Создана единая система управления заявками от арендаторов в московском бизнес-центре ОАО «Калибр», созданном на территории завода "Калибр". Деятельность предприятия связана с предоставлением в аренду помещений различного назначения.
Подача заявки является одной из процедур, обеспечивающей обратную связь между собственником и арендатором помещения. Например, если арендатор хочет продлить договор аренды или сообщить свои замечания по техническому обслуживанию арендуемого помещения, то согласно установленному регламенту он должен сделать письменное обращение на имя арендодателя. Постоянно нарастающий объем поступающих заявок от арендаторов требовал их систематизации и учета, а также автоматизированного контроля исполнения.
Для решения этих задач решено было использовать систему электронного документооборота. Силами заказчика было проведено подробное изучение рынка СЭД. На основании анализа полученных данных решение было принято в пользу системы ЛЕТОГРАФ.
Реализованное решение позволило осуществлять регистрацию всех заявок от арендаторов на выполнение различного рода работ по арендуемому помещению. Заявка заносится в систему с присвоением уникального регистрационного номера. Инициаторами заявок на обслуживание могут являться как арендаторы, так и подразделения ОАО «Калибр». Формирование заявок в системе осуществляется посредством заполнения специально разработанных электронных форм. Доступ к системе осуществляется посредством web – браузера. Уведомление о поступлении новой заявки направляется исполнителю на электронную почту, что позволяет ускорить процесс взаимодействия и упорядочить процессы обработки сообщений арендаторов. Кроме того, о статусе заявок информируются сами арендаторы бизнес-центре, что позволяет им контролировать процесс согласования необходимой заявки.
В системе организовано централизованное хранилище информации всех заявок от арендодателей. Введена персональная ответственность сотрудников за исполнение своих функциональных обязанностей по обслуживанию арендуемых площадей и работе с договорами. Предоставленная возможность по формированию отчетности позволяет арендодателю анализировать заявки в необходимых разрезах, что помогает предотвратить возможные сбои и нештатные ситуации.
Решение позволило ОАО «Калибр» повысить качество предоставляемых услуг, своевременно выдавать распоряжения обслуживающему персоналу и производить контроль выполнения заданий по заявкам.
