«Сибирская Угольная Энергетическая Компания» (СУЭК ) решила сменить СЭД. Новая система рассчитана на почти 1000 пользователей и обеспечивает сквозной документооборот в центральном офисе и 5 региональных филиалах.
Предыдущая СЭД на базе Lotus Notes c 2003 г. поддерживала ключевые процессы документооборота, оОднако со временем широта функционала системы перестала отвечать требованиям СУЭК, и было принято решение о разработке и внедрении новой СЭД на гибкой открытой платформе.
Проект по созданию новой СЭД стартовал в СУЭК в начале 2008 года. Основными целями внедрения были обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, сокращение сроков и повышение прозрачности процесса согласования документов, оптимизация процедуры контроля исполнения поручений, а также получение возможности в дальнейшем масштабировать систему на неограниченное количество пользователей.
Для выполнения поставленных целей подрядчику («Би-Эй-Си», входит в группу «Астерос») было необходимо обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде, создать простой пользовательский интерфейс работы с информацией о документах, создать единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов, разработать механизм параллельного согласования различных видов документов, разработать инструменты анализа и отчетности по исполнению поручений.
При этом одним из ключевых требований заказчика при разработке СЭД было попытаться сохранить сложившуюся культуру согласования документов и обеспечить мягкий переход пользователей на работу с новой системой. Поэтому за основу новой СЭД были взяты сильные стороны существовавшей системы документооборота и разработали необходимые дополнительные модули. К началу реализации проекта у заказчика были четко прописаны и стандартизированы все основные делопроизводственные процессы.
Новая СЭД разработана на платформе AVERTA WorkFlow, в ее состав вошли 9 модулей, покрывающие всю традционую функциональность подобных систем плюс некоторые особенности, например модуль «ревизионная комиссия» и «совет директоров». В рамках проекта СЭД была интегрирована с системой электронной почты, электронным архивом и модулем по управлению персоналом в составе SAP ERP.
«Наша компания имеет территориально распределенную структуру и документооборот между центральным офисом и филиалами серьезно влияет на сроки принятия решений, возможность контроля их исполнения. Поэтому особенно важной для нас является реализация механизма синхронизации данных с региональными производственными компаниями. В настоящее время центральный офис имеет полный доступ к документообороту филиалов. Это дает нам возможность организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между центральным офисом и регионами. Кроме того, новая СЭД создана на открытой платформе, и ее последующие доработки не потребуют больших инвестиций», – отмечает Лада Репуло, начальник Управления информационного и документационного обеспечения ОАО «СУЭК».
