Intelligent Enterprise: Оборот документов в тех отраслях, с которыми периодически приходится иметь дело каждому человеку, наверное, имеет особое значение. В качестве примеров тут сразу напрашиваются здравоохранение и образование. Как вы решаете проблему документооборота сейчас, когда есть возможность применять целый ряд известных технологий и концепций автоматизации?
Владимир Соловьёв: Документы в индустрии образования действительно всегда играли и продолжают играть важную роль. Другое дело, что само понятие документа (в данном случае не обязательно в строго законодательном смысле) может меняться. Когда-то кроме бумажного бланка с печатью и подписью ничего нельзя было даже представить, потом появилась концепция электронного документа, вокруг которой постепенно начала выстраиваться определенная инфраструктура. Но это скорее промежуточная точка на пути преобразований. Сейчас, если говорить о необходимости документарного сопровождения деятельности в образовании (равно как и вообще в любой сфере), необходимо рассматривать всю инфраструктуру информационной поддержки в организации, а также видимые тенденции ее развития на ближайшую перспективу.
Если взглянуть на проблему именно таким образом, можно попытаться определить классический документооборот как некое временное решение, существующее на определенном этапе эволюции основных форм работы любой коммерческой или государственной организации и соответственно эволюции инструментов автоматизации этой работы.
Раньше чтобы совершить, скажем, элементарный коммунальный платеж, я должен был прийти в банк, заполнить бумажные документы, и только на их основании платеж мог быть проведен. Классический вариант электронного документооборота по сути предполагает все то же самое, только некоторые бумаги, условно говоря, заменяются файлами, а печати — той или иной технологией электронной верификации. Это гораздо удобнее, но тоже далеко не идеально. Если же я делаю перевод через мобильный банк, то никакая система документооборота ни мне, ни банку не нужна. Прямо через мобильное приложение я попадаю в транзакционную систему, в ней совершаются все необходимые изменения, выдается подтверждение, а больше ничего и не требуется.
То же самое и в образовании. Если кто-то хочет учиться в университете, необходимость оформлять кучу бумаг, которая имеет место сейчас, сильно мешает. Это не говоря уже о других действиях во взаимоотношениях со студентами и в текущей работе внутри университета.
Какие тенденции, по-вашему, будут толкать образовательные организации к своего рода «выдавливанию» классического документооборота из своих бизнес-процессов, даже если мы говорим при этом об электронной среде?
Думаю, в нашей отрасли причины абсолютно те же, что и в большинстве традиционно «документориентированных» индустрий. Только пример образования здесь, быть может, не так ярок и показателен, поэтому начну не с него. Я уже говорил про банки, можно сказать также и о телеком-компаниях. У них огромное количество клиентов, и если при работе с каждым рассчитывать исключительно на некий «персональный» документооборот в классическом варианте, то работать ничего не будет. Но зато в этой индустрии та часть ИТ-поддержки, которая связана с обработкой транзакций, при определенных условиях может заменить многие функции документооборота. Всё это телеком-бизнес конечно же понимает и пытается использовать.
Если попробовать обобщить ситуацию, то она примерно следующая. Наиболее эффективно замещение классических функций электронного документооборота функциями транзакционных систем происходит там, где необходимо выполнение очень большого числа однотипных операций (как правило, с отдельными клиентами). Здесь бизнесу становится ясно, что электронный документооборот, существенно выигрывая у бумажного по показателям производительности и масштабируемости, в наиболее «высоконагруженных» бизнес-сценариях по тем же параметрам уже не столь привлекателен и начинает очень заметно уступать транзакционным системам. Другое дело, что транзакции при этом должны быть предельно прозрачны, защищены и исторически абсолютно прослеживаемы.
Многие сценарии работы с документами, и в сфере образования в том числе, требуют тех или иных внешних справок, выписок и т. д. Здесь транзакционный функционал тоже можно рассматривать как альтернативу классике электронного документооборота. Однако в данном случае могут потребоваться и внешние источники информации, и механизмы доступа к ним. В этом смысле я не случайно сказал, что перспективы электронного документооборота в сильной степени зависят от наличия других инструментов автоматизации, и за пределами компании в том числе.
Если присмотреться к сфере образования, то можно видеть, что тенденции по сути те же. Очень интенсивно развивается дистанционное обучение. Это в свою очередь означает серьезные вызовы в отношении масштабирования нашей деятельности, а следовательно, и ее информационной поддержки. В такой ситуации обслуживать движением документов выстраивание отношений с каждым студентом представляется абсолютно непосильным бременем для организации.
В свете всего сказанного задачи стандартизации бизнес-процессов и, как следствие, их перевод из своего рода документориентированных в чисто транзакционные (там, где это, конечно, в принципе возможно) сейчас для нашего университета являются приоритетными.
Можно ли полагать, что функции транзакционных систем будут замещать собой электронный документооборот?
Как я и говорил, вытеснение в основном будет касаться несложных, но массово выполняемых операций, в ИТ-поддержке которых сейчас как раз используется электронный документооборот. Последний, думаю, будет в основном задействован при каких-либо нестандартных обращениях в организацию или в особых ситуациях внутри нее самой. Таких случаев никогда не будет очень много, и здесь вполне можно рассчитывать на традиционную бюрократию — хождение электронного документа внутри организации, пусть даже с какими-то лишними «заходами» и по нестандартным маршрутам.
Хотелось бы более подробно поговорить о том, какие еще изменения в индустрии образования могут потребовать переосмысления понятия работы с электронными документами и какие тенденции в автоматизации, быть может, наоборот, стимулируют вашу индустрию к новым формам образовательного процесса.
Сейчас, как известно, очень серьезное влияние на бизнес оказывают мобильные технологии. Они же во многом меняют подходы и к автоматизации вообще, и к управлению электронным контентом (направление, идеологически близкое к системам электронного документооборота) в частности. Студенты у нас разные: некоторые приезжают учиться на дорогих автомобилях, а кто-то умудряется целый месяц жить на полторы тысячи рублей. Но при этом рабочие ноутбуки, планшеты и смартфоны (разных моделей и в разном состоянии, конечно) есть у всех. Это приводит к тому, что даже компьютерные классы, наличие которых еще совсем недавно считалось индикатором внедрения передовых технологий, становятся малоэффективными, и известная часть учебной работы выносится в удаленный режим. Работа преподавателей тоже не предполагает, что они должны пять дней в неделю проводить в аудитории с девяти до шести, — им нужен удаленный доступ к рабочей среде. Эта тенденция заметна во всем мире, и сейчас очень многие вузы развивают фронт-офисную часть автоматизации. И наш Финансовый университет, конечно, не исключение.
То, что в этом случае необходима техническая поддержка работы различных клиентских платформ, включая мобильные, а также нужны технологии удаленного доступа, совершенно очевидно: здесь наши задачи в значительной степени универсальны. Но заметное смещение акцента на работу через персональные устройства меняет подходы и к формированию контента. В принципе преподаватель сейчас может создать свой собственный курс по той или иной дисциплине, который по его мнению будет наиболее эффективным именно для его студентов. Далее он может сам записать на своем личном устройстве видеолекции, подготовить текстовые материалы, разработать контрольные задания, в том числе и весьма сложные — не просто тесты, а, например, упражнения по разработке компьютерных программ с последующей автоматической проверкой. Потом все это выкладывается на университетские интернет-ресурсы.
В результате контент учебного заведения постепенно пополняется, в том числе солидным видеоархивом, отдельные единицы которого вполне могут претендовать на то, чтобы называться документами. Однако при современном состоянии технологий работа с таким видом контента (то есть поиск, классификация материалов, формирование на их основе новых и т. д.) существенно затруднена, а для правильной организации учебного процесса все это чрезвычайно значимо. Работа с текстовыми источниками в электронной форме пока намного более эффективна, чем с видео, и здесь в ближайшее время можно ожидать серьезного технологического прорыва, основанного на использовании ботов и электронных ассистентов типа Siri и Cortana.
Какие информационные технологии вы используете в своей работе?
Прежде всего отмечу (хотя буду здесь далеко не оригинальным), что многое зависит от первого лица. Наш ректор начинает работать с мобильным устройством еще до выхода из дома, а заканчивает, когда уже возвращается домой из университета. Он сам следит за ИТ-новинками и часто выступает инициатором внедрения новых технологий. Без этого у нас, очевидно, прогресс в сфере ИТ-внедрений проходил бы медленнее.
Если говорить о конкретных системах документооборота, то у нас внедрена классическая система Directum, в работе с которой задействовано около двух тысяч пользователей и которая применяется в основном для автоматизации административной и финансово-хозяйственной деятельности вуза. Конечно, используем мы и десктопные приложения, и мобильные, бывает нам нужен и веб-доступ к системе документооборота.
В свете того, что мы уже обсудили, важно сказать об используемом нами портальном решении. В известной степени эта форма работы является альтернативой хождению документов по организации — в нашем случае, например, перенаправлению программы учебной дисциплины от кафедры к кафедре, ее утверждению и последующей передаче студентам. Сейчас все это выложено на портале, и любой заинтересованный, а также имеющий соответствующий доступ к этому ресурсу участник учебного процесса может получить нужную информацию. Если же студенту необходима справка, то ее тоже можно оформить через портал. Но в перспективе потребность в различного рода справках отпадет — те, кому это нужно, должны иметь возможность самим удостовериться через портал, что, скажем, такой-то студент действительно у нас обучается.
Но портальные технологии — это не только упрощение классического документооборота за счет реализации принципа коллективного доступа к одному информационному источнику. Это еще и очень гибкие инструменты совместной работы с информацией и с документами в том числе. И данное свойство оказывается очень важным как раз в том случае, когда учебный процесс существенно масштабируется, в частности за счет широкого использования дистанционной формы и личных мобильных устройств студентов. Например, в модных сегодня массовых открытых онлайн-курсах распространены задания написать что-либо в виде эссе, при этом количество студентов может быть таким, что преподаватель уже физически не в состоянии лично проверить все поступившие ответы. В таком случае каждый документ — каждое эссе — может быть отослан нескольким случайно выбранным слушателям массового курса, чтобы они дали свои оценки (а слушателей может быть и несколько тысяч, и несколько десятков тысяч человек).
Таким образом, благодаря новым электронным инструментам появляется возможность расширить двусторонний формат работы с контентом по принципу «преподаватель — студент» до формата коллективной работы, где преподаватель скорее выступает в качестве модератора. Роль архивов документации в данном случае тоже меняется. Если, например, говорить о тех же контрольных заданиях, вряд ли впоследствии кто-то будет читать их все или хотя бы выборочно. Скорее, такой архив — это первичные данные для аналитики, которая может быть проведена в дальнейшем и на основе которой учебный процесс удастся сделать более совершенным.
Чтобы все это эффективно работало, портал как прикладное решение должен быть погружен в соответствующую инфраструктуру. Конечно, с нашей стороны востребованы и технологии информационной безопасности, и различные методы электронной идентификации пользователя — от традиционных паролей до возможности узнавать его по сделанной на мобильном устройстве фотографии или по стилю работы на клавиатуре.
Понятно, что если мы сегодня говорим о потребности в широкой масштабируемости процесса обучения, мы должны серьезно рассматривать облачные технологии, которые у нас в университете сейчас весьма активно используются.
C Владимиром Соловьевым беседовал ведущий эксперт Intelligent Enterprise Сергей Костяков
