В домостроительном комбинате № 2 (ДСК-2) идет повторный проект внедрения SAP ERP. Впервые SAP версии 4.7 появилась здесь в 2006 году в виде модулей финансовой бухгалтерии (FI), учета затрат (CO), управления материальными потоками (MM) и проектами (PS). После рестарта предприятие намерено в список работающих модулей добавить учет амортизируемого имущества (AA), налоговый учет (SL), управление финансами (FM), сбыт продукции (SD), основное производство (PP) и систему бюджетирования на основе хранилища данных (BW). Каковы были причины рестарта и какие цели ставятся строительным комбинатом на сей раз? Об этом рассказывает финансовый директор ДСК-2 Михаил Попов.

Intelligent Enterprise: Расскажите о новом внедрении системы SAP и об основных причинах рестарта.

Михаил Попов: Решение о новом внедрении было принято в конце 2006 года. Тогда же мы провели предварительное обследование и выбрали подрядчика. С начала 2007-го выполняется полномасштабный проект на базе SAP ERP 6.0 с расширением функциональности системы. Причин рестарта несколько. Так, при первом внедрении не были запущены основные элементы ERP-системы — планирование и управление ресурсами в требуемом объеме. Поэтому нужно было включить дополнительные модули и функции. Кроме того, неполная документация по проекту и, к сожалению, отсутствие ключевых специалистов, внедрявших первый проект в ОАО «ДСК-2», затрудняли использование наработок в версии 4.7. И руководство приняло решение начинать новый проект, но уже на основе версии ERP 6.0. Первое внедрение было осуществлено не комплексно, работы главным образом проводились по методу «лоскутной автоматизации» на базе модулей SAP. По нашим расчетам затраты на исправление уже внедренной системы оказались сопоставимыми со стоимостью нового проекта, который и был начат. Рестарт на платформе SAP ERP 6.0 был запланирован уже с функ­ционалом, охватывающим бо’льшую часть основной деятельности комбината. Когда мы формулировали основные цели проекта, то заявили, что его результатом будет создание в ДСК-2 полнофункциональной ERP-системы для последующего масштабирования в рамках предприятий промышленно-строительного сектора группы компаний ПИК, а также интеграция всех систем компаний в единое информационное пространство.

Наши ожидания стандартны: снижение количества складских запасов, повышение их оборачиваемости, совершенствование внутреннего учета, сокращение сроков закрытия периодов, улучшение качества планирования затрат и себестоимости, снижение незапланированных издержек, повышение достоверности отчетов, централизованное управление снабжением, создание замкнутой логистической цепочки с возможностью расчета потребности в ресурсах «от строительства», построение стандартизированной системы бюджетирования.

В рамках компании был создан оперативный совет по управлению проектом, представленный ключевыми менеджерами. Председателем совета выступает генеральный директор, руководителем службы заказчика и по совместительству руководителем проекта (с 1 января 2008 года) являюсь я. Рабочие группы по функциональным направлениям (модулям) возглавляют начальники соответствующих служб и подразделений, в которых эти программные модули используются.

Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать в новой системе?

Комплексная автоматизация бизнес-процессов охватывает учет затрат и выпускаемой продукции, создание рейс-комплектов, работу с заявками на приобретение материалов, казначейство, балансировку мощностей, расчет себестоимости, адресное хранение на складах, бюджетирование и ещё ряд функций. Необходима также интеграция по данным с AutoCAD и «1С».

Расскажите подробнее, как реализовано планирование ресурсов в новой системе.

Существует два типа планирования — долгосрочное и оперативное. Долгосрочное предшествует началу года и проходит, как правило, в сентябре — октябре. В это время планируются те объекты строительства, которые должны быть построены и введены в эксплуатацию в следующем году. При этом определение функционального объема любого проекта начинается с того, что в модуле PS выделяется первоначальная потребность. В дальнейшем эта потребность разбивается на заявки/заказы и другие элементы модульной цепочки, выполнение которых проходит в модулях MM, PP и других. На фазе долгосрочного планирования нет всей полноты информации, необходимой для детального операционного планирования, поэтому наполненность проектов информацией не превышает 70%. Здесь достаточно определить, где будет расположен объект, задать его общие параметры, такие как этажность, типология здания, планировка. Пока совершенно не обязательно задавать все строительные параметры, которые осенью для запланированного, например, на март здания еще просто не могут быть известны. Детальное оформление проекта, возможно, начнётся только после того, как появится проектно-сметная документация.

Таким образом, в SAP планирование начинается в модуле управления проектами с крупных элементов. Структура этого плана содержит некоторые «родительские» операции, которые останутся при любой дальнейшей детализации проекта. Хотя каждый строительный объект ДСК-2, как правило, имеет свои конструктивные отличия (в элементах отделки, в типах этажных секций и проч.), в целом мы все же занимаемся типовым жильем, поэтому вполне возможно оценить стоимость строительного проекта экспертным путем по истории уже завершенных проектов из библиотеки решений комбината. В конечном счете после разработки проектно-сметной документации мы детализируем проект до необходимого уровня. При этом уточняется и стоимостная оценка операции. На данном этапе операционного планирования точная сумма проекта и необходимые для его реализации ресурсы рассчитываются уже не по родительской операции, а по дочерним.

Сформированная в модуле PS потребность проходит дальнейшую обработку, в том числе в модулях ММ и PP. На этот момент уже возможно укрупненное планирование потребности в материалах. На этапе агрегации вся собранная информация попадает в BW. Сюда же бюджетодержателями вносится дополнительная информация по накладным расходам (например, заявки подразделений на затраты, не относящиеся к конкретному строительному объекту). Скажем, бюджет на консалтинговые ИТ-услуги сотрудники отдела ИТ вручную вводят в хранилище данных через бюджет-заявку подразделения. Заявки формируются в иерархию согласно бюджетной классификации, и при утверждении им присваивается соответствующий системный статус. Таким образом, часть данных попадает в BW из информационной системы автоматически (это может быть информация по материальным потребностям и другим прямым расходам и доходам, связанным со структурой проектов), а часть вводится вручную. Но мы планируем максимально автоматизировать расчеты при бюджетном процессе. Довольно тяжело прорисовать схему на словах, но в деталях все достаточно проработано.

В результате рождается годовой бюджет с разбивкой по месяцам, который потом может трансформироваться в отчетность о прибылях, убытках и движении денежных средств, в инвестиционный бюджет и другие сопутствующие бюджетные детали. И мы выходим на прогнозный баланс. Взаимодействие блоков для бюджетирования проходит по той же концепции, что и для прогнозирования строительных проектов: из отдельных функциональных модулей подгружается информация и генерируется общий мастер-бюджет. Таким образом, долгосрочное планирование позволяет нам спрогнозировать и наши потребности в ресурсах, и финансовые результаты ДСК-2.

Это что касается долгосрочного планирования, а как в ДСК-2 выглядит операционное?

Прогнозы получены, год наступил, и в дальнейшей ежедневной работе комбината принимать решения нужно каждый день. Теперь уже в модулях PS и PP уточняются детали: вводятся конкретные строительные материалы, формируется полноценный проект по исполнению операций, по которому снова рождается потребность в материалах. Рассчитываются трудозатраты, заработная плата, работает логистика, идет управление запасами. Система не должна ни требовать сама, ни нам позволять закупать излишние запасы, складировать их раньше времени — всё это элементы операционного планирования. Допустим, по плану строительства здания, скорее всего на одном из завершающих этапов, нам потребовались межкомнатные двери для выполнения столярных работ. Двери не нужно закупать за год до строительства дома, они должны быть привезены на строительную площадку точно вовремя, и соответственно заказ на них следует сделать с учетом сроков его исполнения и страхового запаса. Система согласно календарному планированию формирует заявку на материал, которая сотрудниками МТО преобразуется в заказ, поступающий через модуль логистики к поставщику дверей. К моменту выполнения соответствующей операции на строительный объект будет доставлен необходимый материал. Для достижения гибкого планирования (пересчета календарного планирования) мы собираемся ввести следующую схему автоматизации строительных потоков: для контроля хода строительства практически в режиме онлайн на строительных площадках будут использоваться ноутбуки, оборудованные беспроводными CDMA-модемами. В прошлой системе SAP у нас проходило дискретное подтверждение работ. Мы примерно раз в десять дней собирали со строительных потоков данные в виде бумажных отчетов и в центральном офисе техники вводили их в систему. Такая дискретность влияла на качество планирования, на заводе возникал дефицит необходимой номенклатуры либо покупных материалов на складах, что нарушало ритмичность снабжения. Мы пришли к выводу, что срок подтверждения выполненных работ в системе необходимо сжать до одного-двух дней, поэтому на строй­площадках уже сейчас идет постепенное внедрение новой системы, начинают применяться ноутбуки с беспроводной связью и VPN-каналами, сотрудники проходят обучение и впоследствии будут подтверждать свои строительные операции.

Когда все данные будут в режиме реального времени консолидироваться на центральном сервере через Интернет, планирование станет более гибким.

На основе функциональности модуля PS мы автоматизировали и доводим до конечной реализации блок SD c расчетом процента незавершенного строительства и процента технической готовности для выставления счетов генподрядным организациям на основе подтвержденного в системе выполнения работ.

Еще хотелось бы рассказать о системе формирования рейс-комплектов и адресном хранении готовой продукции на складах. Строительство домов на основе железобетонных изделий предполагает подход строительства «с колес», т. е. железобетонные панели поднимаются с панелевозов практически сразу после их прибытия на площадку. Для обеспечения работы в таком режиме очень важно грамотно спланировать графики монтажа и производственную программу завода железобетонных конструкций — ЖБК. Так вот, рейс-комплекты представляют собой четкую последовательность вывоза ЖБК на строительные объекты с учетом графика монтажа и других существенных особенностей. Благодаря им мы точно знаем, на каком складе нашего предприятия находится та или иная панель.

Задачи по планированию и расчетам требуют серьезных временны’х затрат и усилий многих сотрудников комбината. Решать их призваны соответствующие настройки системы SAP и интегрированные с нею программы, такие, как AutoCAD. Сейчас мы находимся в фазе заключительных настроек системы и тестирования разработок.

Наиболее сложной и интересной на мой взгляд задачей является автоматизация бюджетного процесса комбината и реализация цепочек долгосрочного и оперативного планирования с возможностью формирования финансовой отчетности в трех видах оценки — бухгалтерской, налоговой и МСФО. Именно при реализации этих задач все модули программы будут связаны общим контуром гибкого планирования, контроля и отчетности.

Сейчас мы разрабатываем настройки и документы по бюджетированию и МСФО, а налоговый и бухгалтерский учет с января 2008 года уже запущен в продуктивную эксплуатацию.

В какой стадии сейчас находится проект?

В настоящее время реализуется основной проект — начат продуктивный старт новой системы (модули PS, MM, PP, FI, FI-AA, FI-SL, CO, SD). И мы работаем над описанием концептуального бизнес-проекта по автоматизации системы бюджетирования с учетом уже реализованных возможностей транзакционной системы. Перенесены все остатки по материальным и затратным счетам на начало года. Закрыт первый в новой системе отчетный период. Запущены все функциональные направления, практически вся последовательность по отражению операций выполняется в новой системе. Ведутся доработки отложенной функциональности (интеграция с другими системами, программы автоматизации рейс-комплектов, адресного хранения на складах и прочее). В системе работает около 450 пользователей, а обучение прошло более 700 человек.

Расскажите об основных проблемах проекта.

Хотелось бы отметить уникальность нашего проекта — внедрения ERP-системы SAP в строительстве и производстве в одной балансовой единице. Естественно, в процессе внедрения приходится решать множество непростых задач, в том числе методологических и технических. Готовых решений, насколько мне известно, для нашей индустрии с учетом российской специфики у компании SAP нет. Так что в какой-то степени мы первооткрыватели и первопроходцы.

Внедрение новой системы постоянно подталкивает нас к переосмыслению устаревших бизнес-процессов, которые тем не менее исторически поддерживались, не давая должного эффекта. В конечном счете мы должны сократить объем бумажных документов и не связанных друг с другом расчетов и планов, повысить скорость принятия решений и прозрачность учета.

Однако мешает сложившееся в бизнес-подразделениях восприятие продукта SAP как системы, исключительно отображающей свершившийся факт, но не как инструмента управления и планирования. Такое непонимание приводит к тому, что люди порой недостаточно активно участвуют в проекте и не выдают бизнес-идеи по повышению степени автоматизации компании.

Иногда возникают такие инициативы, как, скажем, скопировать в SAP исторически сложившиеся АСУ в силу привычности их интерфейса и несмотря на их слабые стороны. Понятно желание пользователей всю старую функциональность перенести в новую систему. Отчасти это оправданно, а отчасти и нет, поскольку иногда только соображения удобства, а не необходимость заставляют пользователей взять всё накопленное и перенести.

Мы столкнулись с естественной для любого подобного проекта кадровой проблемой. В некоторых случаях недостаток квалифицированных специалистов, способных максимально эффективно использовать функционал системы для планирования и текущей работы, ощущается и в основных подразделениях. Поэтому руководство комбината заинтересовано в притоке молодых людей, которые освоили бы необходимые навыки работы в ERP SAP 6.0 и в дальнейшем трудились бы в ключевых отделах нашего комбината.

Есть и ещё одна проблема, она заключается в низком уровне автоматизации функциональных областей, сопряженных с SAP, но не входящих в текущий проект внедрения. Речь идет об эксклюзивных процессах комбината, автоматизации которых нет в SAP, но которые должны быть туда заложены, чтобы и на эти процессы в дальнейшем не тратилось лишнее время.

В целом я бы сказал, что нерешаемых проблем нет.

Но несмотря на все трудности мы очень благодарны всем участвующим во внедрении сотрудникам и коллегам за терпение и помощь в этом интересном и необходимом комбинату и «группе компаний ПИК» проекте.