Внедрение электронного документооборота в органах власти Камчатского края стартовало еще в 2012 году. Но за первые 8 лет существенного прорыва добиться не удалось — он случился лишь после 2020 года. Зато за прошедшие с момента активизации в регионе 2 года удалось добиться колоссального ускорения процесса согласования документов в электронном виде: теперь это занимает чуть более двух дней. О том, как это происходило, рассказывает Иван Гордиенко, начальник службы технической поддержки ГИС ЕСЭД министерства цифрового развития Камчатского края.
Расскажите о том, почему цифровизация активизировалась в 2020 году?
— Проект действительно стартовал еще в 2012 году. Тогда была закуплена партия в 1000 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». За 3 месяца их внедрили, в результате чего исполнительные органы власти Камчатского края начали регистрировать документы в электронном виде. Конечно, планировалось, что организации постепенно начнут полноценно работать с электронными документами, но не срослось: не хватило в первую очередь воли и заинтересованности руководства.
Именно эти факторы были устранены с приходом нового губернатора — Владимира Солодова. В 2020 году губернатор, ориентируясь на передовой опыт в цифровизации документооборота соседних регионов, решил, что надо использовать планшеты в качестве основного инструмента для работы с документами. В связи с этим начали проводить рабочие группы, заседания с первым вице-губернатором края по совершенствованию информационной системы.
Какие цели были поставлены губернатором тогда?
— Для нас главным было сделать так, чтобы все документы проходили быстрое электронное согласование с публикацией итоговой версии на сайте. Поэтому, когда первый раз согласование прошло за 3 дня, это был серьезный успех.
За счет чего этого удалось добиться?
— На заседаниях рабочей группы мы много внимания уделили регламентной составляющей и ее оптимизации. Изначально схема утверждения была достаточно длинной и неудобной. Мы выявили три наиболее критичных участка, где терялось время: это работа с резолюциями, их утверждение. Пришлось убрать эти пункты и скорректировать некоторые этапы. В результате время прохождения документа сократилось до 3 дней — они существуют полностью в электронном виде и не распечатываются в принципе.
Часто сетуют, что цифровизации мешает человеческий фактор: люди не готовы меняться и перестраиваться под новые процессы. Как справились с этим?
— Добровольно-принудительно. Очень значимым оказался личный пример, который подал губернатор: все участники электронного документооборота вслед за ним начали активно использовать возможности информационной системы. К тому же есть регламенты, где участие в электронном документообороте закреплено — их необходимо исполнять. Кроме того, партнером по внедрению были разработаны сервисы, которые контролируют срок согласования, если он нарушен. Если истек срок визирования в соответствии с регламентом, то автоматически появлялась метка об этом. Также были созданы отчетные формы, которые контролировали срыв сроков визирования по исполнителям. После этого исполнители зашевелились.
Несколько помогла нам и пандемия. Тогда курьерские службы перестали работать, поэтому перевод в электронный вид всех носителей документов оказался очень кстати. Удаленка была настроена у всех, люди работали без сбоев.
Какова на данный момент ситуация с использованием электронного документооборота в Камчатском крае?
— Мы добились многого. Участниками электронного документооборота являются все органы госвласти, муниципальные образования и более 270 иных органов и организаций. Суммарно это более 4 тыс. пользователей. Теперь мы идем к плановому параметру в 380 органов и организаций, чтобы достигнуть уровня цифровой зрелости края. Кроме того, мы подключили все органы исполнительной власти к использованию мобильного приложения. За счет этого среднее время согласования и визирования документов — особенно в части нормативно-правовых актов — сократилось до
Рабочее место для какой роли?
— По умолчанию в соглашении на подключение указываются делопроизводитель (или регистратор) и непосредственный руководитель организации. Если этого недостаточно, то мы увеличиваем канал передачи данных для наращивания скоростей интернет-соединения и только тогда подключаем большее количество сотрудников. В целом охват всей территории края, оптимизация текущих процессов — это первоочередная задача на конец года и на следующее полугодие. В дальнейшем мы планируем полный или частичный перевод обращений граждан в электронную форму — у нас уже работает интернет-приемная, которая позволяет оперативно отслеживать информацию по обращениям граждан, т.к. это направление надо усиливать.
Велика ли вероятность еще ускорить процесс согласования?
— Это возможно. Рассказ коллег из других регионов на конференции «Осенний документооборот» подсказал направление. К тому же чем больше автоматизируем и регламентно закрепляем нюансы сроков прохождения документов, тем быстрее идут процессы.
Каковы планы на ближайшее время?
— Мы хотим охватить электронным документооборотом всю территорию Камчатского края, но сталкиваемся со сложностями. Так как регион отдаленный, качество Интернет-соединения временами оставляет желать лучшего. Поэтому для охвата важно количество не пользователей, а организаций. Мы не подключаем каждого в организации, где
