Игорь Петров, ЧТПЗ: Мы выбрали новый подход к автоматизации.

Компании по­разному строят ИТ­стратегию. Одни из них готовы двигаться по революционному пути, отваживаясь на резкую смену ИТ­систем, другие осмотрительно придерживаются тактики эволюционного развития, постепенно добавляя к своей ИТ­инфраструктуре недостающие элементы. Группа компаний ЧТПЗ много лет относилась к приверженцам эволюционного подхода, но динамика роста предприятия заставила поменять стратегию информатизации. Об этом нам рассказал Игорь Петров, начальник отдела развития информационной системы группы ЧТПЗ.

Intelligent Enterprise: Что представляла собой информационная система компании к началу проекта?

Игорь Петров: Основная деятельность нашей компании — производство труб. Поэтому говоря об информационной системе группы ЧТПЗ, я в первую очередь подразумеваю именно дивизион черной металлургии. К началу 2006 года в группе сформировалась вполне однородная информационная система, которая базируется на специализированном для трубной промышленности ERP­решении «Малахит». Оно написано челябинскими разработчиками специально для ЧТПЗ и сейчас работает еще на нескольких трубопрокатных и металлургических заводах нашей страны. Для хранения и отображения информации у нас используется SAP Portal. В ходе слияний и поглощений, происходивших в компании, появился целый ряд унаследованных ИТ­решений. В частности, это Microsoft Axapta, которая используется в Первоуральске, и еще ряд ИТ­систем, в том числе и самописных. В целом потребности ЧТПЗ в информационных технологиях хорошо удовлетворяются с помощью «Малахита», но это ERP­решение, а перед нами встала задача построения системы документооборота.

В соответствии с принятой в компании стратегией развития к 2021 году группа ЧТПЗ должна стать лидером мировой трубной промышленности. В течение ближайших пяти лет, до 2011­го, необходимо оптимизировать бизнес­процессы и отстроить их таким образом, чтобы оказаться на одном уровне с основными международными конкурентами. Однако на сегодняшний день количество сотрудников на единицу выпускаемой продукции у нас значительно больше, чем в западных компаниях, что уже говорит о том, что наши бизнес­процессы отстроены далеко не идеально. Другой показатель, уже прямо касающийся документооборота, — время согласования документов, их прохождения по ин­­станциям, у нас слишком велико. То есть нам есть к чему стремиться. Вот поэтому руководством предприятия и был инициирован проект по построению корпоративной системы электронного документооборота.

Это тот случай, когда задача по автоматизации ставилась на самом верху: генеральный директор сказал, что необходима система электронного документооборота. И это очень хорошо для команды внедрения, потому что мы сразу заручились поддержкой наилучшего «спонсора». Эта поддержка нам была и еще будет нужна в процессе внедрения — сейчас мы только начинаем, внедрена первая фаза и прошло несколько месяцев ее эксплуатации.

Какие процессы предстояло автоматизировать?

Документооборот на предприятиях группы ЧТПЗ представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных крупных организаций. Управление компанией в принципе строится на нескольких типах документов — это организационно­распорядительная документация (т. е. приказы и распоряжения), входящие и исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, поставщиками и клиентами. Перед нами была поставлена задача автоматизировать эти процессы, поскольку менеджеры понимают, что схема работы с бумажными документами себя исчерпала. Например, любой договор должен быть согласован с многочисленными службами завода — бухгалтерией, юристами и т. д. Каждый согласующий по регламенту имеет в своем распоряжении три рабочих дня. Но в последнее время доходило до того, что документы согласовывались по нескольку недель — при том, что исполняются такие договора в течение недели. Вот почему топ­менеджмент компании сам вышел с инициативой внедрения системы электронного документооборота.

Как вы подходили к выбору решения для автоматизации административного документооборота?

Мы посмотрели большинство представленных на рынке российских и зарубежных систем документооборота, но в конечном итоге выбирали не между продуктами, а скорее между двумя подходами — best of breed или suite.

Традиционный подход к построению информационной системы на ЧТПЗ состоял в постепенном развитии единой системы от одного поставщика. У такого подхода есть и сильные, и слабые стороны. Разработчики «Малахита» отработали на предприятии уже больше 10 лет. Они прекрасно знают все бизнес­процессы и компанию в целом — и это безусловное преимущество. Очень важно, что они обеспечили интеграцию с единой системой нормативно­справочной информации. Огромное значение имело и то обстоятельство, что наши пользователи привыкли работать с этой системой.

С другой стороны, у такого подхода есть ряд слабых сторон и рисков. Решение в области документооборота, являющееся частью ERP­системы, обладает более узкой функ­циональностью по сравнению со специализированным продуктом. Расширение этой функциональности подразумевает необходимость делать дополнительный заказ на разработку и программирование. А на согласование технического задания и программирование нужно время. Кроме того, задачи управления контентом довольно специфичны, и их решение требует иной компетенции, нежели разработка ERP­системы.

Одним из важных требований, которые поставил перед нами топ­менеджмент компании, являлась высокая степень интеграции решения с различными уже имеющимися приложениями и системами. В первую очередь это внутренний портал, приложения Microsoft и Autodesk, а это непростая задача. Кроме того, многие топ­менеджеры предпочитают работать с документами через интерфейс Microsoft Outlook. Это распространенная ситуация: топ­менеджеры — люди занятые и не хотят тратить время на изучение новых продуктов.

Поэтому мы остановились на специализированном решении, которое предложила компания «Терра­Линк» и которое представляет со­­бой связку продуктов Hummingbird и Captaris. От Hummingbird нам нужны были электронные архивы, а от Captaris мы взяли составляющую workflow. Мы видели, что именно в такой связке система будет наилучшим образом отвечать нашим потребностям. В случае реализации системы на основе Hummingbird и Captaris сильной стороной как раз оказалась возможность интеграции — с Active Directory, Microsoft Exchange и Office, а также Autocad, и в этом одна из причин, почему мы выбрали данное решение.

Кроме того, есть немало предприятий как в России, так и за рубежом, где эти системы внедрены и используются. Мы исследовали их опыт и в результате пришли к выводу, что система проверена на практике и обладает достаточной функциональностью. Мы убедились, что многие нужные нам функции не придется программировать заново, они уже есть в системе, а для того, чтобы сделать необходимые доработки и настройки, не потребуется каждый раз привлекать программистов.

Конечно, были и сомнения в правильности выбора. Пользователи и ИТ­специалисты привыкли к однородной информационной среде, и не все были готовы к внедрению новых продуктов и новых подходов.

Как пользователи восприняли появление новой системы?

Очень важная составляющая успешного внедрения — дружелюбный, легко осваиваемый интерфейс. Пользователи работают с продуктами Hummingbird и Captaris не так давно — около пяти месяцев, — но уже вполне оценили удобство этих систем. Так, например, Captaris предлагает четыре уровня интерфейса — это так любимый топ­менеджерами Microsoft Outlook и еще три варианта интерфейса для клиентов разного уровня: «толстый клиент», «тонкий клиент» и клиент в панели задач. Пользователи любого уровня имеют возможность выбрать наиболее удобный для данного случая интерфейс системы, и это очень весомый аргумент, чтобы убедить их в легкости ее использования.

Мы действительно опасались низкой степени готовности пользователей к переходу на работу с новыми системами. Помогло то, что интерфейс оказался не только удобным, но и гибким и легко настраивался под каждого конкретного пользователя. В зависимости от своей роли в компании они смогли выбрать свой соб­ственный удобный способ общения с системой и свой темп обучения. Конечно, секретари, ра­ботающие с системой постоянно, адаптируются к ней быстро. А есть сотрудники, которым приходится обращаться к ней сравнительно редко, — допустим, они должны раз в месяц провести согласование по документам, и в этом случае важно, чтобы все было очень просто: прочитал, поставил галочку и всё. Такие возможности имеются, и это упростило восприятие системы теми пользователями, для которых работа с ней не является основной.

Я не случайно так много внимания уделяю вопросам интерфейса, поскольку считаю, что на сегодняшний день это один из главных факторов успешного внедрения. Делать правильные программы уже научились многие, а вот создать понятный и удобный интерфейс — это искусство, освоенное далеко не всеми разработчиками.
Что касается обучения пользователей, то в этом очень помогли готовые методики, которые нам предложили в компании «ТерраЛинк». Это тоже существенно снизило риски адаптации пользователей к новой системе.

Как вы справились с задачей интеграции новой системы с уже сущест­вующими в компании ERP­решением, порталом и другими продуктами?

Изначально при выборе решения было ясно, что потребуется интеграция электронного документооборота с существующими на предприятии информационными системами. Поэтому требования по использованию нормативно­справочной информации, которая хранится в ERP, и публикации документов на корпоративном портале не были неожиданными, и механизм интеграции был объяснен и предоставлен поставщиком решения. Интеграция с ERP­системой выполнена совместно с ее поставщиком, а публикация документов на портале реализована силами собственных специалистов. Все три системы, которые я упомянул, используются одновременно в Челябинске и Первоуральске. Это вносит дополнительные сложности, которые, однако, уже преодолены.

Еще раз отмечу: взвесив все плюсы и минусы на этапе подготовки, мы выбрали нетипичный для нас подход к автоматизации и решили внедрить специализированную систему. Такие решения обладают большим набором возможностей, быстрее внедряются и в итоге обходятся дешевле.

У вас уже наработан некоторый опыт эксплуатации системы. Что можно сказать о первых результатах? Есть ли какие­то расчеты экономической эффективности?

Нет, возврат на инвестиции мы пока не считали, и я не уверен, что для системы управления документами его вообще можно адекватно высчитать. Потому что эффективность здесь определяется не только прямыми, но и косвенными эффектами. Когда у вас теряется какой­то важный договор при согласовании, порой трудно оценить потери в финансовом выражении. Система снижает риски и повышает общую эффективность — позволяет оптимизировать бизнес­процессы, ускорить их.
Мы завершили опытную эксплуатацию, перешли к промышленной и видим, что система работает. Если раньше на согласование приказа каждому согласующему по регламенту давалось три дня, то согласование у шести человек занимало двадцать рабочих дней. Сейчас это тоже делается за три дня. Кроме того, мы получили возможность помещать эти документы в архив в электронном виде, автоматически публиковать их на нашем портале — всё это снизило нагрузку на службу делопроизводства. Теперь документы не только быстрее проходят согласование, они еще стали доступны пользователям.

Решение было выбрано для обеспечения стандартного российского документооборота. Но сейчас подразделения компании уже освоились с новой системой и приходят к нам с различными предложениями, предлагают автоматизировать некоторые специфические задачи — работу с архивами, автоматизацию своих бизнес­процессов. Нередко оказывается, что на приобретенных нами продуктах многие из этих задач уже реализованы и можно расширить область использования СЭД за счет готовых решений. Это тоже очень удобно. Проявление пользовательской инициативы, легкость интеграции, возможность и перспективы развития системы — всё это убеждает нас в том, что мы сделали правильный выбор.