Intelligent Enterprise: Как организованы закупки ИТ-оборудования на "Электросиле"?
Сергей Дегтярев: Прежде всего, надо сказать, что с 2004 года "Электросила", наряду с "Ленинградским металлическим заводом" и "Заводом турбинных лопаток", является филиалом концерна "Силовые машины". И хотя ИТ-отдел филиала организационно подчиняется главному инженеру "Электросилы", но при этом согласовывает свои действия с центральным ИТ-департаментом всего концерна.
В настоящее время у каждого из филиалов есть свой бюджет на инвестиционные проекты и на текущие расходы по различным направлениям информационных технологий: на закупку оборудования, закупку услуг, программного обеспечения, расходных материалов и так далее. Основные направления бюджета инвестиций в ИТ остаются почти неизменными на протяжении последних нескольких лет и определяются потребностями работы и развития филиала. Это закупка компьютеров, серверные решения, телекоммуникационные решения, программные продукты и т.д.
Как правило, в I квартале ИВЦ филиала проводит конъюнктурный обзор рынка ИТ, предтендерные работы, тендерные мероприятия, уточняет цены на оборудование, ПО и услуги, оптимизирует их и подготавливает договора. В это время, как и в течение года, мы тестируем оборудование, проводим испытания и различные исследования оборудования и программных продуктов. В соответствии со стандартом филиала на закупки одновременно изучаются сами поставщики или производители ИТ-оборудования, ПО и услуг, оценивается качество продукции.
Как "утрясается" бюджет на ИТ в вашей компании?
Окончательно бюджет утверждается в головном офисе компании. Но первоначальный бюджет ИТ мы формируем сами на основе текущего анализа, заявок подразделений и служб, а также во исполнение организационно-распорядительных документов по обеспечению ИТ-технологиями технологического и испытательного оборудования филиала или общекорпоративных задач. С августа по сентябрь текущего года происходит формирование и затем до конца декабря уточнение статей ИТ-бюджета. В зависимости от общих выделенных лимитов инвестиций на ИТ, а также приоритетных направлений работ на планируемый период определяются составляющие ИТ-бюджета и количество закупаемого оборудования, услуг, лицензий. Информацию о ценах мы получаем из открытых источников, а также во время предтендерной работы с ведущими производителями и авторизованными поставщиками.
Вообще, технико-экономическое обоснование проектов по ИТ дать непросто, зачастую эффект можно посчитать только косвенно. Поэтому мы стараемся свои обоснования строить на прямой необходимости того или иного ИТ-оборудования для различных служб филиала. После этого проект ИТ-бюджета нашего филиала проходит экспертизу у руководителя ИТ-департамента "Силовых машин", где его приводят в соответствие с возможностями и задачами следующего года.
Есть ли на предприятии корпоративные стандарты закупки ИТ-оборудования? Каковы процедуры конкурсного отбора поставщиков?
В течение последних лет ИТ-департаментом "Силовых машин" выработана единая стратегия корпоративных стандартов, разработаны нормативные документы - "Стратегия ИТ", "Техническая политика ИТ", стандарт предприятия в области защиты информации. Именно на них мы ориентируемся. Однако общая процедура закупок, в том числе и ИТ, пока только формируется. И поскольку общекорпоративный стандарт по проведению конкурсных закупок по всему концерну еще не утвержден, мы руководствуемся своими правилами.
Если сумма закупки превышает 50 тысяч рублей, мы проводим закрытый тендер, в котором оцениваем квалификацию поставщиков, проверяем их надежность и качество производство продукции, посещаем цеха, участки, сборочные производства и испытательные участки. В тендерную комиссию входят и технические специалисты ИВЦ, и представители финансового отдела, которые проверяют ценообразование и финансовые условия закупки в соответствии с бюджетом филиала, юристы, сотрудники службы безопасности. Технические специалисты могут объяснить все возникающие технические вопросы. При закупке дорогостоящего или сложного оборудования тендеры проходят с участием представителей руководства ИТ-департамента "Силовых машин". Если есть возможность, мы просим поставщиков продемонстрировать работу закупаемого оборудования на каких-либо других предприятиях или организациях.
Если сумма закупки меньше 50 тысяч рублей, мы также готовим корректный конкурентный обзор возможных поставщиков. В этом случае мы используем информацию из различных источников, можем лично обращаться с запросами к поставщикам, направлять им предложения устно или письменно, не объявляя официально, как в случае тендера, техническое задание и не устанавливая жестких сроков. То есть это более упрощенный вариант.
Насколько объемна тендерная документация, много ли требуется обоснований для закупки?
При выборе закупаемого оборудования, программного обеспечения или услуг мы составляем официальные документы в виде технического задания или технического заключения, в котором формулируем задачу, определяем технические требования и характеристики, круг производителей и поставщиков, сильные и слабые стороны рассматриваемых решений, ИТ-технологий, оборудования и услуг, наличие сервиса и складов у ведущих производителей и поставщиков, сложившийся опыт эксплуатации и наличие обученного персонала в филиале. Конечно каждый тендер требует огромного количества обоснований закупки, все это выливается в горы документов, требующие согласований и т. д. В результате в ряде случаев тендерная процедура задерживает закупки ИТ-оборудования, но каждый шаг должен быть аргументирован и подтвержден.
При сложных тендерах, при комплексных закупках сложного оборудования и программного обеспечения мы оцениваем поставщиков решений на основе утвержденной для данного тендера конкурсной документации, включающей:
- порядок проведения тендера;
- условия предквалификационного отбора участников;
- критерии оценки предложений на основе системы оценочных весовых коэффициентов из 10-15 показателей оценки поставщика.
Цена решения играет важную роль, но кроме нее в этом списке рассматриваются наличие у поставщика лицензий, уровень или степень его сертификации производителем, присутствие сервисной поддержки, склада запасных частей, обученного персонала и прочие показатели.
