Как любое здоровое предприятие, ОАО «Троицкая бумажная фабрика» (http://www.tbf.ru), выпускающая растительный пищевой пергамент (упаковочный материал для масла, маргарина, творожных и мясных продуктов), стремится к постоянному повышению качества своей продукции и расширению ассортимента. Одним из самых важных шагов на пути к этому считается эффективная, тщательно продуманная система управления. В качестве составляющей этого сложного механизма — автоматизированной системы бюджетирования руководство фабрики решило приобрести продукт «Инталев: Бюджетное управление».
До сотрудничества с компанией «Инталев» (http://www.intalev.ru) система бюджетирования на Троицкой бумажной фабрике представляла собой функционирующий бюджетный комитет с соответствующими регламентными документами. Все расчеты велись вручную, в основном при помощи электронных таблиц Excel. На основе работающей на фабрике программы «1С:Бухгалтерский учет» специалисты предприятия самостоятельно связали в единую базу данные по бухгалтерскому и финансовому учету, сбыту, складу и т. д. В связи с этим поиск решения для автоматизации системы бюджетирования осуществлялся по принципу совместимости с «1С» и существующей на фабрике БД. Продукт «Инталев: Бюджетное управление» был выбран специалистами фабрики для начального этапа автоматизации.
Поскольку Троицкая бумажная фабрика использовала нетиповую конфигурацию «1С», объединение модулей проводилось и отрабатывалось вручную на вспомогательной базе, на что было потрачено две недели. На первом этапе внедрения к системе бюджетирования был подключен отдел снабжения, так как именно там собирается значительный объем информации. После набора определенного массива информации были выявлены основные недостатки системы, в частности, низкая скорость обработки данных. При определении центров финансовой ответственности (ЦФО) с назначенными правами доступа для 20 человек открытие журнала плана, платежного календаря и документа планирования занимало около минуты. Во избежание таких задержек все права доступа были определены на уровне конфигурации. В дальнейшем, решая задачу прямой связи создаваемых документов с документами, на основании которых они создаются, в систему добавили групповое создание документов из реестра платежей, а также изменили некоторые отчеты. Кроме того, специалисты фабрики самостоятельно реализовали автоматическую систему уведомления автора некоторых документов о внесении изменений. Теперь факт расхода бюджета для оперативности собирается из реестра платежей.
Помимо этих работ был составлен OLAP-куб на базе SQL 2000, где обмен информацией происходит при помощи ADO-библиотеки в запланированное время, что существенно сокращает время на анализ бюджета по сравнению со стандартными средствами.
В целом внедрение и доработка системы, подключение и обучение всех пользователей (примерно 20 человек) заняло около трех месяцев без отрыва специалистов фабрики от производственного процесса. ЦФО определялись в соответствии со структурой подразделений на предприятии.
В результате внедрения программы «Инталев: Бюджетное управление» сотрудники ЦФО сами заносят информацию в компьютер и прослеживают весь путь движения денежных средств и сами отвечают за недостаточно полный или составленный с излишним запасом план. Таким образом, заказчик получил систему, удовлетворяющую на данном этапе его требованиям. В системе управления Троицкой бумажной фабрики с появлением автоматизированного бюджета движения денежных средств информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной, что дает возможность финансовому директору получать более детальные сведения (на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат) и принимать решения на различных этапах текущего или следующего периода планирования.
