Активный рост компании и последовавшее за этим снижение управляемости, прозрачности процессов, оперативности взаимодействия между подразделениями компании привели руководство к пониманию необходимости пересмотра существующих регламентов работы и автоматизации основных процессов. Для проведения аналитического обследования и реализации проекта была выбрана компания «Интерфейс». Исследование организационной структуры, сфер ответственности и правил взаимодействия подразделений, проведенное в январе 2008 года показало целесообразность автоматизации трех основных для бизнеса процессов: контроль исполнительской дисциплины, бюджетирование и управление исполнением проектов.
Проект был начат с подробного описания процессов, подлежащих автоматизации. Особого внимания потребовал процесс управления исполнением строительных проектов, который был разделен на этапы, связи между которыми были четко регламентированы. Все три процесса были существенно перестроены и максимально формализованы.
Технологическую основу «Информационной системы управления» составили три интегрированных между собой программных продукта: СЭД БОСС-Референт, «1С Предприятие» и «Инт-Проекты», собственная разработка компании «Интерфейс». СЭД «БОСС-Референт» и используемая ею платформа IBM Lotus Domino/Notes обеспечили возможности для коллективной работы сотрудников «ЖИК города Казани», она же служит для внутреннего документооборота, назначения поручений и контроля исполнительской дисциплины. Уникальным преимуществом системы стала поддержка внешнего электронного документооборота между Жилищно-инвестиционной компанией и Администрацией города, также использующей «БОСС-Референт». Это сильно упростило и ускорило взаимодействие специалистов строительной организации с мэрией.
С помощью «1С» реализована система бюджетирования, автоматически формирующая фактические и плановые показатели на основании введенных первичных данных. Система управления проектами «Инт-Проекты» ориентирована на задачи руководства по контролю исполнения. Интеграция с СЭД реализована в виде автоматической генерации поручений по проектам при наступлении определенных этапов.
Завершающим этапом проекта стало создание «витрины данных» руководителя – единого окна, на котором в удобной форме отображается информация из всех трех систем. С помощью данного средства руководство может утвердить реестр платежей, просмотреть данные по текущему финансовому состоянию, остатку денежных средств на счете, исполнению поручений, проконтролировать ход всех проектов и выдать необходимые задачи. Доступ к витрине данных осуществляется через веб-браузер.
В настоящее время проект завершен, а система с середины 4-го квартала 2008 года передана в промышленную эксплуатацию. В системе работают все руководители компании, а общее количество пользователей насчитывает порядка 100, почти все сотрудники организации. В планах развитие системы – автоматизация процессов согласования документов, внедрение ЭЦП и более тесная интеграция всех программных продуктов, входящих в систему.
«Ключевым показателем успешности проекта является эффективность нашей работы – насколько мы выпадаем из запланированных сроков строительства или насколько строим быстрее, чем наши конкуренты. Согласно нашим подсчетам, для получения исходной разрешительной документации на строительство Жилищно-инвестиционной компании города Казани требуется в два раза меньше времени, чем в среднем строителям нашего города. Это результат четкой отладки процессов. В системе контроля исполнения проектов результат работы одного отдела плавно перетекает в исходную информацию для другого. Движение информации не останавливается ни на секунду. Если в проекте появляются трудности, то они сразу видны в системе», – комментирует результаты проекта Айгюль Салахиева, директор департамента развития Жилищно-инвестиционной компании города Казани.
