Три кита банковского архива документов: целостность, неизменность и авторство. В петербургском "Промышленно-строительном банке" более года успешно работает централизованный архив на базе системы документооборота DocsFusion. Об особенностях автоматизации документооборота и практике эксплуатации внедренной системы мы беседуем с Сергеем Товстолужским, начальником отдела прикладного администрирования технологических процессов Дирекции обработки банковских операций ОАО "Промышленно-строительный банк".

Intelligent Enterprise: В банках, как известно, особые требования к хранению и передаче документов. Какие проблемы испытывал банк с поиском документов в распределенных по различным подразделениям архивах?

Сергей Товстолужский: Основные сложности были связаны с огромным количеством документов, которые необходимо хранить и иногда извлекать из хранилища. Согласно требованиям Центрального банка, нельзя уничтожать в течение достаточно долгого времени различные отчеты банка и поступающие от клиентов документы. Многие документы мы вынуждены хранить в бумажном виде. Поэтому в различных подразделениях банка выделены значительные площади под архивы. И освободить эти площадки даже сейчас, после перевода документов в электронный вид, мы не можем.

Конечно, порядок всегда существовал, и найти можно было все - иначе банк просто не смог бы работать. Однако часто нужные документы приходилось искать вручную по бумажным картотекам и папкам, что занимало у сотрудников много времени. Некоторые подразделения автоматизировали работу с документами под себя. Созданные ими системы были неплохими для решения локальных задач, однако они не могли использоваться в других подразделениях и являлись замкнутыми.

Подобное положение наш банк не удовлетворяло, и поэтому около двух лет назад было принято решение о создании централизованного архива электронных документов. Важно отметить, что, по сути, внедренное решение не является полноценной системой документооборота. Задача внедрения полноценной системы внутреннего документооборота перед нашей Дирекцией остро не стояла и пока не стоит. Гораздо важнее было решить проблему создания централизованного архива. Правда, мы рассматривали возможность создания полновесной системы внутреннего документооборота, но тогда DocsFusion показалась нам для этого не очень удобной - с учетом наших особенностей.

По каким критериям осуществлялся выбор системы? Почему "ПСБ" остановил свой выбор именно на DocsFusion?

Система, на базе которой предполагалось создать централизованный архив, должна была соответствовать определенным требованиям. В целом их можно описать тремя словами: целостность, неизменность и авторство. Нам нужна была система, которая не потребовала бы от пользователя дополнительных действий даже в виде нажатия одной кнопки, но при этом имела бы все преимущества для поиска по карточкам (свойствам документа), а также по содержимому документа, и позволяла бы встроить проверку электронно-цифровой подписи (ЭЦП), как при размещении данных в архиве, так и при использовании документов. А при необходимости система должна была разрешать применение собственных программ просмотра или печати документов.

Вообще же список конкретных требований достаточно велик. Прежде всего, от системы требовалась открытость. Под открытостью мы главным образом понимаем возможность написания своих приложений, которые размещали бы данные в архиве в полностью автоматическом режиме. Большинство же систем предполагают, что конкретный пользователь сам заполняет карточку документа и помещает файл в архив. Часто пользователь определяет и доступ или маршрут передачи документа. Для нас это было абсолютно неприемлемо. У нас имелся абсолютно детерминированный алгоритм заполнения карточек и предоставления доступа к документам. Программный комплекс DocsFusion является открытым в нашем понимании, и это во многом определило наш выбор.

В результате мы смогли автоматизировать работу архива и обеспечить контроль за его содержимым. Благодаря внедренной системе также стал возможен автоматический анализ не только имеющихся в архиве документов, но и отсутствующих (производится сравнение архива с регламентом выпуска документов, квитовка с системами, которые формируют документы для архива). К решающим достоинствам DocsFusion также следует отнести богатый интерфейс и возможность интеграции со всеми стандартными приложениями Microsoft.

Отдельная группа требований касалась обеспечения безопасности и сохранности документов. Необходимы были процедуры верификации данных - как для копирования архивов на внешние носители, так и для периодической проверки носителей. Технология хранения (размещения) и переноса должна была полностью исключать возможность случайного или преднамеренного искажения информации. Например, требовалось обеспечить раздельное хранение не менее двух копий документа с обязательной верификацией при перемещении на внешние носители и удалением исходного файла только после верификации. Было и еще несколько важных требований: осуществление оперативного резервирования роботом каждые 10-15 минут, полное резервное копирования в ночное время на соседний сервер с последующим копированием на ленту, наличие поиска по разным критериям и т. д.

Также была необходима гарантия сохранности файлов и возможность использования ЭПЦ. Нам нужна была гибкая система разграничения доступа - не только по типам документов, исполнителям и т. п., но и на уровне отдельных счетов или клиентов. Для определенных отчетов требовалось применение ЭЦП нескольких руководителей - это во многих случаях позволяет избежать хранения бумажных копий. Благодаря ЭЦП мы получаем гарантии неизменности документа и резко увеличиваем уровень автоматизации труда. Если в отношениях между компаниями применение цифровой подписи еще затруднено из-за несовершенства российского законодательства, то во внутреннем документообороте с ее использованием нет никаких проблем.

Кроме того, немаловажно, чтобы сама архивная система, наши настройки, а также дополнительные программы легко тиражировались. Тиражирование позволяет организовать архивы на новых площадках. В архив могут помещаться файлы из любых систем и внешних АРМов. Все это изначально было предусмотрено в требованиях. Всем этим требованиям система DocsFusion соответствовала.

С какими проблемами вы сталкивались при внедрении системы? Насколько, с вашей точки зрения, эти проблемы типичны?

Общей проблемой, по моему мнению, является то, что с точки зрения преодоления сопротивления персонала автоматизировать работу с документами сложнее, чем внедрить систему управления предприятием. Однако у нас при переводе работы с документами на DocsFusion все прошло достаточно гладко. Настройку системы мы осуществили собственными силами, круг ее пользователей был достаточно ограниченным, кроме того, система предназначена не для автоматизации универсального документооборота предприятия, а для жестко регламентированного хранения конкретных документов (потоков документов).

Отмечу здесь ряд положительных факторов. Во-первых, все процедуры работы с архивом максимально упрощены и практически не требуют действий персонала. Пользователям не понадобилось проходить обучение и читать инструкции, многие даже не знают, что они работают в DocFusion. Как хранилище документов базовая система включает в себя много возможностей и является очень гибкой. Интеграция существует абсолютно со всеми офисными приложениями. Имеется Web-интерфейс, который не требует установки у пользователя никакого ПО, и через него можно работать с архивом, используя любые офисные приложения. Сложности в Web-интерфейсе возникают только при работе с папками.

Во-вторых, внедренная система обеспечивает автоматизацию работы с документами только в back office - в Дирекции обработки банковских операций, которая напрямую не контактирует с обычными клиентами и партнерами. Поэтому работа с документами архива была легко стандартизирована и регламентирована. Это существенно облегчило автоматизацию всех процедур по заполнению, контролю, проверке и использованию архива.

В третьих, сторонние специалисты не принимали почти никакого участия во внедрении. Поставку программного комплекса осуществила дочерняя компания холдинга "Ниеншанц", однако ее представители не участвовали во внедрении. У нас имеются достаточно квалифицированные специалисты. Сотрудники ИТ-службы банка и нашего отдела, который осуществляет эксплуатацию информационных систем Дирекции обработки банковских операций, прошли обучение, а затем все настройки мы делали самостоятельно. Приглашать кого-то со стороны не было никакого смысла. Это бы просто заняло на порядок больше времени, а так настройку и внедрение системы удалось осуществить очень быстро - от поставки оборудования и ПО до начала опытной эксплуатации прошло менее двух месяцев.

Серьезных проблем при внедрении не было. Перенести базы данных на другие платформы удалось легко. Сложности возникли только с русификацией версии 4.0, но еще в период внедрения мы перешли на версию 5.0, и эта проблема была решена. Отчасти по этой причине мы затянули внедрение: ждали новую версию системы. Можно было бы провести внедрение еще быстрее, но при смене версии пришлось переписывать некоторые функции.

Каковы результаты проекта? Система работает уже больше года - есть ли проблемы с ее обслуживанием?

Нам удалось создать очень комфортную для пользователя систему, удовлетворяющую очень высоким требованиям по надежности, с необходимой степенью защищенности. Система работает в соответствии с нашими требованиями и ожиданиями. Хотя мы в течение достаточно долгого времени не имеем права уничтожать бумажные документы, их доля все равно сокращается. Но главное то, что мы благодаря автоматизации ускоряем поиск, облегчаем работу персонала, а также получаем возможность контроля и проверки содержимого архива. Система может изменяться, расширяться и тиражироваться на другие площадки. На этой базе несложно построить и электронный документооборот предприятия.