих из администрации Норильска по каналам электронной почты, и отправка исходящих документов напрямую из программы.
