Антон Першин, Аптека "36,6" Видеть информацию "кросс-регионально"

Бизнес аптечной сети "36,6" быстро растет, компания осваивает все новые регионы России. Для поддержки такого развития розничного бизнеса было необходимо мощное и гибкое ИТ-решение. Антон Першин, заместитель директора по стратегическому развитию и технологиям аптечной сети "36,6", рассказывает о внедрении системы Oracle Retail.

Intelligent Enterprise: Какие причины побудили компанию начать столь масштабный проект по внедрению Oracle Retail?

Антон Першин: Аптечная сеть "36,6" сейчас активно развивается. Под ее управлением в 21 регионе России находится более пятисот аптек, в компании работает свыше 7 тысяч сотрудников, консолидированные продажи в 2005 году превысили 300 млн. долл.; дочерняя фирма -- ОАО "Верофарм" -- растет не менее динамично и входит в пятерку ведущих производителей лекарственных препаратов на российском рынке. Стратегическими целями компании, определяющими и направление развития ИТ, сегодня являются быстрые темпы роста, экспансия в экономически растущие регионы, внедрение и развитие эффективных бизнес-моделей и следование лучшим мировым стандартам корпоративного управления.

До начала данного проекта в четырех областях использовались самописные системы -- система управления предприятием, система front-end, система управления складом и группа различных дополнительных модулей, характерных для розничного бизнеса. Многие ИТ-решения имели уникальные, интересные сами по себе алгоритмы, но у нас не было возможности быстро развивать функционал. Не было и единой системы управления. А поскольку региональное расширение "36,6" происходит за счет поглощения местных аптечных сетей, вставал вопрос, как интегрировать новые ИТ-системы, которые в целом не позволяли нам видеть информацию "кросс-регионально".

Амбициозные планы по развитию и региональной экспансии сети, все возрастающая сложность розничного бизнеса и отсутствие удовлетворительного решения для унифицированного, централизованного управления розничными операциями привели нас к необходимости создания или выбора новой системы управления, соответствующей масштабам и целям бизнеса "36,6".

Как вы выбирали систему управления?

Системы, ориентированные на компании среднего размера, не удовлетворяли нашим требованиям по показателям производительности и функциональности. Продукты же для крупного бизнеса не отражают адекватным образом индустриальную специфику фармацевтического ритейла. Мы искали гибкую систему, которая могла бы поддерживать новые идеи и уникальные решения нашего бизнеса; важны для нас были и возможности масштабирования. Поэтому в итоге мы остановились на системе Oracle Retail. Поставщиком услуг по внедрению выступила компания Accenture. В этой системе мы видим отражение лучших мировых практик. Это даст нам возможность не только автоматизировать бизнес, но и приобщиться к передовому мировому опыту.

Ядром Oracle Retail в "36,6" являются следующие модули: Oracle Retail Merchandising System (ORMS), где происходит управление товарооборотом, хранится информация о заказах, остатках, возвратах, реализованы алгоритмы пополнения; Oracle Retail Price Management (ORPM) -- управление ценообразованием; Oracle Retail Sales Audit (OReSA) -- модуль интеграции с точками продаж, осуществляющий аудит продаж, а также модули прогнозирования и ассортиментного планирования. Связующим звеном выступает Oracle Retail Integration Bus, обеспечивающий интеграцию модулей Oracle Retail между собой и с другими системами. Модули построены по архитектуре, которая позволяет централизовать весь комплекс в одном датацентре.

Хотелось бы отметить важность управления промоакциями для нашей компании. Скажем, коммерческий директор задумывает -провести рекламу определенных товаров, комбинированное предложение нескольких товаров и т. д., и модуль ORPM дает возможность моделировать такие акции. Основываясь на вводной информации из модуля прогнозирования спроса и пользуясь накопленной статистикой продаж, в зависимости от сезона и ряда других условий он прогнозирует, когда и каким будет пик продаж в результате этой акции и каков будет спад сразу после нее. Непосредственным же инструментом оптимизации выкладки товара на полках является запускаемая сейчас система Apollo, которая будет взаимодействовать с Oracle Retail. С помощью данного продукта менеджер сможет создавать планограммы для всех наших аптек.

Большие перспективы мы видим и у нашего модуля E-shop -- электронного магазина со службой доставки. Это отдельный канал продаж, который с ростом проникновения Интернета в стране будет давать все больше прибыли.

Вы закрываете все направления автоматизации одной системой или используете сразу несколько решений?

Я уже говорил о ключевых направлениях автоматизации -- это склад, финансовая система, мерчендайзинговая система и front-end. Все их одна информационная система закрыть не могла, поэтому в 2005 году у нас возник целый портфель проектов. В качестве складской системы мы выбрали Exceed 4000 -- на наш взгляд, лучшее в своем классе решение. Программное обеспечение для магазинов у нас всегда было собственной разработкой, и скорее всего такая ситуация сохранится и в краткосрочной перспективе. Сейчас разрабатывается новая версия этой системы.

В сентябре 2005 года началось внедрение Oracle Retail, в феврале 2006-го -- финансовой системы Oracle E-Business Suite (OEBS). На выбор финансовой системы во многом, конечно, повлиял выбор системы управления товарооборотом. Мы рассчитываем на одновременный запуск обеих систем в Москве. В целом к моменту непосредственного внедрения Oracle Retail (фаза проекта, когда к системе уже будут подключаться магазины) ключевые модули других систем уже должны быть внедрены.

Завершиться внедрение основных модулей Oracle Retail должно в октябре этого года. Проект начался прошлой осенью и разбит на пять фаз -- анализ (8 недель), дизайн (12 недель), разработка (16 недель), подготовка (10 недель) и непосредственное внедрение (4 недели). Фаза подготовки состоит из тестирования отдельных компонентов системы на производительность, а также интеграционных и пользовательских тестов. Параллельно с этим идет обучение персонала, разработка механизмов конвертации данных и тестирование конвертеров.

На сегодняшний день завершены фазы анализа и дизайна и прошел тендер по выбору оборудования и интегратора. Внедрение модулей RDF и Promo еще не начато, по плану мы должны приступить к нему в конце осени этого года.

С какими сложностями вы столкнулись в ходе проекта?

Oracle Retail в ходе проекта должна быть интегрирована со складским ПО, с front-end-системами управления продажами в аптеках, финансовым ПО, хранилищем данных и информационными системами поставщиков. То есть все наши проекты должны быть четко синхронизированы, и сначала мы не понимали, насколько это трудно. Полная интеграция информационных систем компании очень сложна и требует больших ресурсов.

Крупные проекты, о которых я рассказал, стали катализатором изменений в компании: мы должны тотально пересмотреть все бизнес-процессы, начиная от закупок и заканчивая службой доставки и справочной службой. Даже интернет-сайт "36,6" будет меняться. Все это включает массу мелких деталей. Когда мы приступали к внедрению, мы просто не представляли, какой объем задач нам придется решать. Начинались проекты со стандартной методологии, а уже в ходе реализации проектов усложняется и сама методология.
Кроме того, поскольку мы является первой российской компанией, внедряющей данные модули Oracle Retail, нам приходится заниматься и переводом их на русский язык.

Разумеется, имеют место все типичные операционные риски таких проектов. Но и специфика фармацевтического бизнеса влияет на ход проекта -- например, появляются новые требования законодательства, которые мы должны учитывать при формировании цен на лекарства. Проект осуществляется в условиях быстрого роста самой компании. А поскольку мы имеем дело не с одним проектом, а с целым портфелем проектов, большой объем работ приводит к перегрузке внедренцев, что может отразиться на сроках и качестве работ. Качество же -- это то, за что мы постоянно боремся.

Что вы можете рассказать о команде внедрения, ведь для проектов подобной сложности нужны высокопрофессиональные специалисты?

Структура проектной команды такова. Существует управляющий комитет, в состав которого входят генеральный директор компании, функциональные директора и руководитель проекта, непосредственно управляющий командой внедренцев, а также представители Oracle и Accenture. Ключевыми функциональными директорами являются финансовый и коммерческий, поскольку они крайне заинтересованы в результатах проекта, а также директор по стратегическому развитию и технологиям, который занимается всеми новыми проектами в компании. Опорой для нас являются эксперты из Accenture вкупе с нашей собственной командой внедрения. Именно они для нас -- гарантия успеха.

Проектные команды формировались на первых двух фазах проекта. В состав команд входят бизнес-аналитики, технические специалисты и чуть позже -- тренеры. На первых двух фазах команд было три -- по вопросам логистики, ценообразования и техническая команда. На фазе разработки их стало уже семь -- по вопросам интерфейсов, модификаций, тестовая, тренинговая, конверсионная и техническая. Особо хотелось бы отметить роль команды, которая занимается внешними модификациями системы. Это сложный и важный аспект: учитывая, что Oracle Retail внедряется на фоне других систем, бизнес-процессы часто выходят за ее рамки. И эта команда будет как раз заниматься теми бизнес-процессами, которые проходят сквозь другие системы. Не менее ответственная работа предстоит команде, отвечающей за конвертирование данных, которое мы считаем самым одним из ключевых моментов проекта в будущем. Мы нашли у каждого специалиста сильные стороны и постарались определить для него оптимальное место в этом проекте.

Сейчас вся проектная команда занимается разработкой и подготовкой к тестированию. Уже сейчас мы стараемся смотреть в будущее, в регионы и формировать команду, которая в дальнейшем будет активно развивать Oracle Retail. Практически все сотрудники в проекте новые, но они уже хорошо узнали как саму систему Oracle, так и корпоративную культуру нашей компании. Мы стараемся не просто концентрироваться на внедрении системы, но дать своим ИТ-специалистам знания, которые позволят им самостоятельно совершенствовать ее в будущем.

Вы говорите об экспансии системы в регионы. Предполагается ли пойти по пути централизации всей ИТ-инфраструктуры с "пассивными" терминалами в регионах, что сейчас является, можно сказать, модным подходом?

Финансовая и Retail-системы будут централизованными. Однако система всей ИТ-инфраструктуры будет централизованно-децентрализованной. Централизация -- это хорошо и выгодно с точки зрения стоимости владения, но рискованно с точки зрения катастрофоустойчивости. Для нас важно, чтобы все системы, которые работают в аптеках, функционировали децентрализовано. В Европе и Америке в розничных сетях часто используют тонкие клиенты на рабочих местах. Но мы пока не готовы реализовать такой подход, потому что, к сожалению, в нашей стране организация надежных каналов связи в каждую аптеку экономически невыгодна.
Доступ к центральной системе имеют представители региональных офисов. Здесь действительно работают тонкие клиенты. А в каждой аптеке есть свой сервер и несколько компьютеров. Поэтому даже при сбое в центральной системе аптека продолжает работать. В будущем, когда канальная составляющая ИТ-инфраструктуры сможет обеспечить нам какие-то гарантии, в аптеках скорее всего появятся тонкие клиенты. Но сейчас даже в Москве не везде можно провести свои каналы связи, а в регионах кое-где приходится пользоваться и dial-up. К тому, чтобы полностью отказаться от серверной части в каждой аптеке, мы не готовы. Хотя децентрализованная структура имеет свои проблемы, в частности, в вопросах поддержки и сервиса ИТ, особенно когда магазинов -- сотни.

Замечу, что сейчас все московские аптеки "36,6" должны быть в онлайне еще и потому, что 36,6 совместно с компаниями "Вымпелком", "Раменка", BP и "Росинтер" мы включились в программу лояльности "Малина". Покупатели -- участники этой программы при покупках или оплате услуг набирают баллы. А это значит, что все транзакции, сделанные в аптеках нашей торговой сети, должны быстро попасть на их счета.

Для чего компании необходимо внедрение финансовой системы?

Это необходимо для управления финансовыми потоками, поскольку цены и платежи в других модулях идут на уровне заказов, а здесь уже происходит стыковка с бухгалтерской программой. То есть существуют книги продаж и книги покупок. Материальные потоки мы действительно можем видеть в модулях Oracle Retail, а в OFA мы видим уже всЁ с точки зрения финансов. Кроме того, в OFA есть такие вещи, которых нет в Retail. Например, в ней находит отображение стоимость операций на складе. Только с помощью финансовой системы мы можем решить задачу подсчета сквозной маржи. Специфика нашего бизнеса состоит в том, что покупая товар, обрабатывая его на складе и отправляя одному из наших юридических лиц, мы в любую операцию закладываем определенную маржу. То есть на каждом этапе движения товара внутри компании и даже при его передаче от одного юридического лица к другому происходят какие-то затраты и добавляется определенная маржа. Чтобы вычислить окончательную маржу по этим товарам, без информационной финансовой системы не обойтись.

Вы сказали о системе прогнозирования спроса, являющейся аналитическим инструментом. Бюджетирование - в какой-то мере такой же инструмент. Как при планировании бюджета находят компромисс коммерческая и финансовая дирекции? Ведь в вашем бизнесе помимо налогов, себестоимости и прочих стандартных параметров существуют еще и колебания структуры продаж -- например, скачки спроса на определенные лекарства во время эпидемии гриппа.

Ожидаемые продажи мы прогнозируем, изучая тренды за несколько последних лет. Основываемся при этом на сезонности, моделировании спроса. Далее мы создаем план закупки товаров. И вот эти данные и являются входной информацией для бюджетирования. По сути это действительно тоже итерационный подход -- моделирование, результаты которого потом уточняются. Например, может оказаться, что нужно выделять дополнительные средства под закупки каких-то товаров, на которые выявлен повышенный спрос. Поэтому прогноз продаж для работы модуля бюджетирования первичен.