В рамках реализации плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Самарской области был проведен конкурс на выполнение работ по созданию автоматизированной поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» и формированию электронного фонда записей актов гражданского состояния Самарской области. Это первый масштабный проект по автоматизации работы ЗАГСов в области создания электронного правительства регионального уровня, осуществляемый в сотрудничестве с единым национальным оператором инфраструктуры электронного правительства ОАО «Ростелеком». Проект станет основой построения модели организации подобных работ уже в этом году во многих регионах России.
По итогам торгов создание единой системы «Электронный архив ЗАГС» будет осуществлять корпорация «ЭЛАР», имеющая опыт внедрения похожих систем в ЗАГСах Москвы и Калининграда. Победа стала результатом многолетней целенаправленной работы Корпорации в регионе. Так, в течение нескольких лет были успешно реализованы проекты по созданию системы управления архивным делом Самарской области, созданию «Автоматизированной оперативно-справочной картотеки информационного центра ГУВД по Самарской области», а также внедрению комплекса автоматического сканирования «ЭЛАРобот» в Самарской областной универсальной научной библиотеке, проведены экспертизы и другие работы. Цена государственного контракта составляет 39 800 000 рублей.
Этап формирования электронного фонда рассчитан на несколько лет. В рамках его создания планируется проведение работ, связанных с обработкой документов за период с 1976 года по 1997 год, находящихся на хранении в территориальных отделах ЗАГС городских округов Самарской области. Объем бумажного массива для создания электронного фонда на этот год составляет 1 832 998 документов 18 отделов из 50. Всего открытой работе по вводу, хранению и обработке в системе «Электронный архив ЗАГС» входят 6 типов документов из 7 имеющихся. Общий объём превышает цифру в 6 000 000 документов. На сегодняшний день производственные ресурсы для обработки такого количества документов есть, пожалуй, только у корпорации «ЭЛАР». Таким образом, будет создана полная актуальная база данных актов гражданского состояния. С её помощью будет представлена возможности санкционированного доступа заинтересованных органов к внутренним электронным базам данных посредством интеграции информационной системы ЗАГС с интеграционной шиной электронного правительства Самарской области.
Внедрение системы позволит сократить сроки предоставления государственных услуг на основе использования новых информационных технологий, систематизировать и оптимизировать хранение документов в электронном виде, снизить количество непроизводительных затрат на работу с бумажными документами, а также риски порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно доступа к их электронным образам.
