Банк ВТБ24 продолжает автоматизацию бизнес-процессов. Операционный департамент и Департамент информационных технологий банка запустили в эксплуатацию основную часть системы управления архивом бумажных документов в банке ВТБ24. Сеть банка формируют более 500 филиалов и дополнительных офисов в 68 регионах страны.

Ежедневно банк обрабатывает огромный поток кредитных досье физических лиц. Досье стекаются из точек продаж банка в центр, где обрабатываются, оклеиваются этикетками с уникальными штрих-кодами, затем упаковываются в файловые коробки и архивные короба и доставляются в архив – документохранилище, где размещаются на стеллажной секции с определенным идентификатором. Если от сотрудника банка поступает запрос на документ, находящийся в данном коробе, короб изымается с места хранения, нужное досье передается на сканирование (или в подразделение, откуда поступил запрос), а короб дополняется другим досье, ожидающим размещения, и снова размещается на стеллажную секцию.

В настоящее время на базе DocsVision и UltraViews специалистами банка совместно с подрядчиком (компания Syntellect (Синтеллект) автоматизированы ключевые бизнес-процессы, связанные с архивным хранением документов – размещение и изъятие документов, в том числе учет мест хранения документов, • маршрутизацию документов по цепочке ролей бизнес-процессов, наделяя каждую роль определенными полномочиями, формирование и печать накладных на размещение документов, привязку документов к емкостям и местам хранения, обработку запросов на изъятие, сканирование документов по запросам пользователей на изъятие и предоставление доступа к отсканированным образам документов, формирование отчетов по хранимым документам. Все операции в системе выполняются с помощью проводных и радио-сканеров штрих-кодов.

«Ключевой особенностью системы является огромный объем (десятки миллионов) документов, находящихся на хранении и в обработке, – говорит Алексей Иванов, руководитель проекта со стороны Syntellect, - Одно неверное действие – и найти документ будет практически невозможно. В связи с этим, при разработке системы особое внимание было уделено автоматизации контрольных процедур, составу ролей, интерфейсам рабочих мест и полномочиям каждой из ролей бизнес-процессов».

С 1 июня 2009 года постоянными пользователями системы стали операторы архива документохранилища банка в Перово (около 25 человек), возможность отправить запрос на изъятие документа из архива и получить доступ к отсканированной копии получили все сотрудники банка, работающие с кредитными досье. На данный момент в документохранилище банка с помощью новой системы размещено несколько тысяч коробов.

«В качестве систем для управления архивом мы рассматривали системы, используемые в компаниях, профессионально предоставляющих услуги по архивному хранению документов – говорит Валерий Мендус, вице-президент, заместитель директора операционного департамента ВТБ24, – однако решение на базе DocsVision от компании Syntellect оказалось значительно дешевле, не уступая при этом по функциональности узконаправленным системам, к тому же решение достаточно легко адаптируется под новые требования банка. Необходимо отметить, что новая система управления архивом на платформе DocsVision была разработана и запущена в эксплуатацию в течение трех месяцев, что является достаточно сжатым сроком для ввода новой технологии в банке, учитывая масштабы документооборота ВТБ24».