Завершен проект расширения и модернизации системы электронного документооборота (СЭД) «Уралсвязьинформ». Выполненный проект является одним из самых масштабных в отрасли.
Решение, созданное на основе многофункциональной платформы EMC Documentum, оптимизировано под задачи и бизнес-процессы оператора связи. Активными пользователями системы являются свыше 3,5 тыс. сотрудников – от специалистов до топ-менеджеров. Внедрение СЭД позволило ОАО «Уралсвязьинформ» в разы снизить затраты на организацию документооборота, значительно повысить эффективность бизнес-процессов и их управляемость, увеличить скорость выполнения работ и обеспечить абсолютную прозрачность документооборота. ИТ-интегратором выступила компания ООО «КОРУС Консалтинг».
На первом этапе был внедрен модуль организационно-распорядительного документооборота, позволивший унифицировать и стандартизировать процедуры рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и соблюдение регламентов по исполнению документов/поручений. На втором этапе состоялось развертывание системы на генеральную дирекцию и на дирекции всех филиалов ОАО «Уралсвязьинформ».
Третий этап внедрения СЭД включал в себя развертывание системы договорного документооборота на все филиалы ОАО «Уралсвязьинформ», внедрение функции электронной цифровой подписи (ЭЦП), построение системы аналитической отчетности на платформе Oracle BI и её интеграцию с СЭД.
Благодаря внедрению модуля договорного документооборота были автоматизированы функции согласования, одобрения, подписания и регистрации договорных документов (договоры, соглашения, контракты). ЭЦП позволяет отказаться от подписания бумажных версий внутренних документов, гарантирует целостность и подлинность электронных документов в СЭД и обеспечивает их юридическую значимость. В ОАО «Уралсвязьинформ» действует собственный удостоверяющий центр, который самостоятельно генерирует сертификаты, дающие право подписи документов. Эту услугу компания предоставляет не только внутренним, но и внешним клиентам.
Cистема аналитической отчетности, построенная на платформе Oracle BI, позволила регламентировать составление более 30-ти различных отчетов, позволяющих оперативно получать необходимую информацию. До внедрения модуля аналитической отчетности на формирование некоторых отчетов (например, сбор информации для годового отчета) уходило до нескольких недель. При этом над решением этой задачи трудилось большое количество специалистов. После внедрения BI время формирования любых отчетов составляет несколько минут, а для создания нового отчета достаточно трудозатрат одного сотрудника, владеющего предметной областью.
В дальнейших планах ОАО «Уралсвязьинформ» самостоятельное масштабирование системы на территориальные узлы электросвязи (ТУЭС). Примером служит успешное подключение рабочих мест сотрудников Пермского ТУЭС к электронному документообороту Пермского филиала электросвязи.
Одной из ключевых особенностей проекта можно считать принципиально новый подход к обучению пользователей. Благодаря усилиям проектной команды было проведено очное обучение сотрудников ОАО «Уралсвязьинформ», включая персональное обучение топ-менеджмента компании. Также разработан курс дистанционного обучения, позволяющий в интерактивном режиме, в кратчайшие сроки проводить обучение тысяч сотрудников и обучать новых сотрудников прямо на рабочих местах.
СЭД, реализованная в ОАО «Уралсвязьинформ», уже получила распространение в нескольких межрегиональных компаниях Группы «Связьинвест», и в других крупных телекоммуникационных компаниях.
